Event inny niż wszystkie
Impreza z okazji 25-lecia naszej firmy to największa realizacja, z jaką do tej pory mieliśmy do czynienia – mówi Monika Olejniczak, kierownik działu komunikacji i compliance w Volkswagen Poznań.
Jakie najważniejsze cele przyświecały eventowi z okazji 25-lecia Volkswagena w Poznaniu?
Siłą naszej firmy są przede wszystkim ludzie tworzący świetną, zgraną załogę. Organizując ten koncert chcieliśmy ich w ten sposób docenić, pokazać, jak bardzo są dla nas ważni. Jako Volkswagen Poznań realizujemy dużo różnego rodzaju wydarzeń. Świętujemy wszystkie okazje, które na to zasługują, takie jak m.in. wyprodukowanie 2-milionowego samochodu czy 10-tysięcznej karoserii. Przeważnie są to mniejsze eventy, wewnątrzzakładowe. Przygotowywaliśmy też m.in. pikniki rodzinne i zawody sportowe (m.in. biegi, sztafety), które były połączone z programem rozrywkowym. Z tego powodu wydało nam się oczywiste, że w przypadku tak szczególnego jubileuszu, jakim jest 25-lecie naszej firmy w Poznaniu, należy zorganizować coś wyjątkowego. Zdecydowaliśmy się na wielkie show, połączone z występami polskich gwiazd. To największa realizacja, z jaką do tej pory mieliśmy do czynienia.
Skala wydarzenia sprawiła, że tym razem wzięli w nim udział nie tylko pracownicy…
To prawda. Ponieważ okazja była naprawdę wyjątkowa, a impreza przygotowana z wielkim rozmachem, postanowiliśmy zaprosić na nią nie tylko naszych pracowników i ich rodziny – chociaż oczywiście to oni byli jej głównymi adresatami. W wydarzeniu wzięli udział również pracownicy dostawców, którzy od wielu lat są obecni na terenie fabryk w Antoninku, Swarzędzu czy Wrześni. Pamiętajmy, że każde miejsce pracy w przemyśle samochodowym generuje przynajmniej kilka dodatkowych miejsc w innych gałęziach. To rzesza ludzi, z którymi codziennie współpracujemy. Chcieliśmy ich nagrodzić i razem z nimi świętować. Zaprosiliśmy także przedstawicieli władz samorządowych, związków zawodowych, organizacji społecznych, które wspieramy. Pojawił się oczywiście zarząd marki Volkswagen Samochody Użytkowe z Hanoweru. Mimo że impreza nie miała charakteru komercyjnego, pewną pulę biletów przeznaczyliśmy dla mieszkańców Poznania, Wrześni i okolic. Można było je wygrać, wylosować, bardzo pomogły nam w tym lokalne media.
Skoro wspomniała Pani o mediach... W jaki sposób komunikowany był ten event?
Komunikacja przebiegała na kilku płaszczyznach. Musiała być oczywiście skierowana do potencjalnych uczestników, czyli naszych pracowników, partnerów i ich rodzin, których zapraszaliśmy na to wydarzenie. Ale o 25-leciu Volkswagena w Poznaniu głośno mówiliśmy także na zewnątrz. I nie chodzi tu tylko o event na Stadionie Miejskim (chociaż co naturalne poświęciliśmy mu najwięcej uwagi), ale też o szereg innych wydarzeń towarzyszących tym obchodom. Zaczęliśmy z początkiem roku od wystawy fotograficznej „Historia zatrzymana w kadrze”, która była pokazywana w największych centrach handlowych w Poznaniu i Wrześni oraz w naszych fabrykach. Wystawa w najbliższych miesiącach będzie zresztą gościć jeszcze w kilku innych miejscach. Wczesnym latem, wspólnie z Teatrem Muzycznym w Poznaniu, zorganizowaliśmy dwa otwarte, plenerowe przedstawienia „Madagaskar” – na rynku we Wrześni oraz Ostrowie Tumskim w Poznaniu. W ramach obchodów przekazaliśmy też poznańskiemu Caritasowi Volkswagena Craftera, pojawialiśmy się na festynach i imprezach plenerowych. Podczas każdego z tych wydarzeń komunikowaliśmy 25-lecie. Specjalnie na tę okazję zostało przygotowane logo. Co do samego eventu na Stadionie, w jego promocji i informowaniu o nim szerszej publiki po raz pierwszy w historii wykorzystaliśmy na tak szeroką skalę media społecznościowe. Głównie Facebooka, który za sprawą ponad 26 tys. fanów pozwala nam dotrzeć do największej liczby odbiorców. Nie zapomnieliśmy też o Instagramie i YouTube. Zamieszczane tam materiały dotyczyły nie tylko przebiegu samej imprezy, ale całego backstage’u, obszernych relacji z przygotowań do niej. Uznaliśmy, że show i koncerty na Stadionie są tak wielkim i unikalnym wydarzeniem, że szkoda byłoby tego nie pokazać. To event, który zamierzamy wykorzystywać marketingowo przez wiele lat tworząc kolejne historie o Volkswagenie.
Jakie dla Państwa, z punktu widzenia zleceniodawcy, były największe wyzwania związane z organizacją tej imprezy?
Już na samym początku wyboru koncepcji obchodów 25-lecia musieliśmy zmierzyć się z liczbami. Volkswagen Poznań zatrudnia 11 tys. pracowników. Do tego dochodzą jeszcze inni uczestnicy i ich rodziny. To zwiększa liczbę potencjalnych uczestników przynajmniej trzykrotnie. Nie łatwo znaleźć miejsce, w którym tak wiele osób może bezpiecznie się bawić. Wybór padł na Stadion Miejski w Poznaniu, ponieważ z racji swojej specyfiki są tam już odpowiednie procedury bezpieczeństwa, kontrola wejścia, przeszkolony personel etc. Lokalizacje plenerowe nie zapewniają takiej ochrony, dlatego z nich zrezygnowaliśmy. Z drugiej strony sektory na stadionie w pewien sposób ograniczają możliwość przemieszczania się. Pracownicy nie mogą tam chodzić tak swobodnie, jak np. podczas pikniku, aby się ze sobą spotkać i porozmawiać. W dużej mierze udało się jednak ten problem rozwiązać. Już podczas rejestracji nasi goście zgłaszali się po prostu wspólnie, grupami, aby być blisko siebie. Liczba uczestników generowała jednak jeszcze jedną trudność – catering. Nie ma takiej firmy, która byłaby w stanie płynnie obsłużyć tyle osób. Z tego względu, po długich dyskusjach, zdecydowaliśmy się ograniczyć przepustowość poprzez odpłatność cateringu (z wyjątkiem strefy VIP). Zapewniliśmy wszystkim napoje, jednak za jedzenie nasi goście musieli płacić we własnym zakresie. Do ich dyspozycji przygotowane były wszystkie punkty gastronomiczne znajdujące się na stadionie. Wreszcie trzeba było zająć się organizacją dojazdu. Tu ogromne podziękowania należą się Miejskiemu Przedsiębiorstwu Komunikacyjnemu i Zarządowi Transportu Miejskiego w Poznaniu. Umożliwiły one bezpłatny transport na wszystkich liniach w kierunku stadionu, przed i po evencie zostało podstawionych także 10 dodatkowych tramwajów dla naszych gości.
Michał Kalarus
