Obowiązki pracodawcy w świetle regulacji dotyczących pracy zdalnej
Ostatni czas obfitował w wiele zmian na gruncie prawa pracy. Jedną z najbardziej wyczekiwanych przez pracowników oraz pracodawców było wprowadzenie możliwości wykonywania pracy zdalnej na stałe. Z jednej strony uelastycznia to pracownikowi warunki świadczenia pracy, z drugiej może być jednak dla pracodawcy wyzwaniem w jej organizacji, związanym z wypełnieniem nałożonych prawem obowiązków.
Praca zdalna uregulowana była tymczasowo w przepisach tzw. ustawy covidowej. Na mocy nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw z 1 grudnia 2022 roku została jednak na stałe wprowadzona do polskiego porządku prawnego. Znowelizowane przepisy weszły w życie 7 kwietnia br.
Nowe regulacje
W Kodeksie pracy zdefiniowano pracę zdalną jako pracę, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co do zasady, praca zdalna może być wykonywana na podstawie uzgodnienia stron przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
W tym drugim przypadku, uzgodnienie to może nastąpić z inicjatywy pracodawcy (polecenie) albo na wniosek pracownika. W przypadku polecenia pracodawcy, ustawodawca wprowadza enumeratywny katalog przesłanek, kiedy może to nastąpić, tj.: (i) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu lub (ii) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Powyższe może nastąpić jedynie w sytuacji, jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Warto mieć na uwadze, że ustawodawca przewidział możliwość modyfikacji treści uzgodnienia w przedmiocie pracy zdalnej wprowadzonego porozumieniem w sprawie zmiany warunków pracy w trakcie zatrudnienia. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Nie dotyczy to jednak pracy zdalnej ustalonej bezpośrednio w umowie o pracę. Wprowadzone do Kodeksu pracy przepisy związane z pracą zdalną zastąpiły dotychczasowe regulacje dotyczące telepracy.
Wśród nowych regulacji odnoszących się do pracy zdalnej należy zwrócić uwagę w szczególności na:
■ obowiązek uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo w regulaminie,
■ możliwość uregulowania pracy zdalnej indywidualnym porozumieniem pracodawcy i pracownika,
■ obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną wobec uprawnionej kategorii pracowników,
■ obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi pracy do wykonywania pracy zdalnej, jak również szkoleń i pomocy technicznej,
■ obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, konserwacją narzędzi pracy, energią elektryczną, usługami telekomunikacyjnymi,
■ obowiązek określenia procedur ochrony danych osobowych,
■ uprawnienie pracodawcy do przeprowadzania kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
■ uprawnienie pracodawcy do polecenia wykonywania pracy zdalnej (w enumeratywnie wskazanych w ustawie przypadkach),
■ uprawnienie pracownika do korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej (limit 24 dni w roku),
■ zakaz dyskryminacji pracowników świadczących pracę zdalnie.
Obowiązek wobec pracowników uprawnionych podmiotowo Wśród regulacji dotyczących pracy zdalnej, podkreślenia wymaga nakaz uwzględniania wniosku o wykonywanie pracy zdalnej m.in. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności. To uprawnienie podmiotowe związane jest z realizacją polityki prorodzinnej. Co do zasady, wniosek pracownika powinien zostać uwzględniony. Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku jedynie w sytuacji, gdy praca nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Obowiązek zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną
Na uwagę zasługują również regulacje dotyczące obowiązku zwrotu kosztów związanych z pracą zdalną. Ustawodawca zdecydował, że zasadą ma być zapewnienie przez pracodawcę pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie, pracodawca może uzgodnić z pracownikiem, że będzie wykorzystywał materiały i sprzęt własny, pod warunkiem, że sprzęt ten spełnia warunki. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Pracodawca ma także obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Ustawodawca przewidział także konieczność pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jak również zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej. W przypadku innych kosztów (np. dotyczących adaptacji mieszkania) obowiązek ich pokrycia powstanie, jeśli zostanie to zawarte w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie albo stanowią o tym polecenie pracodawcy, lub indywidualne porozumienie z pracownikiem. W praktyce więc takie koszty mogą w ogóle nie obciążać pracodawcy.
Obowiązek pokrycia kosztów i wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony ryczałtem, którego wysokość będzie odpowiadała przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ustawodawca nie określił w przepisach prawa sposobu obliczania kwoty ryczałtu ani również nie ustanowił minimalnych oraz maksymalnych kwot ryczałtu. Co do zasady, ustawodawca zdecydował o wyłączeniu z opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. nie będą stanowić one przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W praktyce wskazuje się jednak na możliwe ryzyko podatkowe w tym przedmiocie bowiem niedoszacowanie ekwiwalentu/ryczałtu może uzasadniać roszczenie uzupełniające dla pracownika. I odwrotnie – przeszacowanie może spowodować, że nadwyżkowe świadczenia zostaną uznane za przychody ze stosunku pracy.
Praca zdalna okazjonalna Ustawodawca przewidział dla każdego pracownika uprawnienie do 24 dni w roku kalendarzowym okazjonalnej pracy zdalnej, o ile jego praca może być wykonywana zdalnie z powodów organizacyjnych (prawo to nie ogranicza się do pracowników objętych porozumieniem lub regulaminem pracy zdalnej). Warto pamiętać, że obowiązki dotyczące pokrycia kosztów i organizacji pracy zdalnej (o których mowa wcześniej), nie obciążają pracodawcy w sytuacji, gdy pracownik świadczy pracę zdalną okazjonalną. Należy mieć na uwadze, że do pracy okazjonalnej mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy regulujące: nakaz uzgodnienia miejsca wykonywania pracy, ustalenie sposobu ochrony danych, ustalenie zasad porozumiewania się, prawa wykonywania kontroli, nakaz równego traktowania i zakaz dyskryminacji, zapewnienie dostępu do zakładu pracy, obowiązki w zakresie BHP (z wyjątkiem szkoleń okresowych), jak również regulacja co do tego, że korzystanie ze sprzętu i materiałów pracodawcy nie stanowi przychodu pracownika.
Katarzyna Niewadzioł
Radca prawny, associate w kancelarii SKP Ślusarek Kubiak Pieczyk
Specjalizuje się w prawie spółek, fuzji i przejęć, prawie rynku kapitałowego oraz prawie bankowym. Interesują ją także instrumenty finansowe. Posiada doświadczenie w doradztwie w zakresie bieżących spraw związanych z prawem korporacyjnym, prawem pracy, prawem bankowym, prawem cywilnym. Przygotowuje i opiniuje projekty umów, opinii prawnych, regulaminów oraz dokumenty na posiedzenia organów spółek (protokoły, uchwały, POA), a także przeprowadza procesy tworzenia, przekształcenia i likwidacji spółek.
