Przed i po konferencji 

Niewątpliwie jednym z trendów, który już od jakiegoś czasu mocno rzuca się w oczy i z pewnością nadal będzie cieszył się popularnością w 2019 r. jest większe skupienie się na tym, co moglibyśmy nazwać „podróżą” uczestników konferencji i kongresów. Chodzi o zadbanie o ich pozytywne doświadczenia – już od chwili pierwszego kontaktu (np. podczas procesu rejestracji) aż do zakończenia imprezy. W naszej branży coraz częściej dostrzegamy, że organizatorzy mogą efektywniej zarządzać tymi „podróżami”. Nie tylko po to, aby poprawić jakość przygotowywanych wydarzeń, ale także przedłużyć związane z nimi doświadczenia – mające miejsce zarówno przed, w trakcie, jak i po właściwej imprezie, czyli spotkaniu face-2-face.    

U podstaw tego trendu leżą możliwości jakich dostarczają nowe technologie. Organizatorzy konferencji i kongresów coraz częściej wykorzystują różnego rodzaju nowinki techniczne, aby poprawić i przedłużyć tę „podróż” uczestników. Dobrze sprawdzają się też znane rozwiązania, takie jak strony internetowe dedykowane poszczególnym imprezom czy e-mail marketing. W okresie poprzedzającym dane spotkanie przekazywane są za ich pośrednictwem wszelkie informacje mające na celu „podgrzanie” atmosfery, takie jak oficjalny program, harmonogram wydarzeń towarzyszących, sylwetki prelegentów etc. Daje to również duże pole do popisu jeśli chodzi o media społecznościowe, gdzie tego typu wiadomości mogą być udostępniane. Nie mówiąc o tworzeniu dedykowanych grup dyskusyjnych, choćby na Facebooku czy LinkedIn. Lepszej komunikacji z uczestnikami służą też nieco nowsze technologie, takie jak m.in. konferencyjne aplikacje mobilne. Pozwalają one dodatkowo na nawiązywanie kontaktów pomiędzy samymi gośćmi. Dobrym przykładem jest danie im możliwości umawiania spotkań w realu, już podczas konferencji. Aplikacje są poza tym używane do grywalizacji, czyli zwiększania zaangażowania ludzi (poprzez przyznawanie im np. punktów za aktywność w social mediach).

Technologie warto wykorzystywać również po zakończeniu konferencji czy kongresu, aby – przynajmniej w przestrzeni wirtualnej – wydłużyć czas trwania takiego wydarzenia, dając tym samym jego organizatorom możliwość dalszej interakcji z uczestnikami. Ponownie niezwykle przydatnym narzędziem wydają się tu aplikacje mobilne. Dzięki nim możliwe jest wysyłanie do delegatów ankiet ewaluacyjnych, przez co łatwiej pozyskać ich opinie na temat poszczególnych wykładów, prelegentów etc. Dobrym pomysłem jest zachęcenie gości do dzielenia się zdjęciami czy filmikami z imprezy w social mediach. Dzięki aplikacjom organizatorzy mogą zamieszczać też relacje medialne i niepublikowane dotąd materiały z konferencji, chociażby wywiady „zza kulis”.      

W przeszłości organizatorzy konferencji i kongresów koncentrowali się na tym, co dzieje się tu i teraz – czyli w trakcie przygotowywanej przez nich imprezy. To zupełnie naturalne, chodzi przecież o zapewnienie delegatom maksymalnie wysokiej jakości doświadczeń. Uważam jednak, że w przyszłości coraz częściej będzie się inwestować w poprawę doświadczeń gości także przed i po konferencji – aby stworzyć im lepszą i bardziej efektywną „podróż”.  

Jeśli chcecie dowiedzieć się więcej, zachęcam do pobrania bezpłatnej publikacji na ten temat dostępnej pod adresem: http://insidevertical.com/Research/Lanyon-Attendee-Management-Playbook-Managing-the-Attendee-Journey-Before-During-and-After-the-Event.pdf

Rob Davidson - dyrektor zarządzający w firmie doradczo-szkoleniowej MICE Knowledge oraz analityk w Reed Travel Exhibitions

 

Wykorzystanie pięciu zmysłów zwiększa sukces konferencji 

Kiedy myślimy o zmysłach, które są najczęściej wykorzystywane przez uczestników konferencji, pierwszym skojarzeniem na pewno będą słuch i wzrok. Ostatnio pojawiło się jednak nowe, całkiem modne hasło – „wydarzenia wielozmysłowe”. Jak sama nazwa wskazuje, są to konferencje, które odwołują się do wszystkich zmysłów osób biorących w nich udział. Nie tylko do słuchu i wzroku, ale też do smaku, węchu i dotyku. 

Na przestrzeni lat neuronauka oraz badania z zakresu psychologii poznawczej pozwoliły na odkrycie niesamowitej mocy naszych zmysłów. Wniosek nasuwa się sam – że dzięki wykorzystaniu wiedzy naukowej na ten temat planiści spotkań mogą stworzyć wydarzenia o wiele bardziej efektywne, pełne doświadczeń angażujących uczestników. Eventy multisensoryczne są nie tylko ciekawsze i przyjemniejsze w odbiorze, ale pozwalają również skuteczniej osiągać założone cele – uczestnicy uczą się w ich trakcie szybciej (niż w przypadku tradycyjnych wydarzeń – red.), a przyswojoną wiedzę zapamiętują na dłużej. Jak twierdzą autorzy raportu „Audiovisual Technologies and Adult Learning in Meetings” (BrainStrength Systems oraz PSAV) im więcej mózgu zostanie zaktywizowane, tym więcej wytworzy on skojarzeń i tym szybciej będzie chłonąć informacje. Niektórzy meeting plannerzy  zaczynają już – poza wzrokiem i słuchem – angażować trzeci zmysł uczestników swoich wydarzeń. Chodzi o węch, który jako jedyny ma bezpośredni związek z układem limbicznym, biorącym udział w tworzeniu i regulowaniu emocji. Można więc „grać” zapachem, aby stworzyć odpowiedni nastrój spotkania. Na przykład cytrynowe zapachy zwiększają koncentrację, z kolei lawendowe i pomarańczowe zmniejszają poziom lęku.  W przypadku wydarzeń wielozmysłowych możliwe jest też dopasowanie kolorystyki obiektu do celów przyświecających spotkaniu. Według psychologów z Uniwersytetu Kolumbii Brytyjskiej, ma to duży wpływ na wydajność uczestników. Prowadzone przez nich badania wykazały, że ludzie w pokojach pomalowanych na czerwono osiągają znacznie lepsze wyniki w zadaniach wymagających dokładności i zwrócenia uwagi na szczegóły, niż ci przebywających w pomieszczeniach, gdzie ściany są niebieskie. Niebieski kolor wpływa jednak dużo lepiej na kreatywność, sprawdza się zatem w zadaniach wymagających użycia wyobraźni.  

Przechodząc do kolejnego zmysłu, jakim jest dotyk, coraz więcej planistów uwzględnia w programach konferencji nieco dłuższe przerwy, aby dać gościom szansę uwolnienia się od napięcia oraz ożywienia ciała i umysłu – poprzez masowanie pleców, szyi, głowy oraz ramion.  

Kare Anderson, mówczyni i konsultantka branży spotkań zaleca, aby meeting plannerzy przeprowadzali „audyt ekspozycji sensorycznej” – aby zbierali wszystkie dane na temat działań wykorzystujących zmysły uczestników wydarzeń. Mówi o zaplanowanej sekwencji niezapomnianych chwil, obejmujących pięć zmysłów – od poczucia komfortu związanego z przemieszczaniem się po miękkim dywanie, poprzez wygodne krzesła, przyjemny zapach kawy, po odpowiednio dopasowany kolor ścian czy obrusów. Innymi słowy, mówi aby postrzegać spotkania jako pewnego rodzaju przedstawienia teatralne, które biorą pod uwagę możliwość stymulowania wszystkich pięciu zmysłów zaproszonych gości, a nie tylko skupienia się na ich doświadczeniach audiowizualnych.
 

Design centrum konferencyjnego

Chociaż prawdą jest, że tylko niewielka część spotkań odbywa się w centrach konferencyjnych, w wielu destynacjach na całym świecie miejsca te wydają się być najbardziej widocznymi symbolami branży MICE. Często jest tak, że to właśnie centrum konferencyjne stanowi jedną z najbardziej charakterystycznych i najciekawszych pod względem architektonicznym budowli w mieście.

Architekci uwielbiają projektować tego typu budynki, ponieważ dają im one szerokie możliwości pełnego wykorzystania ich kreatywności. Niestety, takie miejsca, które są spełnieniem marzeń architektów, mogą niekiedy okazać się również koszmarem dla planistów spotkań, jak i dla samych delegatów. Przychodzi mi do głowy mnóstwo przykładów centrów konferencyjnych, które zostały docenione przez świat architektury za innowacyjność i odwagę projektu, ale które są niepraktyczne jeśli chodzi o organizację w nich dużych spotkań. Mylący układ pomieszczeń, zbyt mała powierzchnia sal i części ogólnodostępnych, słabe oświetlenie, kiepska wentylacja, zbyt duże odległości pomiędzy kuchnią a strefami przeznaczonymi do serwowania jedzenia i wiele innych… Z pewnością każdy meeting planner jest w stanie wymienić masę problemów, z jakimi spotyka się w venues, które zostały stworzone bez konsultacji z ich przyszłymi użytkownikami. Bez próby zrozumienia ich specyficznych potrzeb.

Kilka lat temu miałem okazję współpracować z architektami, którym zlecono przygotowanie projektów przebudowy Hali Stulecia we Wrocławiu. To, nawiasem mówiąc, „od zawsze” jeden z moich ulubionych obiektów w Polsce, ze względu na jego ciekawą historię. Hala została oddana do użytku w 1913 r., wydarzenie to było jednym z elementów niemieckich uroczystości upamiętniających setną rocznicę klęski Napoleona w bitwie pod Lipskiem. Zaprojektowano ją jako miejsce wystaw i spotkań. Podczas wieców w 1930 r. do tłumów swoich nazistowskich zwolenników przemawiał tam Adolf Hitler. W mniej burzliwych czasach – w 1997 r. – papież Jan Paweł II odprawił tam mszę świętą towarzyszącą 46. Międzynarodowemu Kongresowi Eucharystycznemu. Dzisiaj Hala Stulecia wpisana jest na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO, znajduje się tam też centrum konferencyjne zdolne pomieścić ok. 7 tys. delegatów.

Kiedy planowano przebudowę Hali, jej ówczesna prezes Hana Cervinkova miała świadomość, że modernizacja będzie miała większy sens i okaże się bardziej praktyczna dla meeting plannerów, jeżeli architekci nawiążą współpracę z kimś związanym z branżą MICE, kto rozumie potrzeby organizatorów spotkań. Do tej roli zostałem wybrany ja. Było to dla mnie bardzo interesujące i pozytywne doświadczenie – praca z architektami, którzy uważnie słuchali moich sugestii i uwzględniali je w swoich planach projektowych. Podczas inauguracji nowego centrum kongresowego w Hali Stulecia miałem okazję przekonać się, jak wypadł efekt tej kooperacji – dużo światła naturalnego, strefy chillout, obszerna przestrzeń do rejestracji gości, logiczny układ pomieszczeń i ciągów komunikacyjnych, efektywne wykorzystanie naturalnych materiałów. Słowem wszystko czego oczekują delegaci. Udało się!

Jedną z dobrych wiadomości dla naszej branży jest fakt, że sposób projektowania centrów konferencyjnych na przestrzeni ostatnich lat bardzo się poprawił. Chodzi nie tylko o wygląd, ale właśnie o ich układ i funkcjonalność, czyli wszystkie elementy, które wpływają na doświadczenia wynikające z organizacji w takich miejscach spotkań. Dawne „betonowe skrzynie” wyglądają już niemal jak prehistoryczne, w porównaniu z niektórymi błyszczącymi stalowo-szklanymi venues, które każdego roku otwierają swoje drzwi dla biznesu.

 

Poziomy energii

Przemawiając na konferencjach, jedną z pierwszych rzeczy, na które zwracam uwagę jest poziom energii u publiczności. Mierzony tym jak żywi, skupieni i podatni na ewentualne interakcje są uczestnicy.  Ta energia wydaje się zresztą zmieniać w ciągu dnia – bywa na ogół najwyższa na początku konferencji, pod koniec gwałtownie spada. Ludzie stają się rozproszeni. Oczywiście problem może dotyczyć również prelegentów – niedostatecznie przygotowani czy mówiący zbyt monotonnie, często wręcz „wysysają” energię z uczestników. Podczas gdy dobry speaker, dzięki swojej osobowości i ciekawym treściom, jakie ma do przekazania, potrafi ich obudzić.  Często problem dotyczy jednak nie mówców, lecz samego kształtu konferencji, która jest po prostu za długa lub przerwy pomiędzy poszczególnymi wykładami pojawiają się zbyt rzadko.

Kilka lat temu, Tony Schwartz i Catherine McCarthy w artykule opublikowanym na łamach „Harvard Business Review” podkreślali wagę krótkich, ale regularnych przerw w ciągu dnia pracy. Jest to spowodowane naszymi uwarunkowaniami fizjologicznymi. Każdy człowiek ma pewne, trwające od 90 do 120 minut cykle, podczas których jego ciało przechodzi od stanu pełnej energii aż do jej spadku i lekkiego „uśpienia”. Pod koniec każdego z tych cykli nasze ciało pragnie się zregenerować. Objawia się to m.in. uczuciem głodu, ziewaniem, trudnościami z koncentracją, pewnym niepokojem. Schwartz i McCarthy twierdzą, że jeżeli zignorujemy te oznaki i będziemy dalej pracować, nasze zapasy energii zostaną z biegiem dnia zupełnie wyczerpane. 

W przypadku konferencji i kongresów jasne jest, że zbyt długie prelekcje i wykłady, następujące jeden po drugim, osłabiają koncentrację publiczności, co w konsekwencji doprowadzi do tego, że uczestnicy nie wyniosą z nich zbyt wiele. Organizatorzy tego typu imprez mogą w tym aspekcie nauczyć się czegoś ze świata oświaty. Nauczyciele i wykładowcy mają przecież codziennie do czynienia z wyzwaniem, jakim jest utrzymanie uwagi klas wypełnionych łatwo nudzącymi się i wiecznie rozproszonymi millenialsami.

Sam, na podstawie swojego doświadczenia nabytego podczas prelekcji wygłaszanych na wielu konferencjach, mogę polecić kilka technik, które pomagają utrzymać wysoki poziom energii u publiczności:  

- sprawdzaj czy podstawowe potrzeby uczestników są zaspokojone, np. czy w pomieszczeniu panuje odpowiednia temperatura, czy nie chcą napić się kawy etc. Jeżeli bowiem tak się nie stanie, ludzką naturą jest skupienie się na tych podstawowych potrzebach, kosztem wszystkiego innego, 

- pozwól osobom biorącym udział w spotkaniu opuścić pomieszczenie na kilka minut. Światło słoneczne jest źródłem witaminy D, która zwiększy ich energię, 

- zmieniaj sposób prowadzenia wykładów, eksperymentuj. Warto rozważyć, aby zamiast monologu wprowadzić jakiś żywszy format, np. coś na wzór wywiadu telewizyjnego, 

- zachęcaj uczestników do ruchu – wstania z krzeseł, wykonywania krótkich ćwiczeń pomiędzy wykładami, 

- rozśmieszaj publiczność. Śmiech rozciąga mięśnie, spala kalorie, jest naturalnym źródłem energii, 

- zachęcaj uczestników do odłożenia na bok swoich smartfonów, iPadów, laptopów i skupienia się wyłącznie na omawianych tematach. Chociaż istnieją pewne wyjątki, umysł ludzki nie jest przystosowany do wykonywania kilku zadań jednocześnie, 

- upewnij się, że wszyscy mają swobodny dostęp do wody. Nawadnianie organizmu jest bardzo ważne, ma ono ogromny wpływ na poziom naszej energii. 

 

O nauczaniu słów kilka

Życie jest pełne zaskakujących zdarzeń. Niektóre z nich są przyjemne, inne trochę mniej. Dla mnie jedną z najmilszych niespodzianek ubiegłego roku było przyznanie mi nagrody Lifetime Achievement Award podczas targów IBTM World w Barcelonie. Niewiele rzeczy w życiu może przynieść tyle satysfakcji, co docenienie własnej pracy przez kolegów z branży.   W ciągu ostatnich 25 lat większość życia zawodowego spędziłem na badaniu, nauczaniu i pisaniu o przemyśle spotkań. Moja pierwsza książka na ten temat – „Travel and Tourism in Europe” została opublikowana w 1992 r.  W 2018 r. ukaże się dziewiąta pozycja dedykowana branży MICE mojego autorstwa pod tytułem „Business Events”. Wiele z tych książek zostało przetłumaczonych na inne języki, w tym na język polski („Turystyka biznesowa”) czy chiński.

Od 2003 r. dużo czasu poświęcam też badaniom i przygotowaniu swojego raportu Trends Watch Report, który każdego roku ma premierę podczas targów w Barcelonie. Z przyjemnością zauważyłem, że stał się on jedną z najbardziej użytecznych i wnikliwych analiz dotyczących wydajności naszej branży w kontekście wpływu na światową gospodarkę i oddziaływania na inne siły rynkowe. W ubiegłym roku po raz pierwszy raport opracowałem wspólnie z Alistairem Turnerem z firmy Eight PR, który wniósł wiele cennych uwag dotyczących najnowszych branżowych trendów. Publikacje są ważnym narzędziem w dzieleniu się wiedzą o przemyśle MICE – zarówno ze studentami, jak i osobami już zatrudnionymi w naszej branży. Kiedy ćwierć wieku temu zacząłem pisać na ten temat na rynku było niewiele książek i raportów dotyczących tego sektora. Ta sytuacja uległa znaczącej zmianie.

Dzisiaj mamy dostęp do szerokiej gamy opracowań o tym czym jest i jak funkcjonuje branża spotkań. To bardzo przydatne wsparcie dla wykładowców akademickich prowadzących zajęcia z tematyki MICE na uniwersytetach. Liczba uczelni oferujących ten przedmiot na studiach licencjackich i podyplomowych też jest zresztą coraz większa.   Z dumą uważam się za jednego z pionierskich profesorów specjalizujących się w nauczaniu o branży MICE. Chociaż kilka lat temu porzuciłem naukę w pełnym wymiarze godzin w środowisku akademickim i założyłem własną firmę MICE Knowledge, specjalizującą się w badaniach, doradztwie i szkoleniach, cieszę się, że nadal jedną nogą tkwię w tej szeroko rozumianej edukacji. Regularnie wykładam na uniwersytetach we Francji, Niemczech, Austrii i Szwajcarii. To jest coś, co bardzo lubię. Z przyjemnością mogę powiedzieć, że od marca będę też pracować, jako profesor wizytujący, na Akademii Finansów i Biznesu Vistula w Warszawie. Dzięki temu odegram rolę w edukacji i inspirowaniu kolejnego pokolenia młodych profesjonalistów, którzy pokierują polską branżę MICE w stronę świetlanej przyszłości.  

Kobiety, gdzie jesteście?

Czy kiedykolwiek mieliście okazję uczestniczyć w konferencji, w której prelegentami byli sami mężczyźni? Byłbym zdziwiony, gdyby okazało się, że nie. Zapewne zdarzyło się Wam to więcej niż raz. Jeśli chodzi o mnie, bardzo często występowałem na eventach, gdzie wśród panelistów w ogóle nie było kobiet. Przynajmniej kilka razy brałem też udział w spotkaniach, gdzie nawet wśród uczestników próżno było ich szukać. Jak to możliwe w XXI wieku?

W dzisiejszych czasach kobiety są przecież obecne praktycznie w każdej branży, na każdym polu aktywności zawodowej. Co więcej, jak coś takiego może mieć miejsce w branży MICE, która jak wiadomo jest – przynajmniej jeżeli chodzi o zatrudnienie – zdominowana przez płeć piękną.

Nie ma zagadnień i tematów, które nie mogłyby być poruszane przez kobiety. Nie istnieje więc racjonalne wytłumaczenie, które uzasadniałoby ich wykluczanie z wystąpień na konferencjach czy kongresach. Nadal się to jednak zdarza. Często zresztą za dobór panelistów i tworzenie programów tego typu wydarzeń odpowiadają… same kobiety. Nie zapraszają one po prostu innych Pań do dzielenia się swoją wiedzą i doświadczeniami. Jedna z nich, dr Saara Särmä, zajmująca się badaniem stosunków międzynarodowych na Uniwersytecie w Tampere w Finlandii, oburzyła się tym faktem na tyle, że postanowiła założyć własnego bloga. Wylicza na nim wyszukane przez siebie konferencje, kongresy i różnego rodzaju inne wydarzenia, na których prelegentami są sami mężczyźni.

Polecam wejść na jej stronę (http://allmalepanels. tumblr.com) – będziecie zszokowani całkowitym brakiem kobiet na tak wielu ważnych imprezach, z których niektóre dotyczą nawet tematów  bardzo kobietom bliskich, jak np. prokreacja. Taka sytuacja nie powinna mieć miejsca – w świecie, gdzie kobiet jest więcej niż mężczyzn, a wśród nich nie brakuje genialnych jednostek, mogących dzielić się swoimi opiniami i wiedzą z szerszą publicznością. Konferencje, do występowania w których zapraszani są tylko mężczyźni wydają się problematyczne, ponieważ wysyłają ogólny sygnał, że tylko oni posiadają fachową wiedzę w danej dziedzinie. Ich organizatorzy powinni więc zastanowić się nad różnorodnością. Zadbać o to, aby przedstawicielki płci pięknej również były reprezentowane w programie. Musimy zrozumieć, że prelegentki wnoszą do spotkań wielką wartość dodaną. Dzięki nim często poznajemy inny punkt widzenia – ich opinie i przemyślenia w danym temacie.

Ta kobieca perspektywa jest nam wszystkim bardzo potrzebna, pozwala się rozwijać.  Na szczęście sytuacja powoli zmienia się na lepsze. Organizatorzy konferencji i kongresów, często reprezentujący zresztą młodsze generacje, są coraz bardziej świadomi konieczności zachowania równowagi płci w tworzeniu programów wystąpień, wykładów i prelekcji. Ponadto coraz więcej osób zwraca uwagę na ten problem. Poza wspomnianą już dr Saarą Särmä także brytyjski ekonomista Owen Barder stworzył listę, na którą mogą wpisywać się mówcy, którzy w ten sposób składają publiczną deklarację, że nie będą uczestniczyć w męskich panelach (www.owen.org/pledge).  Tego typu inicjatywy mogą wreszcie wpłynąć na realne zmiany w sposobie przygotowania współczesnych konferencji – na pewno przez to dużo ciekawszych i bogatszych merytorycznie.

Harvey, Irma, Jose, Katia i Maria

To nazwy huraganów, które w tym roku nawiedzały różne części świata i były wyjątkowo niszczące. Piszę o tym, ponieważ chcę w związku z tym zadać Wam pytanie: czy zauważyliście, że nasza branża często odgrywa ważną rolę w łagodzeniu ludzkiego nieszczęścia spowodowanego przez klęski żywiołowe? Mam tu na myśli przede wszystkim centra kongresowe i konferencyjne, w których schronienie mogą znaleźć osoby pozbawione przez żywioł dachu nad głową.

Przykładów jest wiele – w 2013 r. Tacloban City Convention Center przyjęło ponad 2,1 tys. poszkodowanych w wyniku tajfunu Haiyan, który spustoszył środkowe Filipiny. W 2005 r. tysiące ludzi szukało schronienia w Ernest N. Morial Convention Center oraz Mercedes-Benz Superdome, podczas gdy Katrina – jeden z najbardziej niebezpiecznych huraganów jakie kiedykolwiek nawiedziły Stany Zjednoczone – pustoszyła Gulf Coast i Nowy Orlean, zabijając niemal 2 tys. osób i niszcząc miliony domów. Szacuje się, że w kulminacyjnym momencie w tych dwóch obiektach znajdowało się odpowiednio ponad 25 i 40 tys. ludzi!  Kiedy w sierpniu tego roku huragan Harvey szalał nad Houston, mieszkańcy schronili się w miejscowym George R. Brown Convention Center. Przygotowano tam 5 tys. miejsc, gdyż takie były wstępne szacunki Czerwonego Krzyża co do liczby osób, które będzie trzeba ewakuować. Ostatecznie okazało się, że było ich prawie dwa razy więcej, przez co część z nich musiała spać na podłodze.

Zaledwie miesiąc temu także centrum konferencyjne w San Juan, stolicy Portoryko, przekształcono w prowizoryczny hotel dla ofiar huraganu Irma. Wyzwania związane z przyjmowaniem tak dużej liczby osób do budynków, które zostały przecież  zaprojektowane w zupełnie innym celu – konferencyjno-kongresowym – są ogromne. Po huraganie Katrina wspomniane przeze mnie obiekty zostały przytłoczone napływem okolicznych mieszkańców, z których wielu straciło dorobek całego życia. Reprezentacyjne Ernest N. Morial Convention Center, które zaledwie kilka dni wcześniej gościło pełen blichtru finał telewizyjnego show Wheel of Fortune (Koło Fortuny) szybko stało się międzynarodowym symbolem rozpaczy i zniszczenia. Ogromna liczba osób, które znalazły w nim schronienie sprawiła, że warunki, w których przebywały były kiepskie i z dnia na dzień gwałtownie się pogarszały. Niektórzy mówili, że w obiekcie było gorzej niż w obozach dla uchodźców zlokalizowanych w krajach trzeciego świata. Wszechobecna, spływająca woda sprawiła, że dywany stały się mokre, przez co ludzie siedzieli w wilgoci, brakowało im poza tym jedzenia, wodny pitnej, szeroko rozumianego poczucia bezpieczeństwa.

Na szczęście w naszej części świata huragany są rzadkością. Co nie znaczy, że nie zmagamy się z innymi klęskami żywiołowymi. Myślę chociażby o powodzi, jaka nawiedziła Europę Środkową w 2010 r. Dlatego warto zastanowić się czy i jak polskie centra konferencyjne poradziłyby sobie w sytuacji awaryjnej – gdyby zaistniała konieczność zapewnienia dachu nad głową setkom, a może tysiącom osób. W przeszłości tę funkcję – schronienia dla potrzebujących – pełniły kościoły. Teraz jednak to właśnie konferencyjne venue zdają się zajmować ich miejsce. Jako „bezpieczne wyspy” w czasach katastrofy.

 

Kultura i biznes idą w parze

W sierpniu miałem przyjemność uczestniczyć w tegorocznej edycji Edinburgh International Festival, który odbywa się w mojej rodzinnej Szkocji. Jak zwykle w programie nie zabrakło mnóstwa ciekawych wydarzeń kulturalnych. Pojawili się światowej sławy artyści związani m.in. z operą, teatrem, tańcem i muzyką. Zwykle moja podróż do Szkocji i wizyta na tym festiwalu jest przerwą, pewnego rodzaju odpoczynkiem od znanego nam wszystkim świata konferencji i spotkań. Tym razem było jednak inaczej. Zrozumiałem, że bardzo ciężko jest już „uciec” od branży MICE, nawet będąc na wakacjach…

Jeden ze spektakli, na który poszedłem, odbywał się bowiem w miejscu o wiele bardziej związanym ze spotkaniami korporacyjnymi niż z teatrem. W jednym z najlepszych hoteli w mieście część sal konferencyjnych została po prostu zaadoptowana na potrzeby Edinburgh International Festival. Przez trzy tygodnie te wszystkie pomieszczenia zmieniły się w niewielkie salki teatralne. W tym czasie zamiast wydarzeń firmowych, szkoleń czy prezentacji produktów organizowano w nich po prostu sztuki teatralne – począwszy od lekkich komedii po dramaty polityczne i społeczne, niejednokrotnie komentujące otaczającą nas rzeczywistość. Muszę przyznać, że sale były zaadoptowane do funkcji teatralnych tak profesjonalnie, że ciężko było sobie nawet wyobrazić ich codzienne przeznaczenie.     

Po przedstawieniu poznałem jednego z managerów tego hotelu. Długo rozmawialiśmy o tym niecodziennym wykorzystaniu powierzchni konferencyjnych. Wytłumaczył mi, że zaadoptowaniu sal do funkcji teatralnych przyświecały dwa główne cele. Po pierwsze zarobek. Pozwoliło to hotelowi uzyskać zadowalające przychody z najmu i to w sierpniu, który jak wiemy, ze względu na okres wakacyjny, bywa dość spokojnym miesiącem w branży MICE, zleceń nie ma wtedy zbyt dużo. Zarobek, poza fakturami opłaconymi przez organizatorów, spotęgowały jeszcze wpływy od gości uczestniczących w spektaklach, którzy wydawali swoje pieniądze w hotelowych barach i restauracjach. Po drugie, przyciągnięcie tak ważnych wydarzeń było świetną okazją do pokazania obiektu – zaprezentowania jego wnętrz ludziom przybywającym na przedstawienia. Mówiąc krótko, świetna i w dodatku darmowa promocja venue.       

Bardzo spodobała mi się ta argumentacja. Udowadnia, że ludzie, którzy wychodzą poza utarte schematy i myślą niestandardowo, są najlepszym gwarantem sukcesu – w tym przypadku akurat hotelu, ale dotyczy to wielu innych dziedzin naszego życia. Ciekawy jestem czy również w Polsce, podczas wydarzeń kulturalnych, jakie odbywały się w Waszym kraju w sierpniu ktoś wpadł na podobny pomysł? Festiwal Szekspirowski w Trójmieście, Międzynarodowy Festiwal Folkloru Ziem Górskich w Zakopanem, to tylko dwa przykłady. Imprez jest znacznie więcej, więc możliwości dotarcia do nowych odbiorców i sprzedania im swoich obiektów macie bardzo szerokie.

Dzielić się wiedzą czy ją gromadzić?

Przez ostatnie 10 lat wielokrotnie przyjeżdżałem do Polski, aby prowadzić kursy dla specjalistów z branży MICE. Między innymi w Warszawie, Krakowie, Gdańsku i we Wrocławiu szkoliłem meeting plannerów, reprezentantów venue, pracowników agencji, firm DMC czy biur promocji. To część mojej pracy, którą bardzo lubię. Mam na myśli rozmowy z ludźmi z różnych firm i organizacji w celu podniesienia ich wiedzy, umiejętności i kompetencji. Po to, aby mogli jeszcze skuteczniej wykonywać swoją pracę. Wiedza leży u podstaw wszystkiego co robię w moim życiu zawodowym – dlatego zresztą nazwałem swoją firmę „MICE Knowledge”. Wiedza jest niezbędna, zarówno pojedynczym osobom, jak i całym organizacjom, aby były w stanie działać efektywnie, podnosić swoją wartość i utrzymać przewagę konkurencyjną. 

Szkolenia i warsztaty mogą być doskonałą metodą dzielenia się taką wiedzą. Nie tylko przez trenera, ale także pomiędzy samymi uczestnikami spotkań. Kiedy zacząłem przyjeżdżać do Polski, jedną z pierwszych rzeczy, która rzuciła mi się w oczy było jednak to, że w porównaniu z innymi krajami Europy Zachodniej, wielu uczestników moich kursów bardzo chłodno podchodziło do tego pomysłu. Byli niechętni, aby dzielić się z innymi swoimi pomysłami, sukcesami, doświadczeniem. Bardzo często, gdy zapraszałem ich do dyskusji na temat wykorzystywanych przez nich rozwiązań czy wypracowanych technik, które towarzyszą im w codziennej pracy, reakcją na mój apel była jedynie krępująca cisza i milczenie. Gromadzenie wiedzy dla siebie, zamiast chęć jej wymiany…

Myślę, że podstawowy problem stanowiło wtedy zaufanie, a raczej jego brak. Wszystkie badania naukowe mówią, że to właśnie wysoki poziom zaufania do jakiejś grupy powoduje automatycznie większą chęć do dzielenia się wiedzą z tworzącymi ją ludźmi. Ale w Polsce w tamtych czasach wszystkim wydawało się, że aby jedna osoba mogła odnieść sukces, druga musi przegrać. „Dlaczego miałbym Ci powiedzieć co wiem? Przecież możesz wtedy łatwo użyć moich pomysłów i podebrać mi klientów. Jeżeli podzielę się z Tobą swoim doświadczeniem, stracę przewagę konkurencyjną”!

Takie były moje doświadczenia… Pod koniec ubiegłego roku, po raz pierwszy w życiu odwiedziłem jednak piękne polskie miasto jakim jest Lublin. Pojechałem tam na zaproszenie miejscowego convention bureau, a celem mojej wizyty było przeprowadzenie szkolenia dla przedstawicieli obiektów hotelowych, konferencyjnych i eventowych na temat tego, w jaki sposób przyciągać więcej spotkań. Bardzo mile zaskoczył mnie wtedy poziom interakcji pomiędzy uczestnikami, których było ok. 40. Przez cały dzień wszyscy chętnie dzielili się swoimi pomysłami i technikami pomagającymi im w promocji reprezentowanych przez siebie venue. Odbyliśmy szereg ciekawych i żywych dyskusji na temat wyzwań, jakie napotyka branża MICE w Lublinie. Pojawiły się też liczne sugestie, w jaki sposób miasto i znajdujące się w nim obiekty mogą odnieść sukces jako jedna destynacja dla klientów biznesowych. Innymi słowy, to jednodniowe szkolenie wyglądało dokładnie tak, jak wyglądać powinno. Wszyscy na nim skorzystali.

Wydaje mi się, że przemysł spotkań w Polsce osiągnął już dojrzałość i obecnie w niczym nie ustępuje temu w innych europejskich krajach. Poziom zaufania jest lepszy. Zastąpił tę dawną atmosferę podejrzliwości i zachowywania wszystkiego dla siebie. Być może innym wyjaśnieniem jest fakt, że i samej wiedzy wokół nas jest coraz więcej. Poziom profesjonalizmu branży MICE w Polsce w ciągu ostatnich 10 lat na pewno jednak wzrósł. Duża w tym zasługa obecnego w Waszym kraju chaptera MPI. Działania podejmowane przez to stowarzyszenie chyba też w pewien sposób wpłynęły na to, że ludzie są bardziej skłonni mówić głośno o tym, co wiedzą.    

Pamiętajmy, że dzielenie się wiedzą jest jedną z najważniejszych cech, które charakteryzują nas jako istoty ludzkie. Nie przetrwalibyśmy jako gatunek, gdyby nie wymiana, przekazywanie własnych umiejętności i doświadczeń. Przetrwanie i dobrobyt zależą więc od naszej otwartości.

 

Politykom mówimy nie!

Zauważyliście, że coraz więcej miast nazywa ważne dla swojej infrastruktury obiekty nazwiskami osób, które się w nich urodziły lub wychowały, a następnie stały się sławne i świat o nich usłyszał? Jednym z lepszych przykładów obrazujących ten trend są lotniska. W Wielkiej Brytanii mamy np. Liverpool-John Lennon Airport i port lotniczy City im. George'a Besta (słynny piłkarz, wieloletni zawodnik Manchesteru United) w Belfaście. W Polsce takich przykładów – lotnisk nazwanych na cześć znanych ludzi – macie jeszcze więcej. Wystarczy przywołać Międzynarodowy Port Lotniczy im. Jana Pawła II w Krakowie Balicach, warszawskie lotnisko Chopina, gdańskie im. Lecha Wałęsy, lotnisko  im. Ignacego Jana Paderewskiego w Bydgoszczy czy Henryka Wieniawskiego w Poznaniu.

To czego do tej pory jeszcze nie robiliśmy,  to nadawanie podobnych nazw centrom konferencyjnym i kongresowym. Ale już np.  w Stanach Zjednoczonych to dość powszechna praktyka. Bardzo dużo, o ile nie większość tamtejszych obiektów tego typu nosi nazwiska wybitnych postaci związanych w jakiś sposób  z miastem, w którym się znajdują. Często są  to lokalni politycy – zazwyczaj były gubernator, kongresmen lub burmistrz. Bodajże najbardziej znanym przykładem jest Jacob K. Javits Convention Center w Nowym Jorku, kolejnym, nazwane na cześć byłego gubernatora Pensylwanii David L. Lawrence Convention Center w Pittsburghu. Chociaż znacznie rzadziej, zdarzają się w USA także centra konferencyjne noszące imiona innych znanych postaci, nie związanych ze światem polityki. To m.in. McCormick Place  w Chicago, nazwane na cześć wydawcy  Roberta R. McCormicka. Nie licząc Stanów Zjednoczonych, praktyka honorowania byłych polityków, głów państw czy szefów rządów, poprzez nazywanie ich imieniem konferencyjnych venue wydaje się być jednak dużo bardziej rozpowszechniona w krajach rozwijających się niż w tych zaliczanych do tzw. pierwszego świata. Wystarczy spojrzeć na Tanzanię i Julius Nyerere International Convention Centre w Dar es Salaam, Kenyatta International Convention Centre w Nairobi (Kenia)  czy centrum kongresowe Mahatma Mandir  w Gandhinagar w Indiach, inspirowane życiem  i filozofią Mahatmy Gandhiego.  

W moim i Waszym kraju powszechną praktyką jest po prostu tytułowanie centrów konferencyjnych nazwami miejscowości,  w których są zlokalizowane. Wyjątek stanowi londyńskie Queen Elizabeth II Conference Centre. Ten obiekt jest szczególny także pod tym względem, że jako jeden z niewielu na całym świecie został nazwany na cześć kobiety (kolejnym jest jeszcze Queen Sirikit National Convention Center w Bangkoku). O ile mi wiadomo, nie ma jednak żadnych innych większych i znaczących venue – ani w Wielkiej Brytanii, ani w Polsce – których nazwy zostałyby zainspirowane postaciami naszych lokalnych czy nawet krajowych polityków. Cóż, to chyba wiele mówi o tym, jakie uczucia żywimy do większości z nich!

 

Jesteś taki jak ja, czy zupełnie normalny?

Normalni ludzie, zwiedzając miejsca do których wybierają się na wakacje, odwiedzają lokalne muzea, galerie sztuki, katedry, podziwiają zabytki, korzystają z całego szeregu innych atrakcji turystycznych. Nie dotyczy to mnie. Zaraz po rozpakowaniu walizki swoje kroki kieruję w stronę najbliższego centrum konferencyjnego, aby zrobić sobie zdjęcie na jego tle. Mam już setki takich fotografii z całego świata. Na każdej z nich można zobaczyć moją twarz, uśmiechającą się do obiektywu aparatu. W tle znajduje się oczywiście centrum konferencyjne. Cóż, każdy człowiek powinien mieć jakieś hobby.

Odwiedziłem ostatnio Marrakesz, gdzie spędziłem święta Bożego Narodzenia, w sumie 10 dni. Muszę przyznać, że udało mi się być w tym mieście aż trzy pełne dni, zanim uległem pokusie wyjścia z otoczonej murami medyny. Naturalnie po to, aby udać się do nowoczesnej dzielnicy i zrobić sobie selfie na tle imponującego gmachu Marrakech Conference Centre. Budynek wyglądał dziwnie znajomo. Dopiero po kilku minutach zdałem sobie sprawę, z jakiego powodu. Marrakesz był przecież miejscem, w którym w listopadzie ubiegłego roku gościła 22. sesja Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w Sprawie Zmian Klimatu – COP22. Za sprawą tych wszystkich ważnych osób, które wzięły w niej udział impreza doczekała się wielu transmisji telewizyjnych. Swoją drogą ulokowanie konferencji poświęconej akurat tematyce zmian klimatycznych w Marrakeszu wydało mi się dość ironiczne. Szczególnie, kiedy wracałem do hotelu dławiąc się w oparach spalin wydzielanych przez tysiące motorowerów, skuterów i samochodów. Sprawiają one, że każdy spacer po wąskich uliczkach medyny staje się niezbyt przyjemnym i bezpiecznym przeżyciem.

Być może był to jednak główny powód zorganizowania szczytu klimatycznego właśnie w tamtym miejscu – uwypuklenie wyzwań związanych z koniecznością ochrony środowiska naturalnego w skali globalnej, poprzez wybranie i pokazanie miasta, w którym o środowisko zadbać trzeba szczególnie mocno. Przede wszystkim w aspekcie polepszenia jakości powietrza.

Szczyt klimatyczny w Marrakeszu przyciągnął około 30 tys. delegatów z 200 krajów. Wśród nich znalazł się Paweł Sałek, sekretarz stanu w polskim ministerstwie środowiska i pełnomocnik rządu ds. polityki klimatycznej, który stał na czele polskiej delegacji na COP22. Ostatniego dnia konferencji ogłosił, że Wasz kraj został wybrany gospodarzem szczytu klimatycznego COP24, który odbędzie się w 2018 r. Będzie to kolejna, bardzo cenna okazja dla Polski do pokazania całemu światu, że jest państwem które potrafi kompleksowo zorganizować nawet najbardziej złożone konferencje i kongresy – wydarzenia wysokiej rangi, na międzynarodowym szczeblu.   

 

Oni nie wrócą...

Zanim trzy lata temu stworzyłem własną firmę – MICE Knowledge, przez 15 lat pracowałem jako wykładowca na dwóch londyńskich uniwersytetach. Obie uczelnie znajdowały się praktycznie w centrum miasta, a ich studentami byli młodzi ludzie z całego świata, którzy przyjechali, aby studiować w stolicy Wielkiej Brytanii. Wielu z nich pochodziło z Polski. Jak mówili, wybierali Londyn, ponieważ trudno było znaleźć im kierunek związany z turystyką biznesową w ich ojczystym kraju.

Zauważyłem, że większość z nich, chociaż oczywiście nie wszyscy, po ukończeniu studiów zdecydowała się pozostać na Wyspach i właśnie tam rozpoczęła swoją karierę w branży MICE. Z częścią z tych osób utrzymuję kontakt do dziś, spotykamy się na różnych wydarzeniach, wymieniamy opinie. Praktycznie wszyscy odnieśli ogromy sukces, a ich kariera zawodowa w przemyśle spotkań rozwija się bardzo dobrze.  Niedawne wydarzenia związane z referendum w sprawie wyjścia Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej skłoniły mnie jednak do refleksji. Czy będzie to miało jakiś wpływ na tych ludzi? Cały czas docierają do nas plotki, że w związku z Brexitem oraz faktem, że wartość funta od maja zauważalnie się osłabiła, polscy pracownicy już wkrótce zaczną masowo opuszczać Zjednoczone Królestwo.

Zastanawiałem się więc, czy polska branża MICE skorzysta w jakiś sposób z powrotu świetnie wykwalifikowanych i doświadczonych specjalistów. Rozmowy z kilkoma byłymi studentami z Polski uświadomiły mi, że odpowiedź brzmi: nie. Każdy z nich powiedział, że nie planuje powrotu do ojczyzny ani pracy w polskim przemyśle spotkań. Jednej z takich odpowiedzi udzieliła mi pochodząca z Warszawy Sylwia. Jej przygoda z branżą MICE rozpoczęła się 10 lat temu, kiedy przyjechała na studia magisterskie (Conference & Events Management), po uprzednim ukończeniu turystyki w Polsce. Od tego czasu zorganizowała na Wyspach setki różnych eventów. Pracowała zarówno jako organizator, jak i po stronie obiektów. Niedawno zdecydowała się przyjąć pracę w dużej korporacji, gdzie jako meeting planner jest odpowiedzialna za zlecanie i koordynację eventów.

Zapytałem ją o opinię w sprawie Brexitu. Przyznała, że faktycznie, wyniki referendum ją zszokowały. Tak jak większość jej przyjaciół. Zaraz dodała jednak, że jak dotąd nie odbiło się to w żaden sposób na jej pracy i codziennym życiu. Pracując w globalnej firmie, gdzie kapitał ludzki jest podstawową wartością, nie musi się niczego obawiać. To naturalne, że jest jeszcze wiele niewiadomych, ale dopóki Londyn pozostanie zamożnym, kosmopolitycznym i pełnym możliwości miastem, Sylwia nie zamierza go opuszczać. Inni też nie. Także przepraszam Polsko – wygląda na to, że polscy specjaliści MICE w najbliższym czasie nie będą wracać do domów.

Rob Davidson - dyrektor zarządzający w firmie doradczo-szkoleniowej MICE Knowledge oraz analityk w Reed Travel Exhibitions