THINK MICE

Jeśli nie musisz, nie woź ludzi na eventy czy szkolenia setkami kilometrów po kraju i świecie. Jeśli już to robisz – znajdź naprawdę dobre alibi. I przygotuj odpowiedni program.

Najgorsze w kontekście wyjazdu nie są szkolenia kilkudniowe, lecz jednodniowe. Tak zwane „ofsajty”, czyli imprezy integracyjne i motywacyjne. Najpierw jedziemy cały dzień, ok. godz. 15.00 obiad, potem dwie godziny mów motywacyjno-wzmacniających, impreza do rana i powrót – kolejne kilkaset kilometrów. Ale za to jak to brzmi – „Integracja w Zakopanem (w Sopocie, w Szklarskiej)”! Co prawda nikt nie zdążył kupić oscypka, a na spacer brzegiem morza nie było czasu, ale… działo się! Czy w Jachrance, Serocku lub Pułtusku byłoby inaczej? Pewnie nie. Tylko to brzmienie – „Integracja w Mszczonowie” – nie jest specjalnie atrakcyjne. I jak się potem na Facebooku Falentami pochwalić? Jeśli jednak program nie zawiera minimum jednego popołudnia wolnego, to ludzie nawet w Juracie mogą nie zdążyć zobaczyć morza. Po co w takiej sytuacji trzymać ich 12 godzin w samochodach i autokarach? 

Zasada transportowa
Każda godzina spędzona przez pracowników w podróży na szkolenie musi być tego warta. Trzeba dać uczestnikom coś miejscowego, czego nie ma bliżej miejsca ich zamieszkania. I muszą mieć na to czas w programie.
Wyobraźmy sobie szkolenie zjazdowe, kiedy ściągamy na nie pracowników z całej Polski. Tu dobrze znaleźć balans pomiędzy ciekawym miejscem i w miarę równą odległością oraz czasem dojazdu dla wszystkich uczestników. Pod Łodzią, Toruniem, w Uniejowie, czyli gdzieś w środku Polski i blisko autostrad byłoby dobrze. Ale niestety, pechowo, większość świetnie brzmiących (i rzeczywiście atrakcyjnych) miejscowości leży 4-5 godzin drogi od Warszawy, na obrzeżach Polski. Decyzja jest prosta – albo 7-8 godzin jazdy, ale z wolnym czasem dla gości, albo bliżej (1-2 godziny na dojazd) i w centrum. Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy. Czasami oczywiście wybór „magicznego miejsca” ma sens i warto poświęcić więcej czasu na podróż. Jeśli skuszą nas legendy o nocnym życiu Krakowa, to jedźmy na szkolenie pod Wawel! Jednak pozwólmy uczestnikom na 2-3 godzinny spacer po mieście, zwiedzenie z przewodnikiem czegoś ciekawego i mniej typowego (np. muzeum pod płytą Rynku, klasztor w Tyńcu, synagoga na Kazimierzu), niech rzeczywiście skorzystają z atmosfery krakowskich klubów. Pamiętajmy wszakże, że do miasta chodzi się tam raczej po hiszpańsku, czyli ok. godz. 22.00, a życie nocne trwa przeciętnie do 3-4.00 nad ranem. W związku z tym nie planujmy wtedy startu szkolenia o 9.00, bo nie ma to większego sensu. Możemy oczywiście zorganizować szkolenie każdego dnia od 9.00 do 18.30, z kolacją w hotelu. Ale w takiej sytuacji po co robić to w Krakowie?

Zasada kosztowa
Przekieruj budżet z kosztownego noclegu na ciekawe zdarzenie. Na dobry stół, degustację win, sushi, pokaz mistrza kuchni. To zostanie zapamiętane bardziej niż tzw. „wypasiony” hotel.
Ważnym elementem szkoleń jest koszt wyżywienia i hotelu. Bywa, że jeden nocleg jest droższy niż standardowy, miesięczny czynsz, jaki za mieszkanie opłaca szkolony pracownik. Konferencję „Obniżanie kosztów spółek akcyjnych” zorganizowano kiedyś w... najdroższym hotelu w Polsce. Nie chodzi o skąpstwo, ale czy podczas każdego szkolenia muszą pojawić się wołowina sezonowana, jesiotr i argentyńskie krewetki? Czy konieczne jest wynajęcie hotelu z noclegiem za 600 zł na osobę? Dla podkreślenia ważności szkolenie powinno odbywać się w warunkach trochę lepszych niż codzienne. Trochę! Oczywiście każdy z nas chętnie korzysta z luksusu na koszt firmy, ale czy nocleg w ośrodku pod Warszawą za 200, zamiast w centrum za 600 zł obniży efekt szkolenia? Chyba nie. Co zatem wybrać? Raczej spokojny obiekt, „zwyczajny”, spełniający warunki czystości i wygody przy rozsądnych cenach. Pamiętajmy, że w przypadku dobrego szkolenia uczestnicy spędzą w swoich pokojach ok. dwóch godzin, z tego połowę w łazience. Pozostały czas to sen, pobyt w sali szkoleniowej i integracja. 

Zasada miejsca
Jeśli chcesz integracji i współpracy uczestników, to zapewnij do tego warunki. Liczy się sala (jasna, przestronna, ładna – sprzęt zawsze można dowieźć) i oferta rekreacyjna, by aktywnie odpocząć. Plus naturalny dostęp do informacji – internetu, czasem prasy, sensownych programów telewizyjnych.
Najważniejsze elementy wyposażenia hotelu, w którym odbędzie się nasze szkolenie, to (obok pokoju i jedzenia) dobra sala szkoleniowa (tu spędzimy ok. 8-9 godzin) oraz ciekawa oferta rekreacyjna (minimum sauna i basen). Wielokrotnie miałem okazję przekonać się o tym, że grupa warsztatowa (ok. 10-15 osób) po wizycie na basenie lub w saunie pracuje znacznie lepiej. To tam dokonuje się najszybsza integracja, pękają lody, przełamujemy bariery. Dlatego czasami warto wybrać mniej znany obiekt, ale za to z niezłymi warunkami do efektywnej pracy i rekreacji. To lepsze rozwiązanie niż płacenie wyższej ceny za to, że dany hotel posiada fryzjera, sklepik z biżuterią czy recepcję mówiącą w czterech językach. Pamiętajmy jednak o tym, że wiele ośrodków ma w swojej ofercie rekreację, ale… jest ona zorganizowana zgodnie z rozkładem jazdy miejscowego PKS-u – czytaj: dopasowana nie do typowych godzin szkolenia, tylko autobusu ratownika. Przykład? Szkolenia zazwyczaj trwają od godz. 9.00 do 17.00. Basen otwierany powinien być więc ok. 7.30 i zamykany ok. 21-22.00, żeby uczestnicy mieli szansę z niego skorzystać. Bezwładność i brak inwencji niektórych obiektów w tym zakresie bywają niestety zaskakujące. Teoretycznie posiadają one basen, saunę, jacuzzi, ale czynne wtedy, kiedy i tak nie ma w nich gości (gdyż Ci przebywają na szkoleniach lub w pracy).

(…)

Marek Skała

O autorze
Marek Skała – trener warsztatowy, coach, mówca inspiracyjny, właściciel firmy szkoleniowej MEGALIT – Instytut Szkoleń, Najlepszej Firmy Szkoleniowej 2014 r. Od 25 lat prowadzi projekty szkoleniowe i rozwojowe dla największych polskich i światowych koncernów. Szkoli z zakresu m.in. przywództwa, zmiany, budowania relacji, technik wpływu. Dziennikarz – publicysta, napisał kilkaset tekstów z zakresu biznesu, jest autorem książek: „Psychologia Zmiany – rzecz dla wściekniętych” i „Manipulacja Odczarowana” oraz „77 historii, które mogą dać ci kopa w życiu i biznesie”. Zdobywca licznych nagród, m.in. Ostre Pióro BCC, Proton 2012, tytułu Osobowość Roku 2015 miesięcznika Osobowości i Sukcesy. To również współzałożyciel Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców, członek ICF oraz International Federation of Journalists.

Więcej w kwietniowym (2019) numerze THINK MICE.

ZAMÓW PRENUMERATĘ