W Polsce pracodawca nie ma obowiązku ubezpieczać pracownika, którego wysyła na zagraniczny wyjazd. Trudno jednak wyobrazić sobie, by firma dbająca o swoich pracowników, szczególnie tych, których wysyła za granicę, nie zarządzała takim ryzykiem. Dotyczy to zarówno podróży służbowych, jak i wyjazdów incentive. 

Nie można przewidzieć momentu, w którym coś się wydarzy, ale można się na taką „nieprzewidywalną sytuację” przygotować. Jak zatem ubezpieczyć pracownika wyjeżdżającego za granicę? Pierwszym i najczęściej przychodzącym na myśl rozwiązaniem jest wykupienie klasycznej polisy ubezpieczenia „turystycznego”. Należy jednak  pamiętać, że w wielu wypadkach polisa turystyczna, jak sama nazwa wskazuje, obejmuje swoim zakresem turystów, a nie osoby wyjeżdżające za granicę służbowo. W przypadku podróży (np. incentive) organizowanej przez firmę dla pracowników, partnerów lub klientów, można rozpocząć dyskusję czy jest to wyjazd turystyczny, szkoleniowy czy może pracowniczy? Czy w takim przypadku pracownik firmy przygotowującej wyjazd jest w pracy czy wypoczywa? Wydaje się to dość trywialnym podejściem, ale wyjazd firmowy od turystycznego możemy oddzielać patrząc na to, czy pracownicy bądź klienci podczas takiej podróży korzystają z urlopu wypoczynkowego czy też są w delegacji. Przyjmując taką interpretację łatwo dokonać wyboru jakie ubezpieczenie wykupić – turystyczne czy firmowe (business travel insurance). 

Koszty leczenia  za granicą 
Ubezpieczenie kosztów leczenia pracowników wyjeżdżających za granicę to jedna z kluczowych kwestii. Chociaż nie jest jeszcze w naszym kraju zbyt popularna, na rynku nie brakuje ofert, które zapewnią odpowiednią ochronę w tym zakresie. Dla najczęściej podróżujących firma może wykupić ubezpieczenie długookresowe – nawet na cały rok, obejmujące nielimitowaną liczbę podróży. W przypadku firm, których pracownicy podróżują rzadko, ale jest ich wielu, oferta rynkowa zapewnia ubezpieczenia w wariancie osobodni, czyli wykupienie pakietu ubezpieczenia na określną liczbę dni ochrony. Przykładowo 100 osobodni ochrony pozwala wysłać 50 pracowników na dwudniowy  wyjazd integracyjny. Warto pamiętać, że podróżujący pracownicy to nie tylko ci, którzy wyjeżdżają z kraju na kilka dni. To także  cała rzesza pracowników oddelegowanych do dłuższej pracy poza granicami kraju (kontrakty wykonawcze w firmach budowlanych, inwestycje zagraniczne etc.). Czy to również podróż biznesowa? Zapewniając pracownikom przejazd, pobyt i zakwaterowanie warto przyjrzeć się tematowi ochrony ubezpieczeniowej, jaką możemy dla nich wykupić. Bez względu na miejsce wykonywania pracy, choroby i urazy mogą przytrafić się każdemu. Im dłużej pracownik przebywa za granicą, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie potrzebował skorzystać z tamtejszej opieki medycznej. 

Suma ubezpieczenia, a rodzaj wykonywanej pracy
Przyjętym systemem jest oferowanie topowym menadżerom i kadrze zarządzającej najlepszych pakietów ochronnych z wysokim sumami ubezpieczenia. Czują się oni docenieni, kiedy ich polisa opiewa na kilka milionów złotych, ale czy jest to wydatek, który firma musi i powinna ponosić? Czy wylatujący na jeden dzień prezes firmy potrzebuje niebotycznie wysokiego ubezpieczenia kosztów leczenia w wyniku zachorowania? Mając zaplanowany powrót do kraju w tym samym lub w następnym dniu i tak jak najszybciej będzie chciał wrócić do domu, a nie leczyć się za granicą. Podobnie rzecz ma się podczas wyjazdów incentive. Co innego koszty leczenia w następstwie nieszczęśliwego wypadku. Te powinny być odpowiednio wysokie, gdyż groźnemu wypadkowi (np. komunikacyjnemu) można ulec w każdej chwili. Przy okazji dostosowania polisy do stanowiska i wymagań, szczególnie ze strony top managementu, warto wspomnieć o możliwości rozszerzenia polisy dla tej grupy o usługi business concierge. Dzięki nim można skorzystać ze swego rodzaju „personalnego asystenta”, dostępnego 24 godz. na dobę. Jego rolą będzie np. przebukowanie biletu lotniczego, dokonanie rezerwacji „na ostatnią chwilę” restauracji na biznesową kolację etc. Asystent może nawet pomóc w przygotowaniu czasu wolnego po spotkaniach, w ramach coraz popularniejszego trendu bleisure, czyli łączenia wyjazdów biznesowych z prywatnymi. Repatriacja pracownika i zastępstwo Kolejnym ważnym aspektem ochrony ubezpieczeniowej w kontekście choroby  pracownika za granicą jest pokrycie kosztów jego powrotu do kraju, a także wysłania zastępstwa. Profesjonalna polisa ubezpieczenia pracowników w swoim zakresie może uwzględniać nie tylko koszt repatriacji, ale także pokryć koszty transportu pracownika, który zastąpi chorego. Dla firmy zatrudniającej wiele osób mogących zastępować się  nawzajem, istotne będą w zasadzie tylko dodatkowe koszty związane z transportem takich osób. Jeśli jednak firma nie dysponuje szerokim zapleczem HR i wysłany do pracy za granicą pracownik posiadał kompetencje i uprawnienia, jakich nie posiada nikt inny w firmie, konieczne może być zatrudnienie kogoś nowego na jego zastępstwo lub pokrycie strat, jakie nieobecność konkretnego  specjalisty generuje dla firmy. To ważne,  ponieważ podejmująca się realizacji zagranicznego kontraktu firma, bazująca na konkretnym specjaliście, którego kompetencje nie mogą być w szybki sposób zastąpione, naraża się na istotne ryzyko operacyjne – brak możliwości wykonania kontraktu lub wzrost kosztów w przypadku konieczności poszukiwania zastępstwa. Przed takim scenariuszem można się jednak zabezpieczyć, wykupując odpowiednie ubezpieczenie.  

(…)

Kamil Kutycki

Więcej w czerwcowym (2019) numerze THINK MICE.

ZAMÓW PRENUMERATĘ

----------------------------------------------------------------------------------------
O autorze 
Kamil Kutycki, zastępca dyrektora Departamentu Sprzedaży  ds. Affinity & Travel w Europ Assistance Polska  Posiada ponad 12-letnie doświadczenie w sektorze ubezpieczeń, w swojej karierze był odpowiedzialny za sprzedaż, rozwój i tworzenie produktów ubezpieczeniowych w modelu B2B oraz B2B2C. W Europ Assistance odpowiada za rozwój i dystrybucję ubezpieczeń turystycznych oraz produktów affinity. Absolwent Finansów i Bankowości Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu (obecnie Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu), Psychologii Zarządzania Uniwersytetu Wrocławskiego oraz Ubezpieczeń Gospodarczych Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.