Polityka zakupowa firmy a działania meeting plannerów
Standaryzacja procesu rezerwacji, oszczędność czasu, raporty – to niektóre korzyści wskazywane przez użytkowników platform online służących do bookowania hoteli i składania zapytań dotyczących usług MICE. Mimo wszystko część meeting plannerów nie jest przekonana do tego typu narzędzi. Co zrobić, aby ich wdrożenie miało sens i rzeczywiście ułatwiało pracę? Jak wygląda polityka zakupowa firm i korporacji? Na co kładziony jest największy nacisk, jeśli chodzi o negocjacje?
Budowa polityki zakupowej usług MICE i wdrażanie narzędzi z tym związanych nie jest rzeczą łatwą. Wiedzą o tym dobrze osoby odpowiedzialne za zlecanie i organizację wydarzeń. Z drugiej strony standaryzacja procesów planowania spotkań i wykorzystanie nowych technologii (np. platform online) w wyborze partnerów do współpracy pozwalają na szybszy dostęp do znacznie szerszej oferty. Poprzez łatwiejsze generowanie raportów i analiz pomagają również w zachowaniu przejrzystości wydatków, generując przy okazji tak bardzo pożądane w firmach oszczędności. Jak wygląda to wszystko praktyce? O polityce meeting plannerów w świetle zamawiania usług hotelowych, zarówno w przypadku organizacji wydarzeń MICE, jak i podróży służbowych, dyskutowano podczas tegorocznej konferencji Corporate Lodging Forum, organizowanej przez globalnego dostawcę usług hotelowych, firmę HRS. Spotkanie, skierowane do przedstawicieli branży corporate travel, odbyło się w Renaissance Warsaw Airport Hotel. W jego trakcie uczestnicy mieli okazję poznać zarówno punkt widzenia klientów, czyli zleceniodawców zamawiających niejednokrotnie bardzo zróżnicowane usługi MICE, ale także dostawców, specjalizujących się w dostarczaniu i obsłudze rozwiązań technicznych ułatwiających ten proces oraz oczywiście samych hotelarzy, do których skierowane są płynące z platform zapytania.
Poważny biznes
Z racji swojej specyfiki pieniądze przeznaczane na rezerwacje usług hotelowych w firmach i korporacjach przeważnie raportowane są przynajmniej w dwóch kategoriach. – Z jednej strony to wydatki pracownicze na noclegi indywidualne, które należą do kategorii podróży służbowych. Drugą grupę stanowią wydatki na rezerwacje grupowe (konferencje, kongresy, wyjazdy incentive – przyp. red.). W naszej firmie klasyfikowane są jako usługi marketingowe. Analizując ubiegły rok mogę powiedzieć, że należności dla hoteli stanowiły ok. 70 proc. wydatków marketingowych firmy – powiedziała podczas konferencji Corporate Lodging Forum Beata Bartosiak, purchasing manager w Siemens. Dotyczy to oczywiście nie tylko kosztów samych noclegów, ale w przypadku wydarzeń MICE także szeregu usług dodatkowych takich, jak m.in. obsługa cateringowa (przerwy kawowe, lunche, kolacje) czy wynajem sal konferencyjnych i sprzętu. Podział pomiędzy kwotami przeznaczanymi na podróże służbowe a aktywności MICE jest bardzo różny, w zależności od firmy. Bez względu na to można jednak powiedzieć, że są to znaczące kwoty. – Analizując dane HRS widzimy, że poziom wydatków na rezerwacje grupowe i konferencyjne to średnio ok. 40 proc. wszystkich wydatków hotelowych w firmach i korporacjach. Bez wątpienia to ważna kategoria zakupowa, którą warto dobrze zarządzać – powiedział Piotr Plak, business development manager Meetings & Groups w HRS.
Wielu graczy
Budowa polityki zakupowej usług MICE (standaryzacja procesów planowania spotkań i konferencji), szczególnie w dużych korporacjach, wymaga zaangażowania co najmniej kilku działów. Pierwszym i najbardziej oczywistym (będącym zarazem inicjatorem takiego działania) jest dział zakupów, tak jak ma to zresztą miejsce w każdej innej strategii zakupowej. – W przypadku obszaru MICE ciężko jest przygotować strategię nie angażując w to jeszcze działu marketingu, będącego jej głównym beneficjentem, korzystającym z wypracowanych rozwiązań. Marketing najczęściej współpracuje z działem sprzedaży, dlatego również trzeba go wziąć pod uwagę. Moim zdaniem warto też pamiętać o dziale szkoleń (będącym często częścią działu HR) oraz osobach, które są bezpośrednio odpowiedzialne za organizację wydarzeń – mówiła Beata Bartosiak. Jak przyznają zleceniodawcy, te dwa ostatnie elementy wcale nie są oczywiste i przez to dość często się je pomija. Wynika to z tego, że zarówno osoby przygotowujące szkolenia, jak i te realizujące inne działania wpisujące się w definicję MICE nie są czasami „przypisane” do konkretnych działów. Ich funkcje klasyfikowane są w różny sposób, w zależności od firmy. To rozproszenie powoduje, że po prostu łatwo o nich zapomnieć. Aby strategia zakupowa miała sens, trzeba jednak wziąć pod uwagę potrzeby wszystkich, którzy będą później zaangażowani w ten proces.
(...)
Michał Kalarus
Więcej w październikowym (2019) numerze THINK MICE.
ZAMÓW PRENUMERATĘ
