THINK MICE

Zbudowanie renomy i utrwalenie wizerunku destynacji jako miejsca, w którym goszczą ważne wydarzenia, to dobra recepta na zaistnienie w świadomości organizatorów i zleceniodawców imprez MICE. Ułatwia pozyskiwanie kolejnych zleceń, a przy okazji pomaga zainteresować ofertą miasta i regionu turystów indywidualnych. Aby do tego doszło, konieczna jest jednak współpraca pomiędzy sektorem publicznym i prywatnym.

Niektóre destynacje – jak chociażby Londyn, Singapur, Nowy Jork, Paryż – są na tyle znane, że już dawno stały się marką samą w sobie, działają jak magnes. Część z nich boryka się wręcz z problemem tzw. overtourismu. Przez cały rok odwiedzają je rzesze turystów, zarówno biznesowych, jak i indywidualnych. Co z innymi? Konkurencja na rynku sprawia, że muszą się starać, to pewne. Z pomocą przychodzi sama branża, a konkretnie duże i prestiżowe wydarzenia, które wpływają na to, że o poszczególnych kierunkach robi się „głośno”.

– Przykładem miasta, które stało się niezwykle popularne dzięki dużemu eventowi, jaki w nim gościł, jest Barcelona. Na dobre zaistniała w globalnej turystyce w 1992 r. za sprawą odbywających się tam Letnich Igrzysk Olimpijskich. Dzisiaj to jeden z najchętniej wybieranych kierunków przez turystów z całego świata – powiedziała Żaneta Szpakowska, dyrektor sprzedaży globalnej na Europę Wschodnią w Marriott International. Oczywiście sukces nie pojawił się znikąd. Najprawdopodobniej nie doszłoby do tego, gdyby nie olbrzymie inwestycje infrastrukturalne (w tym m.in. budowa centrów konferencyjnych i hoteli) oraz wysiłki marketingowe. Kluczowa w tym aspekcie okazała się właśnie współpraca prywatnych firm z władzami miasta i regionu. O tym jakie są zalety promocji destynacji poprzez wydarzenia MICE (i nie tylko) oraz jak w praktyce wygląda kooperacja pomiędzy wszystkimi stronami zainteresowanymi ich pozyskiwaniem (sektor prywatny, obiekty hotelowe i konferencyjne, ale także władze samorządowe) dyskutowano podczas debaty eksperckiej zorganizowanej przez THINK MICE na VI edycji Forum Promocji Turystycznej.  

Liczy się doświadczenie
Dobrą wiadomością jest to, że zasadność podejmowania współpracy została dostrzeżona. Także w Polsce.

– Z danych, które dostarcza nam ICCA (International Congress and Convention Association – przyp. red.) wynika, że każdego roku, na całym świecie odbywa się ok. 15-17 tys. konferencji i kongresów – cyklicznych, które rotują pomiędzy różnymi destynacjami. Połowa z nich gości w Europie. Jako convention bureau jesteśmy członkiem tego stowarzyszenia. Dzięki temu, oprócz wiedzy i networkingu, mamy dostęp do szczegółowej bazy danych na temat tych wydarzeń, wiemy w jaki sposób starać się o ich pozyskanie, do kogo trzeba się zgłosić, kiedy etc. W tym aspekcie współpraca z firmami zajmującymi się profesjonalną organizacją kongresów (PCO) jest jednym z kluczowych elementów naszego działania. Nie wyobrażam sobie, żeby mogło być inaczej. To pewnego rodzaju outsourcing skomplikowanej usługi przygotowania imprezy – od strony logistycznej, ale i budżetowej – powiedział Mateusz Czerwiński, wiceprezes Warszawskiej Organizacji Turystycznej (Warsaw Convention Bureau). Taka strategia profesjonalizuje działania, pozwala poza tym zyskać przewagę konkurencyjną. Udowodnić, w tym przypadku stowarzyszeniowym, ale często także korporacyjnym meeting plannerom, że dana destynacja jest partnerem, na którym można polegać.

– Tak naprawdę cały czas się uczymy. PCO powstawały w Polsce przed convention bureaux. To PCO pierwsze zorientowały się, że na dużych wydarzeniach można zrobić dobry biznes i nauczyły się, jak to robić. Dlatego warto z nimi współpracować i im zaufać, a efekty takiego partnerstwa mogą być tylko dobre – powiedział Jan Mazurczak, prezes Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej (Poznań Convention Bureau).

Wyjść do klienta
Dzisiaj już coraz więcej miast jest świadomych korzyści, jakie przynosi przemysł spotkań, dlatego stara się – wspólnymi siłami wielu podmiotów, reprezentujących zarówno sektor prywatny, jak i publiczny – zainteresować zleceniodawców przynajmniej tych najbardziej prestiżowych eventów. Widać to m.in. w Krakowie.

– Kilka lat temu Krakowskie Biuro Festiwalowe, operator ICE Kraków, powołało do życia inicjatywę Kraków Network. W jej ramach współpracują ze sobą najróżniejsze podmioty, m.in. reprezentanci obiektów, organizatorów, firm podwykonawczych, ale też Krakow Convention Bureau czy Małopolskiej Organizacji Turystycznej. Razem podejmujemy inicjatywy mające na celu pozyskiwanie nowych wydarzeń. Proszę pamiętać, że bardzo często, szczególnie w przypadku dużych, międzynarodowych kongresów, to nie klient znajduje nas, ale my musimy znaleźć jego. I poczynić szereg starań, aby zainteresować go naszą ofertą. Dlatego współpraca jest absolutnie konieczna – powiedziała Anna Jędrocha, prezes zarządu Symposium Cracoviense oraz wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. W podobnym tonie wypowiadała się Marta Kicler, business development director w Mazurkas Travel Poland.

– Czynnik ludzki, chęci i zaangażowanie w przyciągnięcie danej imprezy są niezmiernie istotne. Obecnie bardzo ciężko pozyskać prestiżowe spotkania bez wsparcia ze strony władz miasta. W przypadku „walki” o konferencje i kongresy ta współpraca przeważnie układa się nieźle, chociaż należy podkreślić, że funkcjonuje dopiero od niedawna. Gorzej jest w przypadku mniejszych wydarzeń – motywacyjnych i incentive. Na tym polu raczkujemy. Wynika to z faktu, że o ile duże konferencje i kongresy świetnie służą promocji destynacji, w których goszczą, są silnie komunikowane i przynoszą korzyści lokalnym społecznościom, to te kameralne, motywacyjne, organizowane są zazwyczaj przez firmy i korporacje, przez co ich wydźwięk „na zewnątrz” bywa znacznie mniejszy – zauważyła Marta Kicler.

(...)

Michał Kalarus   

Więcej w lutowym (2020) numerze THINK MICE

ZAMÓW PRENUMERATĘ