Skazani na współpracę
Skargi na opieszałość i styl działania urzędów to niemal nasza dyscyplina narodowa, ale z drugiej strony – nie ma dymu bez ognia. Jak wygląda sytuacja z perspektywy branży eventowej? I vice versa – co o eventowcach mają do powiedzenia urzędnicy?
Ze słów przedstawicieli branży eventowej wynika, że w ich pracy postawa różnego rodzaju urzędów niejednokrotne przesądza nie tylko o kształcie eventu, ale nawet o jego być albo nie być. Oczywiście, ten drugi wariant to skrajność. Częściej zdarza się, że praca urzędników ma wpływ na to, czy przygotowania do wydarzenia przebiegają sprawie, czy też idą jak po grudzie.
Pozwolenie pozwoleniu nierówne
Co jest największą bolączką event managera, który przejdzie już przez wszystkie procedury? Odpowiedź brzmi: stosunek władz, najczęściej samorządowych. I mowa tu nie o wspomnianych procedurach i przepisach, bo z nimi trudno polemizować, a o zwykłym, „ludzkim” podejściu do sprawy. – W naszym odczuciu gminy i urzędnicy często dokonują nadinterpretacji przepisów. Z drugiej strony patrząc – takie prawo, a i obowiązek urzędnika, i musimy się dostosować. Niestety, w związku z koniecznością spełnienia wszystkich wymogów klienci zazwyczaj muszą ponieść większe koszty. Co ciekawe, zdarza się, że czasami robimy imprezy o bardzo podobnym charakterze w sąsiadujących ze sobą gminach. W jednej taka impreza uznawana jest za masową, w innej już nie. Wiemy więc, że można wszystko, jeśli się tego naprawdę chce, a niektórzy urzędnicy mogą podpowiedzieć, jak dany przepis interpretować, by unikać dodatkowych formalności. Jeśli mamy wyjątkowego pecha, to zaczyna się wyprawa pod górkę, ale tempo prac i zaangażowanie całej firmy wzrasta, by takie wzniesienie pokonać – opowiada Przemysław Pichalski, prezes zarządu i dyrektor Działu Marketingu w firmie Bartbo, która specjalizuje się m.in. w organizacji imprez plenerowych. Podobne doświadczenia ma Anna Ufnal, event production director w agencji Plej. – Przede wszystkim musimy liczyć na zwyczajną ludzką współpracę i chęć pomocy. Bywa, że bez otwartej postawy urzędników, odpowiedzialnych za opiniowanie i udzielanie zgód, organizator jest skazany na zderzanie z procedurami, które, jeśli nie pracuje się z nimi na co dzień, mogą stać się trudną do pokonania w koniecznym czasie barierą – mówi. Organizatorzy imprez zgodnie też podkreślają, że liczba dokumentów, które należy przedstawić urzędnikom, skutecznie utrudnia organizację nawet niewielkiego wydarzenia. – „Papierologia” to nasza zmora. Dużym ułatwieniem byłoby dla nas uproszczenie formularzy oraz możliwość ich generowania online – tłumaczy Karolina Maria Siudyła, managing director w agencji magnifiCo. I wspomina o tym samym, na co zwracali uwagę Przemysław Pichalski i Anna Ufnal: ważny jest „czynnik ludzki” i zwyczajna przychylność (lub jej brak) ze strony urzędników. – Im bardziej otwarte są ich głowy i serca, tym łatwiej przekonać ich do idei naszej imprezy – mówi.
Dla urzędników czas stanął w miejscu?
Dużym problemem dla organizatorów są także ramy czasowe, jakie mają na zorganizowanie danej imprezy i zderzenie ich z tym, czego wymagają procedury prawne. Jak zgodnie podkreślają – czas to pieniądz, a w dobie internetu i oczekiwań klienta, że dostanie to, czego chce natychmiast – wymagania urzędników są często nie do zaakceptowania. – Procedury urzędnicze są czasochłonne, a na dodatek obwarowane terminowością, która do tempa pracy XXI wieku już się nie nadaje. Cyfryzacja i możliwość załatwiania spraw za pomocą e-maila lub telefonu byłaby genialna – tłumaczy Przemysław Pichalski. Z drugiej strony i takie problemy udaje się rozwiązać, gdy jest wola obu stron. – Mamy kilka fajnych przykładów współpracy z gminami, w których pozwolenia na wykorzystanie terenu udzielane są szybko i sprawnie. Jeden telefon z informacją załatwia wszystko, a reszta formalności dogrywana jest w trakcie – mówi. I dodaje: – Mamy też przykłady współpracy z nadleśnictwami, które pozytywnie podchodzą do organizacji imprez CSR, w ramach których można zrobić coś dobrego dla środowiska. Bywają też jednak takie, dla których las jest świętością i nie zrobisz tam nic. Pogodziliśmy się już z tym, wcześniej trochę nas to irytowało, teraz po prostu szukamy kreatywnych rozwiązań. Jesteśmy w pełni świadomi, że często nie jest to wina ludzi, którzy pracują w gminie czy urzędzie itd. Jeśli przepis jest nieprecyzyjny, to cierpią na tym wszyscy. Urzędnikowi jest wręcz głupio, ale nic nie może zrobić, bo sam nie weźmie odpowiedzialności za taką, a nie inną decyzję. I taką postawę też rozumiemy – podsumowuje.
Więcej w majowym numerze THINK MICE.
ZAMÓW PRENUMERATĘ
