Okrągły Stół KAE: etapy przetargu, a oczekiwania klientów
RFP, RFQ, RFI – to narzędzia, które mają usprawnić procesy zakupowe i przetargi na usługi związane z organizacją eventów. A przy tym zoptymalizować ich koszty.
„Zakres przygotowania oferty agencyjnej na pierwszym etapie przetargu i kolejnych, a oczekiwania klienta” – temu tematowi poświęcone było październikowe spotkanie z cyklu Okrągły Stół Klubu Agencji Eventowych. Po stronie klientów wzięli w nim udział Beata Bartosiak z działu zakupów i logistyki firmy Siemens, Marek Maciak, national strategic key account manager w Xerox Polska, Mikołaj Komornicki, marketing manager w Peugeot Polska oraz Magdalena Heinrich-Galińska, specjalista ds. zakupów, do niedawna piastująca stanowisko kierownika ds. zakupów w Pol-farmie. Agencje eventowe reprezentowali z kolei Michał Atlas, managing director w Brave Agency, Dominik Górka, dyrektor kreatywny i partner w Grupie Manta i Mariusz Nowak, dyrektor generalny Ministry of Creativity oraz właściciel MPLUSM Event. Dyskusję moderował Paweł Tyszkiewicz, pełnomocnik zarządu SKM SAR.
Warto się poznać
Pretekstem do spotkania było przybliżenie i omówienie standardów przetargowych wypracowanych w ramach Dialogu Branżowego i zamieszczonych w Białej Księdze (w rozdziale poświęconym eventom). Chodzi przede wszystkim o jeden z modeli, w którym proces przetargowy został podzielony na dwa etapy – zapytanie o rozwiązanie (RFP – Request for Proposal) oraz następujące dopiero po nim pełne zapytanie ofertowe (RFQ – Request for Quotation). To szczególnie przydatne rozwiązanie w przypadku kiedy klient dopiero poszukuje pomysłu na event, w związku z czym liczy się dla niego ogólna strategia oraz koncepcja kreatywna. – Ma to służyć temu, aby w procesie rozmów pomiędzy klientem i agencją nie oczekiwać od razu wszystkiego. RFP to moment sprawdzenia przez klienta z kim chce pracować, czy z daną agencją nadaje na tych samych falach, czy zaproponowane przez nią rozwiązania w ogóle mu odpowiadają – wyjaśnił
Paweł Tyszkiewicz. Dopiero w przypadku pozytywnej decyzji dotyczącej dalszej współpracy, w kolejnym etapie (RFQ), agencja jest zobowiązana do przedstawienia pełnego zakresu swojej oferty, w tym szczegółowego programu, kosztorysu, projektów scenografii etc. Jak podkreślono na spotkaniu KAE taki schemat działania przynosi korzyści każdej ze stron. Agencje oszczędzają w ten sposób czas i pieniądze, które musiałyby poświęcić na przygotowanie pełnej oferty (jak ma to miejsce podczas „tradycyjnych” przetargów, w których cały proces rozpoczyna się de facto od poziomu RFQ), zleceniodawcy nie zostają natomiast zasypani liczącymi wiele stron koncepcjami. Poza tym również mogą dzięki temu zaoszczędzić niemałe środki finansowe. W przypadku
konieczności przedstawienia „gotowych” ofert agencje bardzo często dokonują bowiem wstępnej rezerwacji w tych samych obiektach, dobierają podobne atrakcje czy artystów, przez co ich ceny zauważalnie rosną. Sztucznie napędzany popyt zwiększa stawki i przynosi skutki odwrotne do zamierzonych.
...
Michał Kalarus
