Problem double booking'u w liniach lotniczych
Double booking w powiązaniu z wydłużającymi się procesami decyzyjnymi po stronie zleceniodawców to jedna z największych bolączek organizatorów incentive travel. Problem ten dotyczy jednak nie tylko agencji, ale także linii lotniczych, pośredników oraz samych klientów. Co gorsza, niełatwo go wyeliminować.
Jednym z kluczowych elementów każdej imprezy turystycznej jest transport na miejsce pobytu. W przypadku incentive jest to najczęściej transport lotniczy. W procesie rezerwacji przelotów dla grup – korzystających z tego typu wyjazdów, ale także podróżujących w celach służbowych (business travel) – tzw. double booking stanowi poważny problem. O tym, jak próbować go zminimalizować, usprawniając procesy zakupu przelotów grupowych, dyskutowano niedawno podczas jednego z paneli odbywających się w ramach konferencji Polzak Marketing. Organizatorem imprezy było Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR oraz Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów (PSML). Zagadnienie double booking’u omawiane było też wcześniej, w ramach Dialogu Branżowego SAR-PSML Zleceniodawca-Agencja (projekt Dobry Przetarg). W największym skrócie chodzi o – nawet nie podwójne, jak sugeruje nazwa – ale wielokrotne rezerwowanie miejsc w samolotach dla tych samych osób. W praktyce, w przypadku grupy liczącej przykładowo sto osób, może dojść do sytuacji, że zostanie dla nich zabookowanych nawet dziesięć razy więcej foteli (z czego większość – 90 proc. – będzie oczywiście niepotrzebna, zaistnieją tylko na „papierze”). Jak to możliwe?
Sztuczny popyt
Aby zrozumieć istotę double booking’u trzeba dokładnie, od tzw. „kuchni”, przeanalizować sposób współpracy agencji incentive travel z liniami lotniczymi oraz ze zleceniodawcami. Geneza problemu pojawia się już na etapie ogłaszanego przez klientów przetargu, do którego zapraszanych jest kilka agencji (dobrze, jeżeli jest ich kilka, zdarzają się bowiem sytuacje, że briefowanych bywa nawet kilkanaście firm). Każda z nich, przygotowując ofertę dla swojego potencjalnego zleceniodawcy, oprócz budowy programu, doboru hoteli czy tzw. atrakcji dodatkowych na miejscu, dokonuje też wstępnej rezerwacji biletów lotniczych. To ważny element, gdyż od niego w dużej mierze zależą koszty całej imprezy oraz jej przebieg – program buduje się w oparciu o godziny przylotu i odlotu. Czasami rezerwacje zakładane są u jednego przewoźnika, czasami u kilku, aby dać klientowi możliwość wyboru ceny, trasy przelotu, liczby i długości przesiadek etc. Z tego powodu dla wspomnianej już przykładowej grupy stu osób w praktyce założonych może zostać nawet kilka rezerwacji, na różne przeloty – i to tylko przez jedną agencję incentive. Jeżeli weźmiemy do tego pod uwagę, że zleceniodawcy ogłaszając przetarg zapraszają do współpracy kilka takich firm, z których każda ma podobną politykę działania, liczba rezerwacji mocno się multiplikuje. Schemat jest prosty – im więcej agencji bierze udział w danym przetargu, tym większy problem double booking’u. „Zbrifowanie” nawet kilku agencji powoduje założenie co najmniej kilkudziesięciu rezerwacji. Z drugiej strony, klient ma prawo, a nawet powinien wysyłać swoje zapytanie ofertowe do kilku firm (pomijając sytuacje określane przez organizatorów jako patologiczne, kiedy zapytania są wysyłane do kilkunastu agencji), aby mieć możliwość porównania przedstawionych przez nich propozycji i dokonania najbardziej sensownego ze swojego punktu widzenia wyboru. Na tym polega istota każdego postępowania przetargowego. Ciężko więc znaleźć złoty środek.
Więcej w czerwcowym numerze THINK MICE.
ZAMÓW PRENUMERATĘ
