„Dobry” pracownik poszukiwany od zaraz, czyli o tym jak zostać event lub incentive managerem

 Rozmawiając z wieloma osobami z branży widzę, że zarówno w agencjach eventowych, jak i incentive niezmiennie i nieustannie poszukujemy pracowników. „Dobrych” pracowników.

Dobry, czyli jaki?

Słowo to powtarza się bardzo często w kontekście rekrutowania nowych pracowników, ale co ono właściwie oznacza? Dla mnie „dobry pracownik” to osoba posiadająca doświadczenie w zawodzie event managera, dbająca o poziom swojego wykształcenia i wiedzy w zakresie wykonywanych zadań, lubiąca się uczyć, a nade wszystko lubiąca swoją pracę. To osoba, dla której praca nie jest przykrym przymusem, ale niekończącą się przygodą. Zapewne nie przez przypadek do agencji eventowych często trafiają byli przewodniczący klas, harcerze, osoby zaangażowane w działalność przeróżnych kółek tematycznych czy organizacji studenckich. Często są to osoby lubiące angażować się w wiele aktywności, posiadające tzw. „duszę organizatora”. Do drzwi agencji incentive pukają z kolei miłośnicy podróży, piloci wycieczek, którzy marzą o tym, aby swoją pasję połączyć z pracą. I o to właśnie chodzi.

Jak zostać event managerem?

Kiedyś event managerem zostawał ten, kto „po prostu” lubił organizować wydarzenia, kto miał „to coś” co pozwalało mu na sprawne i efektywne zarządzanie imprezami. Wiedzę i doświadczenie zdobywaliśmy latami, ucząc się na własnej skórze, a nierzadko na własnych błędach. Organizowanie wydarzeń było dla nas oczywistą pracą, połączoną z realizowaniem różnorodnych pasji. 

Dzisiaj ten świat wygląda zupełnie inaczej. Istnieje wiele agencji eventowych, które specjalizują się w realizacji różnego rodzaju spotkań, a zawód event managera coraz częściej pojawia się jako bardzo ciekawa ścieżka rozwoju i kariery. 

Za każdym razem kiedy myślę o drodze, którą przebyłam jako organizatorka wydarzeń, na pierwszy plan wysuwa się kilka obszarów – moim zdaniem niezbędnych do tego, aby zostać naprawdę „dobrym” event czy incentive managerem. Są to pasja, doświadczenie i wiedza.

P jak pasja. Super jeśli posiadasz pasję, coś co poza pracą, sprawia Ci niesamowitą frajdę. Praca w agencji pozwoli Ci z pewnością rozwinąć swoje zainteresowania. Być może wyspecjalizujesz się w realizacji konkretnych wydarzeń czy wyjazdów związanych z Twoim hobby, z czymś, na czym znasz się najlepiej. 

D jak doświadczenie. Event manager, to jeden z tych zawodów, w którym doświadczenie jest na wagę złota. Żeby organizować wydarzenia, nie wystarczy przeczytać kilku książek, trzeba działać, doświadczać i próbować. Na poziomie liceum czy studiów idealnie jest rozpocząć swoją przygodę jako wolontariusz. Wiele wydarzeń, czy to muzycznych czy sportowych, poszukuje wolontariuszy do pomocy, w przeróżnych obszarach działalności. Jeśli chcesz zobaczyć, jak taka praca wygląda od środka, skontaktuj się z konkretnym organizatorem i zaproponuj mu swoją pomoc. 

W jak wiedza. Na rynku coraz częściej pojawiają się szkolenia i studia uczące pracy w zawodzie event managera, np. Studium Event Management organizowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej i Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Ponad 80 proc. zajęć prowadzonych jest tam przez praktyków z branży. To doskonała możliwość, żeby zdobyć wiedzę ze wszystkich obszarów organizacji wydarzeń, a także poznać wiele osób, które na co dzień współpracują z wiodącymi firmami i agencjami. Poza wiedzą z zakresu organizacji wydarzeń warto zadbać o warsztat typowo „biurowy”. Niezbędna jest umiejętnoś posługiwania się programami z pakietu MS Office (Power Point, Word, Excel), aby swobodnie przygotowywać oferty i kalkulacje dla klientów.

I jak incentive. Tutaj, poza powyższymi, dodatkowo ważna będzie znajomość destynacji, obycie z podróżami, a co za tym idzie umiejętność sprawnego i kreatywnego organizowania wyjazdów (zakup biletów, rezerwacja hoteli itd.). Im więcej czasu spędziłeś na wyjazdach, tym łatwiej będzie Ci zaproponować klientowi miejsce, które warto odwiedzić, atrakcje, z których warto skorzystać. Zamiłowanie do podróży sprawi, że z radością będziesz szukał nowych możliwości i zarażał swoim optymizmem klienta. Przy tego typu wyjazdach niezbędna jest znajomość języków obcych, angielski obowiązkowo, mile widziane będą też inne języki.

Jak znaleźć pracodawcę marzeń?

Szukając miejsca, w którym chcesz rozpocząć swoją przygodę z organizacją wydarzeń, zwróć uwagę czy dana firma posiada ugruntowaną pozycję na rynku, doświadczenie w realizacji czy stałych klientów. Zrób rozeznanie, odwiedzaj branżowe spotkania (Evential, Meetings Week, Event Mix czy Event Biznes), poznawaj ludzi, rozmawiaj, pytaj. Ogłoszenia o pracę w branży zamieszczane są w wielu branżowych mediach.

Możesz również dołączyć do grupy facebook-owej „Kariera Event managera”, znajdziesz tam wiele ciekawych informacji, które mogą Ci się przydać w czasie poszukiwania pracy czy zdobywania wiedzy.

Możesz również wysłać swoje CV do kilku agencji eventowych, które zwróciły Twoją uwagę. Opowiedz, napisz im o tym, że interesuje Cię możliwość zdobywania doświadczenia w tym obszarze, w kontekście przyszłej pracy w zawodzie. Nawet jeśli na ten moment dana firma nie poszukuje pracowników, nigdy nie wiesz kiedy zacznie. Zbliżają się wakacje, to świetny moment, aby rozpocząć staż w wymarzonej agencji. Jeśli pojawią się tematy, w których mógłbyś być wsparciem, na pewno odpowiednie osoby skontaktują się z Tobą. Nie czekaj na pracę marzeń. Zacznij małymi krokami i szukaj możliwości.

Kogo szukają pracodawcy?

Zanim wybierzesz się na spotkanie o pracę, dobrze, żebyś zwrócił/-ła uwagę na kilka elementów i obszarów, które z pewnością nie umkną uwadze osoby rekrutującej.

Wiedza. Zastanów się czego oczekujesz, czy szukasz pracy na etat, a może dorywczej, czy interesuje cię konkretny obszar / rodzaj eventów. Przypomnij sobie swoje poprzednie doświadczenia zawodowe, tematy, w których rozwijałeś się czy szkoliłeś. O to wszystko zapyta Cię osoba na spotkaniu.

Dobry nastrój. Pójdź na spotkanie wypoczęty i z dobrym nastawieniem. Zrelaksuj się. Rekruter jest Ci przychylny, chciałby Cię poznać, dowiedzieć się czegoś o Twoich kompetencjach i oczekiwaniach. Opowiedz o sobie, o swoich pasjach, pomysłach i planach. Bądź sobą. Zadawaj pytania, jeśli coś Cię zainteresuje.

Odpowiedzialność, szacunek, kultura osobista i prawdomówność. To cechy, które w tym zawodzie się niesamowicie ważne. By działać efektywnie konieczna jest umiejętność nawiązywania relacji, szczerość i dobra komunikacja. Zazwyczaj będziesz pracował z mnóstwem osób, każda z nich będzie inna i będzie oczekiwała czego innego. Wszystkie te elementy trzeba połączyć w jeden dobry event.

Pokora. Wszystko wymaga czasu i determinacji. Warto jednak pamiętać, że pomimo sukcesów, które osiągamy, każdy z nas uczy się całe życie, niech to będzie początek wspaniałej przygody. Nie trzeba być gwiazdą event managementu, aby robić super rzeczy i realizować genialne projekty. Jeśli masz za sobą wiele świetnych realizacji opowiedz o nich z dumą. Unikaj jednak narzekania, przechwalania się, krytykowania innych czy obmawiania. Nikt z nas nie chciałaby pracować z osobą, która na świat i współpracowników spogląda bardzo krytycznie.

Jeśli myślisz o zawodzie event czy incentive managera – śmiało, spróbuj swoich sił. Być może będzie to początek wspaniałej, pełnej cennych doświadczeń drogi. Jeśli nie masz żadnych doświadczeń w realizacji wydarzeń, nie przejmuj się, przyjdź i powiedz o tym. Przecież w każdym momencie możesz zacząć je zdobywać. Czasem będzie szybko, może nie wszystko się uda, a za każdym rogiem będą czekały na Ciebie nowe wyzwania. Nie zatrzymuj się jednak. Z pewnością przeżyjesz mnóstwo cudownych chwil i poznasz wiele wspaniałych osób. 

Niech ta praca będzie dla Ciebie niesamowitą przygodą!

 

 

W naszej branży… żeby się nie cofać, trzeba biec

Rynek zmienia się z dnia na dzień. Powstają nowe firmy, inne powiększają się, łączą, zmieniają nazwy, właścicieli i załogę, dzielą się i upadają. W tej branży nie wszyscy wytrzymują presję czasu i stres. 

Sytuację dobrze oddaje powiedzenie, że „żeby się nie cofać, trzeba biec”. Kiedyś było to jedno z moich ulubionych powiedzeń i wcale nie straciło na aktualności. Co znaczy ono na co dzień?

Eventy to branża, która wymaga bycia na bieżąco. Bycia na bieżąco z nowinkami technologicznymi, aplikacjami, programami, z miejscami i kierunkami „modnymi”, z aktualną bazą firm współpracujących, z aktualną bazą mediów, z zespołem, na którym można zawsze polegać. 

Każdego roku klientom podoba się coś innego, każdego roku chcą być zaskoczeni, chcą wypaść lepiej niż inni w branży, chcą zrobić wrażenie i chcą zrobić event życia. To trochę taki wyścig z czasem, w którym bierze udział cała agencja, ale też cała branża.

Żeby móc sprostać oczekiwaniom klientów, trzeba również znaleźć czas na to, by się szkolić. By iść naprzód, trzeba mieć bardzo dużo kompetencji. Nie da się stanąć w miejscu, bazować tylko na tym, co się znało. Takie podejście szybko wypycha niektóre firmy na margines rynku, ponieważ nie mogą one spełnić rosnących z roku na rok oczekiwań klientów. 

Musimy się z tym pogodzić, takie mamy czasy. Oferty trzeba robić szybko, wybierać, dobierać, proponować to, co nowe, a jednocześnie sprawdzone.Jesteśmy omnibusami zbierającymi bardzo dużo informacji, by potem poskładać to w głowie i wybrać dla klienta najlepsze, co w naszej mocy.

Przeglądamy tysiące ofert. Dopasowujemy je do budżetu. Często z bólem serca odrzucamy świetne kierunki i dobrze zapowiadających się kontrahentów, na przykład w przypadku naszego ulubionego Oslo, ze względu na budżet. Choć wiemy, że byłoby warto.

Wiecie ile pytań zadaje sobie każdy manager pracujący w agencji nad nową propozycją dla klienta? Chyba miliony! Żeby wygrać, żeby być lepszym, żeby być szybszym, żeby być tańszym, żeby wpasować się w oczekiwania… Trzeba zadać sobie miliony pytań i wziąć pod uwagę tysiące różnych możliwości. 

A często do dyspozycji mamy tylko ogólny brief. Oczywiście spotkanie z klientem byłoby łatwiejsze – można wtedy poznać człowieka, przeanalizować potrzeby, dopytać o wiele szczegółów, których nie musielibyśmy już się domyślać. 

Niestety często odnosimy wrażenie, że klient spotyka się z nami „bo musi”, taka jest polityka jego firmy, a i tak partnera już sobie dobrał.

Łatwiej jest z klientami, z którymi współpracuje się od lat, których potrzeby już się zna… Ale przecież nadal w naszej pracy mamy do czynienia z konkursami ofert. I trzeba zrobić wszystko szybko, dobrze, by nie zawieść klienta. Także tego dobrego i sprawdzonego.

 

Co każda firma w Warszawie powinna wiedzieć o biznesowym zastosowaniu gier miejskich

Gra miejska jako zabawa, jako sposób na integrację, na nudę, na team building. To już wszystko było. W Warszawie zabawa funkcjonuje  także na innej, mniej znanej płaszczyźnie. W imię zasady, że najlepsza reklama to taka, która wcale nie wygląda na reklamę, gra miejska jest z powodzeniem wykorzystywana przez warszawskie firmy do promocji marek.

Tradycyjna reklama jest dziś praktycznie bezużyteczna w obliczu świadomego marketingowo odbiorcy. W tym kontekście gra zorganizowana w przestrzeni miejskiej Warszawy i skupiona na promocji produktu, jest odkryciem na miarę marketingowego Nobla. Gry miejskie były już używane do promocji, ale w większości wykorzystywały je instytucje publiczne, jak np. muzea.

Jak wygląda scenariusz zabawy spełniający funkcję marketingową? Przede wszystkim musi przewidywać nienachalną rolę dla produktu jaki chce wypromować firma. Może on pełnić funkcję rekwizytu, a może „grać" zupełnie coś innego niż jest w rzeczywistości. Nie musi być obsadzony w pierwszoplanowaj roli, najważniejsze jest żeby w naturalny sposób zaistniał w świadomości gracza.

Najlepsze scenariusze gry miejskiej w Warszawie są napisane w taki sposób, żeby także dyskretnie edukować o zaletach produktu. Uczestnicy podczas wykonywania zadań dowiadują się o jego najważniejszych funkcjach, mogą je na bieżąco testować i przekonywać się na własnej skórze, że nie są wymysłem producenta. W ten sposób można znaleźć ambasadorów produktu, których bezpośrednia opinia zadziała lepiej niż najdroższa reklama telewizyjna.

Specjaliści w Warszawie projektujący gry miejskie na potrzeby promocji w każdym projekcie dbają, by całość zabawy była dostatecznie angażująca. Celem jest oczywiście to, by pozytywne wrażenia z gry przeniosły się na dyskretnie promowany produkt. Potęguje je dodatkowo charakter zadań – wiele z nich jest zabawnych i na tyle wyjątkowych, że często stają się częścią marketingu wirusowego w internecie napędzanego przez samych uczestników gry.

Przykładem gry miejskiej zorganizowanej w Warszawie, Gdańsku i Wrocławiu jest jedna z tych zorganizowanych przez firmę Wedel pod nazwą Gdzie Wedel ukrył Złotą Pisankę. Imprezę zorganizowano w kontekście świąt Wielkanocnych i przypisano jej jedną ważną ideę – uczestnicy zabawy, których w samej Warszawie było około pięciuset mieli spędzić więcej czasu z rodziną i przyjaciółmi.

Istotną kwestią jest skierowanie gry miejskiej do odpowiedniej grupy docelowej. Gracze, którzy mogą być realnie zainteresowani zakupem produktu będą najlepszymi odbiorcami specjalnie napisanego scenariusza. W Warszawie sposobem na napędzenie lawiny dobrych opinii jest zadedykowanie gry miejskiej określonym społecznościom skupionym w różnego rodzaju klubach, serwisach społecznościowych czy forach. W ten sposób scenariusz trafi na podatny grunt, a sama gra przez wiele tygodni może stać się tematem rozmów uczestników jeszcze bardziej napędzając akcję promocyjną.

Ilość angażujących form promocji jest coraz więcej. Nie tylko w Warszawie gry miejskie stały się ostatnio bardzo popularne zarówno wśród uczestników, ale także wśród firm, które wiedzą jak ważne jest budowanie świadomości marki swojej i swojego produktu.

 

Tsunami nadeszło! Zalała nas wielka fala RODO!

To, co się wydarzyło przez ostatnie dni, przerosło moje najśmielsze oczekiwania. Nie tylko moją skrzynkę pocztową skutecznie sparaliżowała fala newsletterów, ale też widzę, jak na fali zmian w prawie doskonale surfują internetowi oszuści, szantażujący firmy groźbą zgłoszenia ewentualnych nieprawidłowości do właściwych organów. Co nas czeka po RODO?

Dziś prawnicy i administratorzy bezpieczeństwa informacji mają pełne ręce roboty. Pojawił się nawet nowy, groźnie brzmiący zawód: Inspektor RODO (oferty pracy kuszą nawet siedemnastoma tysiącami złotych miesięcznie). Pojawili się też internetowi oszuści, zastraszacze i szantażyści. O, zgrozo! O, RODO!

Bezpieczeństwo danych osobowych głównym celem  RODO
To wszystko dlatego, że 25 maja 2018 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. o ochronie przetwarzania danych osobowych osób fizycznych dotyczące swobodnego przepływu takich danych i  uchylające starszą dyrektywę 95/46/WE. Rozporządzenie zwane po polsku RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), a po angielsku GDPR (General Data Protection Regulation).

W związku z tym zalała nas fala newsletterów: informujących o sposobach gromadzenia danych i ich przetwarzania, wykorzystywania, przechowywania oraz usuwania; proszących o uaktualnienia danych, wyrażenie zgody bądź wyrażenie braku zgody; newsletterów z szeregiem załączników w postaci nowych regulaminów prywatności. Oprócz tego urywają się telefony, w których pracownicy call centers przypominają, proszą i informują o  tym, czy uaktualniło się dane, wyraziło zgody i przeczytało wszystkie informacje. Podobnie ma się sytuacja ze skrzynką SMS (od tygodnia zablokowaną przypomnieniami). Z tradycyjnej skrzynki pocztowej wysypują się listy z banków. A jakby tego było mało, telefon i komputer przestały spełniać swoją funkcję – zwykle służyły do pracy, dziś do klikania aktualizacji. Mam wrażenie, że maszyny przejęły stery nad rzeczywistością.

Cała Europa zmaga się ze skutkami nowej ustawy. Wszystkie portale społecznościowe, aplikacje, wszystkie firmy zmagają się z dostosowaniem się do wymagań nowego prawa, gdyż boją się kolosalnych kar. A zwykły Kowalski nic innego nie robi, jak czyta, uaktualnia, wdraża u siebie, wdraża w firmie, odpowiada na prośby innych. I tak mija nam końcówka słonecznego maja.

Prawdziwe tsunami w biznesie. Zniszczenia będą doszczętnie
Jeśli jesteś na rynku kilkanaście lub kilkadziesiąt lat, to uzbierałeś w swojej bazie pokaźną sumę odbiorców, kontrahentów, klientów, kontaktów. Co z tymi, którzy teraz odejdą? Jeśli każdy z nas wyśle newsletter, obawiam się, że w tym roku nie będziemy nic innego robić jak tylko uaktualnić dane. Uaktualnienia zajmą nam godziny pracy. Zastanawiam się, czy to naprawdę musi być aż tak skomplikowane... Czy w XXI wieku nie mogliśmy znaleźć prostszego, bardziej ludzkiego sposobu na wdrożenie RODO?

W ogólnym chaosie i w atmosferze paniki świetnie odnajdują się firmy szkoleniowe – produkują szkolenia w zakresie inspekcji danych osobowych, te profesjonalne i średnio-profesjonalne, dziś wszystko się sprzeda, bo potrzeby są wysokie. Powstało już nawet ubezpieczenie od RODO!

Zarabiają prawnicy wdrażając nowe umowy w firmach. Zarabiają informatycy wdrażając nowe systemy, powstał nawet nowy zawód inspektora danych osobowych, a przerażone firmy nie mogą zrobić nic innego, jak tylko ponosić dodatkowe koszty związane ze wdrożeniem RODO.

Po dwusetnym kliknięciu i przejrzeniu kolejnego newslettera robię się drażliwa… Pewnie część z nas w obawie przed karami za naruszenia przepisów (a są one niebagatelne, bo mogą wynieść nawet 20 mln euro lub 4 proc. dochodu) w ogóle przestanie wysyłać newslettery, a wszystkie excele z danymi osobowymi usunie na zawsze!

Duże firmy zatrudniają specjalistów. A co zrobią  kosmetyczki, które mają notesiki z danymi swoich klientów – jak te dane zabezpieczą? Na fali RODO powstanie wiele nowych firm, które będą specjalizowały się w sprawdzeniu poprawności danych osobowych. Czy te nadgorliwe będą próbowały się wzajemnie zwalczać, donosząc o braku procedur. Czy będą śmiałkowie, którzy postanowili zapomnieć o RODO i jak ktoś ich danych nie usunie, będą próbowali na tym zarobić. Nikt do końca nie wie, co nasz czeka po RODO.

Sprawdź, czy jesteś gotowy stawić czoła RODO
Sześć rzeczy, które powinna zrobić każda firma przed 25 maja 2018 roku, by stawić czoła RODO.
1. Poinformuj klientów, potencjalnych pracowników o przetwarzaniu danych osobowych, czyli spełnij warunki określone w klauzuli informacyjnej.
2. Uaktualnij treść zgody na przetwarzanie danych osobowych według zasad zgodnymi z RODO na stronach internetowych, w formularzach zamówień i w sklepie internetowym;
3. Podpisz upoważnienia dla pracowników zawierające klauzule RODO;
4. Podpisz nowe umowy powierzenia z podwykonawcami – biurem rachunkowym, informatykami, firmami dostarczającymi narzędzia IT, etc.;
5. Przygotuj rejestr czynności – w tym rejestr zawierający czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych;
6. Wdróż i opracuj politykę bezpieczeństwa danych w celu ich ochrony.

Trzymam więc mocno kciuki za wsze uaktualnienia baz, polityki prywatności i procedur. Ustawa robi porządki w naszych bazach – to dobrze, ale nie dajmy się zwariować i nie róbmy tego w taki sposób, by nasi kontrahenci na zawsze kojarzyli nas z katastrofą żywiołową RODO.

Jak przygotować prezentację, żeby wygrać przetarg

Wybór agencji eventowej to dla zleceniodawcy trudna decyzja. Prezentacja (której zadaniem  jest przekonanie klienta, że wybierając naszą agencję może spać spokojny o efekt końcowy) może ją ułatwić i zapewnić powodzenie, jeśli zadbamy o kilka kluczowych elementów.

Standardem na rynku jest już organizowanie przetargów przez prywatne firmy. Wysyłają one zapytanie ofertowe do kilku agencji, po czym na podstawie przesłanej propozycji decydują, z którymi wykonawcami przejdą do dalszych rozmów, zaproszą na spotkanie. Pozwala to zleceniodawcom nie tylko zorientować się w możliwościach agencji i trendach na rynku, porównać pomysły, ale też ocenić koszty.

Dobrze przygotowana oferta, najczęściej w formie prezentacji, może być więc elementem decydującym o tym, czy zostaniemy zaproszeni do następnego etapu. Jak zatem przygotować ofertę, aby pokonać konkurencję? Nie ma jednego, sprawdzonego sposobu, ponieważ każdy klient jest inny. Ma inne potrzeby, inny budżet i inne doświadczenia. Istnieje jednak kilka sprawdzonych taktyk, które sprawiają, że prezentacje są ciekawe, przejrzyste i zachęcające do bezpośredniego spotkania i poznania zespołu agencji.

Dobra prezentacja powinna:

1. Być adekwatna
Nasza oferta powinna precyzyjnie i kompleksowo odpowiadać na potrzeby klienta. Aby to osiągnąć niezbędne jest poproszenie klienta o wypełnienie briefu. Dobry brief powinien być tak skonstruowany, aby klient nie miał problemu z jego uzupełnieniem i nie zajmowało mu to więcej niż 20 minut, a jednocześnie zawierał kompletne informacje, dające dobry ogląd sytuacji, celu wydarzenia i oczekiwań co do charakteru, miejsca i kosztów. Mając wyczerpujące informacje od klienta, jesteśmy w stanie przygotować ofertę szytą na miarę. Prezentacja powinna realizować cele klienta, ale też uwzględniać specyfikę firmy i jej grupy docelowej, a także być dopasowana do budżetu. Jeśli nawet nieznacznie go przekracza, warto pokazać elastyczność oferty np. poprzez tańsze i droższe warianty, co może zwiększyć przychylność klienta do tych drugich.

2. Być atrakcyjna
Przesłana przez agencję oferta powinna być atrakcyjna na dwóch płaszczyznach: wizualnej i merytorycznej.

Prezentacja zawierająca kilkadziesiąt slajdów, głównie tekstowych i głównie chwalących agencję ma małe szanse na to, że zostanie przeczytana do końca, a co dopiero, że pokona inne oferty. Prezentacja jest wizytówką agencji, powinna więc być treściowo i wizualnie atrakcyjna.

Atrakcyjna, czyli jaka?  
Przede wszystkim zwięzła, zatem ograniczmy się do maksymalnie kilkunastu slajdów, w których pokażemy kluczowe informacje i maksymalnie kilka wariantów scenariuszy, lokalizacji itp. Nie zasypujmy klienta nadmiarem propozycji, ponieważ zamiast pokazać naszą wszechstronność, wprowadzamy chaos i utrudniamy decyzję, przytłaczając ilością informacji. Klient powinien czuć, że agencja wie czego on potrzebuje.

Atrakcyjna prezentacja powinna być też estetyczna – zadbajmy o ładny szablon, ogólny porządek i przejrzysty strukturę, czytelne czcionki, elementy wizualne (jak zdjęcia obiektów) i multimedialne. Przed wysłaniem sprawdźmy jeszcze raz, czy nie zawiera błędów językowych i merytorycznych.

I najważniejsze – atrakcyjność samej oferty. Ważne, aby nasza propozycja wywoływała efekt “wow”. Warto pomyśleć nad niestandardowymi rozwiązaniami, aby wyróżnić się na tle konkurencji i zwrócić uwagę klienta. Nasza kreatywność powinna jednak mieścić się w granicach, które klient uznaje za dopuszczalne, pasować do stylu komunikacji i wizerunku klienta.

3. Być dopracowana
Klienci oczekują, że zostaną obsłużeni kompleksowo, nie będą musieli dbać o kwestie organizacyjne ani techniczne, wszystkim zajmie się wynajęta agencja. Warto pokazać, że potrafimy zapewnić najlepsze rozwiązania logistyczne (transport, zakwaterowanie, wyżywienie, atrakcje), zagwarantować sprawną obsługę, zadbać o zaplecze, sprawdzonych wykonawców i bezpieczeństwo uczestników. A także o promocję, np. dokumentację wydarzenia (filmy, zdjęcia, aplikacje). Prezentacja nie powinna pozostawiać żadnych wątpliwości i w pełni wyczerpywać zapytanie klienta.

4. Pokazywać przewagę agencji
Ostatnie 2-3 slajdy możemy poświęcić swojej firmie. Warto pokazać zespół, podobne realizacje, osiągnięcia, nagrody i referencje klientów. Wszystko to, co wyróżnia nas na tle innych agencji i może mieć znaczenie dla klienta. Dobrze, jeśli nasz dorobek świadczy też o tym, że znamy branżę klienta i jego grupę docelową.

Nawet najlepiej przygotowana prezentacja może przegrać z mniej atrakcyjną propozycją, jeśli będzie ona tańsza od naszej, a cena okaże się kluczowym kryterium oceny. Dlatego bardzo ważne jest pokazanie, że koszty mają swoje uzasadnienie w doborze miejsca, wykonawców czy atrakcji oraz w przejrzysty sposób pokazać wynagrodzenie agencji. Ważne jest też pierwsze wrażenie, jakie zrobimy na kliencie. Umiejętność słuchania jego potrzeb i zbudowanie porozumienia może mieć decydujący wpływ. Nasze profesjonalne, indywidualne i elastyczne podejście powinno być więc widoczne na każdym etapie, od prezentacji oferty do ostatniego dnia realizacji zlecenia.

 

Duży klient, trudny klient, czyli o współpracy z korporacjami

Ze względu na specyficzny charakter współpracy pozyskanie klienta korporacyjnego to dla agencji eventowej duża szansa, ale i duże ryzyko. Z jednej strony mamy do czynienia z ostrymi wymaganiami, coraz większą świadomością branży eventowej oraz wysoko zawieszoną przez klientów poprzeczką. Z drugiej – pojawiają się trudności w komunikacji, negocjacjach i płatnościach. Na co się przygotować, starając się o współpracę z gigantami?

Dla wielu, zwłaszcza mniejszych, agencji eventowych możliwość współpracy z dużym klientem to jak wygrana na loterii. Znana marka w portfolio pomaga zainteresować swoją ofertą kolejnych potencjalnych zleceniodawców, potwierdza znajomość branży i profesjonalizm. Wielcy gracze dysponują też zazwyczaj większym budżetem. Nie dziwne, że agencje szukają okazji do takiej współpracy, nawet jeśli wiąże się ona z wytężonym wysiłkiem i większym ryzykiem na wielu płaszczyznach.

Agencjo, domyśl się
Zacznijmy od ofertowania. Duzi klienci dużo wymagają, ale rzadko dostarczają wystarczającą ilość informacji pozwalających na przygotowanie adekwatnej oferty. Najczęściej osoba wyznaczona do kontaktu z agencją przekazuje krótką listę wymagań, oczekując, że to agencja się wykaże. Mimo że w korporacjach pracuje coraz więcej osób z doświadczeniem w branży eventowej, ich kultura organizacyjna stwarza wiele trudności we współpracy z agencją.

Czasem trudno jest wyegzekwować brief, a nawet gdy go otrzymamy, jest on niepełny lub powierzchowny, zazwyczaj brakuje informacji nawet o zakładanym budżecie. Najczęściej wynika to z braku czasu, nie da się go jednak zaoszczędzić, przygotowując niekompletny brief. Oczywiście naszym zadaniem jest przygotować propozycję atrakcyjną i zaskakującą, ale przede wszystkim realizującą cel biznesowy klienta w jego możliwościach finansowych. Dlatego niewystarczająca liczba informacji (od tych dotyczących oczekiwań co do charakteru imprezy, po informacje na temat budżetu) sprawia, że agencja musi działać nieco po omacku, zgadując, co spodoba się klientowi i na co może sobie pozwolić po względem finansowym i kreatywnym. Większość energii pożytkowana jest na zastanawianie się, co klient ma na myśli, zamiast na przygotowywanie oryginalnych, konkurencyjnych propozycji. 

Czas na casting 
Kolejnym utrudnieniem jest tendencja dużych firm do wysyłania zapytań nawet do kilkunastu firm, bez wcześniejszej selekcji. Korporacje nie wykonują wysiłku zapoznania się choćby z ofertą na stronie, zadania pytań wstępnych, zorientowania się w możliwościach agencji. Powód znów jest oczywisty – brak czasu. Wysłanie maila z prośba o ofertę zajmuje go mniej czasu i przenosi proces selekcji na etap otrzymania ofert. Niestety nikt nie myśli o tym, że przygotowanie oferty przez profesjonalną agencję nie polega na “kopiuj-wklej” z wcześniejszych ofert, ale indywidualnym dopasowaniu lokalizacji, atrakcji, rozwiązań i wykonawców. W pracy z korporacją spodziewaj się więc, że będziesz musiał poświęcić dużo czasu na etap przygotowania oferty i negocjacji, mając małe szanse, że przebijesz się przez kilkunastu konkurentów. Ale, jak napisałam na początku, gra i tak jest dla większości warta świeczki. 

A czemu tak drogo...
Gdy już przygotujemy ofertę, musimy być przygotowani na twarde negocjacje. Korporacje wbrew pozorom nie lubią wydawać dużych pieniędzy, będą więc wnikliwie analizować kosztorys. Zrozumiałe jest, że nikt nie lubi przepłacać i stara się znaleźć wykonawcę jak najlepszego i jak najtańszego, jednak często dochodzi tu do absurdów. Firmy rozkładają kosztorys na czynniki pierwsze, obawiając się, że agencja wywindowała swoją marżę. Nie zastanawiają się, jak tańsze rozwiązania mogą wpłynąć na efekt końcowy i powodzenie eventu. Czy jeśli kupujesz mercedesa, pytasz ile kosztuje fotel? No właśnie. W pracy z klientem korporacyjnym na takie pytania trzeba się przygotować.

Niestety głównym kryterium oceny staje się cena, przez co Twoja kreatywność może mieć niewielkie znaczenie. Korporacyjne działy zakupów porównują oferty głównie na poziomie liczb, jak towar, nie patrząc na pomysłowość czy nowatorskość zaproponowanej konwencji (której przecież tak oczekują na poziomie briefu). 

Pomysł tak, agencja nie
Największe ryzyko dotyczy jednak procederu, który niestety zdarza się dość często: firmy po zapoznaniu się z ofertą dziękują agencji za współpracę, a zaproponowany scenariusz realizują same lub zlecają go tańszemu wykonawcy. Trudno dochodzić tu swoich praw i udowodnić, że Twoja oferta była unikalna.

Zatory płatnicze
Jeśli udało Ci się wygrać przetarg i Twoja oferta została wybrana, czeka Cię jeszcze kilka wyzwań, ale najtrudniejszym może być… wyegzekwowanie płatności. Niedotrzymywanie terminów wyznaczonych na fakturach jest tak samo częste wśród małych, jak i dużych klientów. Dobrym rozwiązaniem jest obowiązek przedpłaty części wynagrodzenia. Jednak w przypadku korporacji zazwyczaj taka propozycja nie przechodzi, gdyż wiele z nich stosuje 45-dniowy (a niekiedy nawet 90-dniowy) okres płatności po wystawieniu faktury i po wykonaniu pracy. Pojawia się problem kredytowania eventów przez agencje. Bywa, że przygotowanie imprezy zajmuje kilka miesięcy, w tym czasie agencja musi sama ponosić koszty przygotowań lub opóźnić wypłatę wykonawcom również o kilka miesięcy. 

***

Te wszystkie trudności sprawiają, że wiele agencji rezygnuje z dużych klientów i wydarzeń, choć wiążą się one potencjalnie z większym zarobkiem. Szkoda, ponieważ klient z otwartą głową daje możliwość zrealizowania śmiałych projektów i wykazania się kreatywnością agencji. Ryzyko jest jednak zbyt duże praktycznie na każdym etapie współpracy. 

Niestety winne często są obie strony – brak zrozumienia i znajomości branży eventowej po stronie klienta oraz wiele nieuczciwych lub „pazernych” agencji, które zawyżają i ukrywają koszty. Ale może jest to związane z koniecznością samodzielnego pokrywania wydatków zanim wpłynie wynagrodzenie od klienta? Warto o tych wszystkich bolączkach i obawach mówić otwarcie, aby zmienić kulturę biznesową i zasady współpracy firm oraz agencji w Polsce. 

 

Event kreatywny, czyli jak zaskoczyć klienta. Poznaj przykłady niesztampowych pomysłów na eventy

Event jest świetną okazją do promocji firmy, ale i integracji wewnętrznej zespołu lub pracowników z klientami. Siłą napędową takiego wydarzenia powinny być niecodzienne doświadczenia i emocje, które sprawią, że event będzie niezapomnianym przeżyciem. Jak zapewnić takie doświadczenie? Oto kilka sprawdzonych, choć zdecydowanie niesztampowych pomysłów na kreatywny event. 

Organizatorzy eventów muszą nieustannie poszukiwać nowych miejsc, atrakcji i idei, które pozwolą zaskoczyć klienta i zapewnić mu wspaniałe i trwałe wspomnienia. Nie jest to proste zadanie, ponieważ klienci coraz częściej uczestniczą w różnego typu imprezach i stają się coraz bardziej wymagający. Generalnie jako organizator mamy dwie drogi: pierwsza to nietypowa, unikalna lokalizacja, a druga to zaskakujący, silnie angażujący scenariusz i niepospolite atrakcje. 

Nasza agencja stara się zawsze łączyć obie te drogi, aby zapewnić wyróżniającą się na tle konkurencji ofertę. Jak to robimy? Jednym ze sprawdzonych sposobów na organizację kreatywnego, niezapomnianego eventu jest wybór oryginalnej lokalizacji. Niecodzienna atmosfera miejsca, np. poprzez swoją egzotyczną, nieco niebezpieczną czy surową naturę albo zachwycającą architekturę, pomaga zbudować odpowiednią atmosferę i podgrzać emocje. Wprowadza uczestników w odpowiedni nastrój i mobilizuje zespół do aktywnego uczestnictwa. Jeśli dodać do tego zakwaterowanie w nietypowym obiekcie i poruszanie się np. niecodziennym pojazdem, a także fascynujące atrakcje... moc wrażeń gwarantowana!

Oto kilka moich sprawdzonych propozycji na kreatywny, zaskakujący event:

1. Kraina Lodu
Przykładem wyróżniającego się eventu może być odkrywanie Krainy Lodu. Rejs lodołamaczem Sampo po skutym lodem morzu Finlandii i kąpiel w Morzu Północnym to ekscytujące doświadczenie. Dopełnieniem zimowej przygody będzie nocleg w igloo lub lodowym hotelu. Wśród aktywności proponuję przeprawy na skuterach i psimi zaprzęgami czy zabawy traperskie. Malownicze, śnieżne krajobrazy i niecodzienne atrakcje są niezapomnianym przeżyciem dla spragnionych mocnych emocji, a do tego fantastycznie sprzyjają integracji. Lodowce mają tę moc! 

2. Wschód Słońca w Himalajach 
Wyprawami obfitującymi w mocne wrażenia są organizowane przez naszą agencję jeep safari u podnóży Himalajów. Surowa przyroda, pustynny krajobraz, dzikie zwierzęta, majestatyczna architektura i zachwycające trasy widokowe. Program zwiedzania można wzbogacić o rafting, trekking i noclegi w namiotach. Świetna propozycja dla młodego, sprawnego, żądnego przygód zespołu.

3. Na krańcu Północy 
A może trekking przez arktyczną tundrę? Wyprawa na norweski Spitsbergen to niesamowita przygoda, którą proponuję żadnym doświadczenia surowej przyrody, prawdziwego outdooru bez wytyczonych szlaków. Wędrówka z dala od cywilizacji, krainą wiecznego lodu, śniegu i polarnych niedźwiedzi robi piorunujące wrażenie.

4. Via ferraty w Alpach lub Dolomitach
Wyprawa na via ferraty (ubezpieczone drogi wspinaczkowe) to dla amatorów i początkujących wędrowców wysokogórskich mega doświadczenie. Wspinaczka po ubezpieczonym szlaku Alp czy Dolomitów to prawdziwa przygoda. Niesamowite krajobrazy i adrenalina towarzysząca wyprawie wyzwalają ogromne emocje i silnie cementują zespół. Poziom wycieczki można dostosować do poziomu uczestników, wybierając szlak o odpowiedniej trudności. Swoje via ferraty mają też Francja, Hiszpania czy Szwajcaria, a nawet bliskie nam słowackie Tatry.

5. Farma ślimaków
Bliżej poziomu morza również można zapewnić uczestnikom niecodzienne atrakcje. Jednym z ciekawszych miejsc, które budzi duże zaskoczenie i entuzjazm uczestników jest farma ślimaków w belgijskiej Walloni. Mało kto potrafi sobie wyobrazić hodowlę ślimaków i proces produkcji 600 tys. okazów rocznie. Wycieczka okraszona licznymi ciekawostkami kończy się degustacją oryginalnych przysmaków. 

6. Sekretne życie drzew
By znaleźć osobliwą miejscówkę na event wcale nie musimy organizować eskapady na drugi koniec świata. Również w Polsce można znaleźć lokalizacje, które zaskakują i zachwycają uczestników. Jednym z moich ulubionych jest obiekt położony w wąwozach Nałęczowa. Pensjonat kilka metrów nad ziemią to drewniane, luksusowe apartamenty, dosłownie zawieszone na drzewach niczym domki z bajki. Kraina z dziecięcych marzeń, bujna zieleń i urok lessowych wąwozów to wymarzona miejscówka na warsztaty czy zajęcia team buildingowe.

7. Pomoc i zabawa
Idea CSR, czyli społecznej odpowiedzialności biznesu, stwarza duże pole do popisu agencjom eventowym. Eventy wspierające działania CSR to idealna okazja do niesztampowej integracji, a przy okazji niesienia pomocy potrzebującym. Pomysłów jest wiele, najlepiej angażują akcje blisko związane z działalnością firmy, jej misją. Można zaprosić uczestników do odmalowania domu dziecka czy placu zabaw, organizacji festynu czy przedstawienia dla dzieci z hospicjum, zbiórki potrzebnych rzeczy dla bezdomnych itp. Odpowiednio przygotowana formuła i scenariusz łączą wspólną pracę, zabawę i integrację. Satysfakcja i radość płynąca ze zrobienia czegoś pożytecznego dla społeczności czy środowiska jest nie do przecenienia. 

Kreatywny event ma za zadanie w atrakcyjny, zaskakujący sposób wyciągnąć pracowników z codziennego środowiska i zajęć, przenieść ich w zupełnie inne otoczenie, zmobilizować do wspólnego działania i zmiany myślenia o sobie i swojej firmie. Rozładowanie stresu, zmierzenie się z własnymi ograniczeniami, doświadczenie nowych, ekscytujących emocji zwiększa poczucie zadowolenia ze swojego życia i pracy. Bez względu na to, czy wybierzemy egzotyczną wyprawę do Azji czy lokalną integrację, naszym celem jako agencji jest zaskoczyć klienta i zapewnić jak najbardziej pozytywne doświadczenie. Tak, by wspomnienia z eventu były tematem ekscytujących rozmów jeszcze długo po jego zakończeniu. 

 

Jak wybrać dobrą agencję eventową – 10 kroków do udanej współpracy

Dobra agencja eventowa wie, jak stworzyć program wydarzenia, który wydobędzie z ludzi to, co najlepsze. W przeciwieństwie do słabych agencji, potrafi pokierować eventem tak, by jego uczestnicy nie zanudzili się lub nie upili. Co jeszcze charakteryzuje dobrą firmę świadczącą usługi w tej branży? Umiejętność zarządzania budżetem, czasem i ludźmi w taki sposób, aby osiągnąć możliwie najlepszy dla klienta rezultat. 

Branża eventowa jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi gospodarki. Każdego roku na rynek wkraczają nowe agencje eventowe z coraz ciekawszymi ofertami, stronami internetowymi i coraz lepiej przygotowanym zespołem. To, jak agencja prezentuje się w internecie, to jednak nie wszystko, czego powinniśmy się o niej dowiedzieć, zanim rozpoczniemy współpracę.

Załóżmy, że Twoja firma nie przygotowywała jeszcze eventów, a dziś stanąłeś przed zadaniem zorganizowania konferencji, wyjazdu motywacyjnego czy jubileuszu – poniższe wskazówki pomogą Ci wybrać profesjonalnego partnera do współpracy.

1. Przygotuj brief 
Brief to pierwszy krok do udanej współpracy. Spisanie w jednym dokumencie wszystkich wymagań, ograniczeń, a przede wszystkim dokładne przedstawienie celu wydarzenia i informacji o uczestnikach przyśpieszy przygotowanie oferty i wpłynie na to, że propozycje, jakie otrzymamy, będą bardziej adekwatne do tego, co chcemy osiągnąć. Każda profesjonalna agencja eventowa zaczyna pracę od zapoznania się z briefem. Przygotowanie jednego dokumentu, który później roześlemy do kilku agencji, ma jeszcze jedną korzyść – wszystkie agencje otrzymają takie same wytyczne, co w efekcie ułatwi nam później porównanie otrzymanych ofert.

2. Zasięgnij języka
Jeśli masz możliwość zasięgnięcia opinii kolegów, którzy mają doświadczenie we współpracy z agencjami eventowymi, zapytaj ich o zdanie. Bezpośrednia rekomendacja to najlepsze źródło informacji. Weź jednak pod uwagę charakter wydarzenia, jakie chcesz zorganizować – niektóre mniejsze agencje mogą być świetne w przygotowywaniu warsztatów i szkoleń, ale niekoniecznie w organizowaniu wyjazdów motywacyjnych.

3. Wstępna weryfikacja agencji przez internet
Najważniejsze informacje, jakie należy sprawdzić podczas szukania agencji przez internet, to: sprawdzenie, czy strona agencji i profile w mediach społecznościowych są stale aktualizowane; dotychczasowe realizacje, czyli portfolio (czy agencja organizowała wcześniej wydarzenia o charakterze podobnym do tego, jaki planujemy);  doświadczenie zespołu; informacje, od kiedy agencja jest na rynku. 

4. Poszukaj informacji o zarządzie agencji 
Profesjonalne agencje nie boją się umieszczenia na swoich stronach internetowych informacji  o członkach zarządu. Warto sprawdzić doświadczenie osób kierujących zespołem, to, jak długo pracują w danej agencji oraz poszukać informacji na ich temat w internecie.

5. Nagrody i stowarzyszenia 
Kolejnym aspektem, jaki warto wziąć pod uwagę podczas oceny agencji, są nagrody i wyróżnienia w konkursach branżowych oraz działalność w stowarzyszeniach branżowych. Prężnie rozwijającym się agencjom zależy na uczestnictwie w takich wydarzeniach, o czym zwykle informują na swoich stronach internetowych.

6. Dowiedz się, jakie OC posiada agencja 
Ważna, aczkolwiek często pomijana informacja to kwestia ubezpieczenia OC. Kierując zapytanie do agencji, warto dokładnie się dowiedzieć, jaki jest jego zakres.  

7. Sprawdź agencję w Krajowym Rejestrze Dłużników
Kolejną ważną dla nas informacją jest płynność finansowa agencji. Dzięki sprawdzeniu firmy w Krajowym Rejestrze Długów dowiesz się, czy firma nie została wpisana na listę dłużników, czyli czy nie ma zaległości wobec podwykonawców, hoteli i innych firm. 

8. Na te aspekty zwróć uwagę podczas składania zapytania
Istotną informacją na temat możliwości agencji jest jakość komunikacji. Bardzo wiele o sposobie działania agencji powie nam już pierwszy kontakt, bo sprawna komunikacja to podstawa działania w tak dynamicznej branży. Należy zwrócić uwagę na czas oczekiwania na odpowiedź, doświadczenie osób kontaktujących się, zadawane pytania i to, czy informacje, jakie otrzymujemy, są wyczerpujące. 

9. Weryfikacja ofert
Pierwszym aspektem, na jaki powinniśmy zwrócić uwagę, oceniając otrzymane oferty, jest to, czy odpowiedzi, jakie otrzymaliśmy, są zgodne z briefem, to znaczy, czy została nam udzielona adekwatna informacja uwzględniająca wszystkie wymagania i ograniczenia zawarte w briefie. 

10. Porównaj oferty pod kątem ceny
Kwestia zarządzania budżetem to jeden z tych aspektów, w którym agencje eventowe bardzo się od siebie różnią. Sprawdź, która agencja oferuje najatrakcyjniejszy program wydarzenia w ramach przewidzianej kwoty. 

Stworzenie wydarzenia, które pozytywnie zapisze się w pamięci uczestników, to prawdziwa sztuka. Mam nadzieję, że powyższe wskazówki pomogą Ci wybrać agencję idealną, która przygotuje wydarzenie, które będzie miało prawdziwy POWER! 

 

Idealny obiekt hotelowy – czym powinien się charakteryzować?

W Polsce powstaje coraz więcej nowych obiektów hotelowych i konferencyjnych. Niestety fakt, że są nowe niekoniecznie oznacza, że są dobrze przystosowane do potrzeb agencji eventowych. Z tego tekstu dowiesz się, jakie czynniki warto wziąć pod uwagę, by ulepszyć ofertę swojego hotelu. 

Wykonawcy i projektanci hoteli często nie pytają organizatorów wydarzeń, czego naprawdę potrzebują. A przecież byłaby to bardzo prosta droga do tego, by lepiej spełniać oczekiwania agencji i klientów oraz zapewnić sobie pełne obłożenie hotelu przez cały rok.

Potrzeby agencji się zmieniają i nie zawsze są takie, jakie na pierwszy rzut oka mogą się wydawać. Tak samo jak nie warto oceniać książki po tytule, tak my, eventowcy, nie oceniamy hotelu po powierzchni holu  czy wielkości basenu. To wszystko jest ważne, ale lata doświadczenia udowodniły nam, że najważniejszym atutem obiektu hotelowego jest jego manager. Bez dobrego gospodarza nie ma udanej współpracy.

Zarządcy obiektów hotelowych nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że oceniamy współpracę z nimi pod kątem tego, czy ułatwiają nam wykonanie naszej pracy, czy raczej to utrudniają. Specyfiką naszej branży jest ogromna dynamika działania i od idealnego obiektu hotelowego oczekujemy, że dostosuje się on do naszego tempa pracy. Czekanie przez kilka dni na odpowiedzi na proste pytanie jest dla nas ogromnym utrudnieniem, dlatego preferujemy jedną osobę do kontaktu, która nie musi pytać szefa o każdą najmniejszą rzecz.

Otrzymując ofertę, agencja oczekuje również, że będzie ona w jasny i precyzyjny sposób odpowiadać na wszystkie pytania. Ważnym argumentem są również rabaty proporcjonalne do wielkości  wydarzenia, np. trzy godziny dodatkowe imprezy gratis, teren zielony gratis, pokój dla organizatorów gratis.

Od strony praktycznej największym powodzeniem cieszą się obiekty hotelowe zlokalizowane w odległości nie większej niż 30 kilometrów od centrum miasta, które posiadają różne sale umożliwiające szerokie spektrum adaptacji i przystosowanie do różnego typu eventów. Taka odległość to kryterium, które pojawia się w 80 proc. zapytań, jakie otrzymujemy od naszych klientów.

Pod względem technicznym obiekt powinien udostępniać przestronne, wysokie i klimatyzowane sale i być wyposażony w sprawny sprzęt konferencyjny. Sieć wi-fi musi działać bez zarzutu w całym obiekcie, a prędkość łącza być przystosowana do potrzeb konferencji.

Hale powinny być przystosowane do dużych pokazów, ważne też, by posiadały zaplecze i umożliwiały wjazd aut do rozładunku z dużymi obciążeniami, a sieć elektryczna była przystosowana do wysokich obciążeń. Zwracamy również uwagę  na to,  by w recepcji było miejsce na stoisko organizacyjne oraz możliwość wyświetlania harmonogramu wydarzenia na ekranie plazmowym.

Duże znaczenie ma dla agencji również bezpieczeństwo obiektu. Hotel powinien być chroniony,  a personel przeszkolony w taki sposób, aby zagubione przedmioty szybko odnajdywały właścicieli.

Wygląd i czystość obiektu są bardzo ważne, niezależnie od jego standardu. Krzesła – każde z innej parafii, czy brudne obrusy to nie jest jakość, którą możemy zaoferować naszym klientom. Okazuje się jednak, że czystość wcale nie jest kwestią oczywistą, bo zdarza się, że w pięciogwiazdkowym hotelu musimy prosić o domycie zaśniedziałych kranów w łazience. Pracujemy z największymi firmami na rynku, czyli z najbardziej wymagającymi, dlatego hotele powinny wykazywać się dużym zrozumieniem i ogromną elastycznością. Zmiana koloru wystroju czy bombek na choince na życzenie klienta albo przestawienie mebli to nie są dziś „zachcianki” – to standard.

Klienci oczekują od nas coraz lepszych eventów i coraz wyższych standardów. Hotele muszą to rozumieć. Organizując wydarzenia lubimy być pewni, że nie tylko nam zależy na tym, by goście wracali do domu zadowoleni.

Jeszcze gorzej przedstawia się sytuacja w obiektach innych niż hotele. Zdarza się, że obiekt współpracuje tylko z jednym dostawcą cateringu, który ani nam, ani naszym gościom nie odpowiada i oprócz tego jest drogi. To utrudnia pracę i ostatecznie zawsze prowadzi do tego, że zaczynamy rozglądać się za alternatywą.

Dla organizatorów ważne są również takie udogodnienia jak teren zielony, na którym można przygotować różnego rodzaju atrakcje na świeżym powietrzu, np. team building. W polskich warunkach zaletą jest też możliwość zadaszenia terenu zielonego, by wydarzenia mogły bez przeszkód obyć się mimo mżawki. Dodatkową atrakcją mogą być np. konie, auta off-roadowe, kajaki czy rowery wodne – wszystko, co umili gościom spędzanie czasu wolnego na terenie obiektu.

Dobrze również, jeśli po dniu  pełnym wydarzeń i atrakcji goście mogą odpocząć w spa, zrelaksować się na basenie lub nad wodą, a bardziej aktywni pograć w bilard lub w kręgle.

Nasza agencja zwraca uwagę na mnóstwo szczegółów. Czasem możemy przymknąć oko na pewne detale, jeśli kompetentny, życzliwy i doświadczony zespół hotelu przekona nas, że wspólnie możemy wypracować odpowiednie rozwiązania w kwestiach, które budzą nasze wątpliwości.

 

Szampan, wrotki i wywrotki, czyli o alkoholu na imprezach firmowych

Niedawno wkroczyliśmy w nowy rok, jest to też mój pierwszy artykuł na tym blogu, dlatego mam nadzieję, że pozwolicie, że zaczniemy od symbolicznego otwarcia butelki szampana – mój powitalny wpis chciałabym poświęcić tematowi alkoholu na eventach firmowych.

Alkohol jest autorem wielu mrożących krew w żyłach historii, dramatycznych zwrotów akcji i niekoniecznie wzniosłych uniesień. Jednak historie takie jak ta, gdy na pięciodniowym wyjeździe integracyjnym po dwóch dniach skończyły się wszystkie trunki, a straty hotelu były tak duże, że firma została poproszona o jego opuszczenie, czy takie jak ta, kiedy na imprezie bożonarodzeniowej z powodu nadużycia alkoholu wręczono wypowiedzenia 10 pracownikom, dziś coraz rzadziej krążą w kuluarach agencji eventowych.

Jeszcze niedawno eventowcy rwali sobie włosy z głowy, gdy po setkach godzin włożonych w przygotowywanie eventu wizerunkowego sam prezes firmy zamykał imprezę z głową w torcie. Dziś z ulgą muszę przyznać, że społeczeństwo nam się edukuje i skutki picia, przynajmniej na imprezach firmowych, są coraz mniej dramatyczne. Mimo że raporty Światowej Organizacji Zdrowia mówią, że pijemy coraz więcej, to rzadziej niż kiedyś „odpięcie wrotek” następuje w warunkach służbowych.

„Kto nie pije, ten kapuje” – jeszcze niedawno ta zasada obowiązywała wszystkich. Dziś bardziej niż pracownicza solidarność imponuje nam lekko snobistyczna wykwintność. Kobiecie wypada zamówić lampkę wina, w dobrym tonie jest prosecco, mężczyźni natomiast chętnie wybierają szklaneczkę whisky czy lampkę koniaku. Odważniej niż kiedyś sięgają też po alkohole słabsze, bo kryterium męskiego wyboru coraz rzadziej jest liczba procentów. Zwłaszcza wśród pracowników wyższego szczebla wódka stała się faux pas. Tajemnicą poliszynela jest to, że statystyki mocy podbijają za to handlowcy i pracownicy niższego szczebla. Murowaną pozycję w rankingu ma również branża budowlana, a mocny kurs na procenty trzyma także logistyka.

Ogólnie jednak na imprezach firmowych pijemy mniej. Moim zdaniem wynika to z trzech powodów: polityka firm stała się pod względem alkoholu bardziej restrykcyjna, to już nie te czasy, gdy kadrowa z prezesem wywijali na parkiecie do rana; zmienia się sama kultura picia i chętniej sięgamy po mniej „oczywiste” alkohole; dodatkowo programy wyjazdów integracyjnych pękają w szwach od ciekawych wydarzeń, mniej jest więc czasu na alkohol.

Istnieje kilka prawidłowości dotyczących alkoholi na eventach:
•   najwięcej alkoholu spożywa się pierwszego dnia – nie wiadomo, czy to rozładowanie stresu, czy tęsknota za kieliszkiem, ale taka jest reguła.  Dobrze więc, by następnego dnia śniadanie i zajęcia rozpocząć nieco później;
•   sposób dystrybucji alkoholi i ich dostępność należy dostosować do uczestników.  Na niektóre branże trzeba po prostu uważać.

Do kwestii dostępności alkoholu na imprezach możemy podejść na trzy sposoby. Pierwszym rozwiązaniem są kupony – jego plusem jest to, że łatwiej można kontrolować to, na ile uczestniczy mogą sobie pozwolić. Minusem –  polska zaradność, bo niepijący oddają swoje kupony pijącym i summa summarum jedni są bardzo trzeźwi, a inni bardzo pijani. Tutaj trzeba postawić na dobrze przemyślane rozwiązanie.

Drugim sposobem, stosunkowo rzadziej praktykowanym, jest zamawianie alkoholu na rachunek, czyli każdy uczestnik zamawia to, na co ma ochotę z karty, a potem firma reguluje rachunek. To rozwiązanie wiąże się z wyższymi kosztami dla firmy, gdyż z reguły alkohole w hotelach są drogie.

Trzecia możliwość to open bar, czyli każdy pije tyle, ile chce. Open bar najlepiej sprawdza się przy długich wieczornych imprezach, gdzie dostępne są różne rodzaje alkoholu. To dobre rozwiązanie budżetowe dla firm. Do kolacji można zaproponować również tylko jeden rodzaj alkoholu, np. wino. Pijąc jeden rodzaj alkoholu, pijemy bardziej kulturalnie.

Ważnym zagadnieniem podczas planowania każdego eventu jest to, w jaki sposób w danej sytuacji podejść do kwestii alkoholu. Mimo że sytuacje „odpięcia wrotek" zdarzają się dziś rzadziej, to nie można  jeszcze powiedzieć, że problemy, których przyczyną jest alkohol, przeszły już do historii. Planując event, warto mieć świadomość tego, że również w kwestii alkoholu powodzenie imprezy zależy od umiejętnego ułożenia przez organizatora wyjazdu programu i atrakcji wydarzenia.

Wplatanie do programu wydarzeń kulturalnych degustacji w winnicach, warsztatów picia whiskey czy koniaków to okazja, by pokazać, że przyjemność picia alkoholu to również przyjemność smakowania i degustacji, która  niekoniecznie musi być mierzona mocą trunku.

Przypomniało mi się, że będąc ostatnio w Cannes, rozmawiałam z Francuzami, którzy kojarzą nasz kraj tylko z wódką. Smutne, bo tak jest wszędzie. Uważam, że tym ważniejsze jest to, byśmy jako organizatorzy wyjazdów zagranicznych tak układali programy imprez, by pozostawiać po sobie nie tylko wysokoprocentowe wrażenie.

Olga Krzemińska-Zasadzka – założycielka i managing director agencji Power, wiceprezes Stowarzyszenia Branży Eventowej.