O kodeksie dobrych praktyk z praktycznego punktu widzenia
W wielu branżach wraz ze wzrostem znaczenia ładu korporacyjnego oraz społecznej odpowiedzialności biznesu, rośnie znaczenie kodeksów dobrych praktyk.
Zjawisko to jest obserwowane zarówno na rynku lokalnym, jak i międzynarodowym. Polskie przepisy nie wprowadziły jak dotąd uniwersalnej definicji kodeksu dobrych praktyk, stąd zakres regulacji funkcjonujących na rynku nie jest tożsamy. Główny cel pozostaje jednak na ogół jeden i ten sam – chodzi o zaakcentowanie zasad i wartości o nadrzędnym charakterze dla danej organizacji, która decyduje się na wprowadzenie kodeksu dobrych praktyk. Może to być samodzielny podmiot, ale też zrzeszenie podmiotów działających w tej samej branży, takich jak np. związki, stowarzyszenia lub korporacje zawodowe. Kodeks przekłada się na nawiązywanie relacji z interesariuszami, budowanie zaufania wśród konsumentów i kontrahentów, ma również wpływ na kwestie wizerunkowe. To wszystko sprawia, że jego wprowadzenie jest coraz chętniej stosowanym rozwiązaniem.
Od czego zacząć?
Za kluczowy należy uznać proces ustalenia zakresu postanowień, które planujemy ująć w projektowanym kodeksie dobrych praktyk. Istotnym elementem takiego procesu jest określenie zasad i wartości, z którymi dana organizacja lub zrzeszenie organizacji się utożsamia i które będą stanowić fundamenty dla zbioru norm ustanowionych w kodeksie, a przy tym zostaną pozytywnie odebrane przez interesariuszy. Mając już tak określone zasady i wartości łatwiej będzie przekuć je w odpowiednie postanowienia kodeksu dobrych praktyk. Projektując kodeks warto spojrzeć na daną organizację w szerszym ujęciu – nie można pomijać regulacji wewnętrznych, które już w niej funkcjonują, nawet jeśli kodeks dobrych praktyk ustanawiany jest dla zrzeszenia organizacji. Pozwoli to uniknąć ewen- tualnych sprzeczności w przyjętych postanowieniach.
W przypadku projektowania kodeksu dobrych praktyk dla zrzeszenia organizacji dodatkowym wyzwaniem jest wypracowanie rozwiązań, które z jednej strony będą odzwierciedlać zasady i wartości wyznawane przez wszystkich członków objętych kodeksem, a z drugiej będą uwzględniać ich zrównoważony interes. Nadzór nad przestrzeganiem norm ustanowionych kodeksem dobrych praktyk sprawowany jest wewnętrznie, bez udziału organów administracji publicznej. Dlatego, szczególnie w przypadku kodeksów przyjmowanych przez zrzeszenia organizacji, wskazane jest ustalenie sposobu sprawowania nadzoru już na etapie tworzenia dokumentu. Rozwiązaniem stosowanym w praktyce, które należy ocenić jako pozytywne, jest powołanie dedykowanego organu do sprawowania nadzoru i rozpatrywania zgłoszeń o naruszeniach oraz nadanie mu określonych uprawnień i obowiązków. Kodeks dobrych praktyk choć przyjmowany przez organizację lub zrzeszenie organizacji, w praktyce stosowany jest przez członków organów korporacyjnych, pracowników, współpracowników. Dlatego też, mając na celu zapewnienie skuteczności stosowania kodeksu, należy zadbać o to, by jego postanowienia i cel tych postanowień były zrozumiałe oraz przejrzyste.
Prawo przede wszystkim
Normy kodeksów dobrych praktyk nie są narzucane przez przepisy prawa. Dana organizacja lub zrzeszenie organizacji może ustanowić go w ramach samoregulacji, decydując o zakresie i treści zapisanych w nim norm. Tym bardziej projektując kodeks dobrych praktyk, należy uważnie formułować jego normy, aby zapewnić ich zgodność z przepisami prawa. W tym celu najlepiej skorzystać ze wsparcia prawnika, który o to zadba. Jeżeli jednak z różnych względów zdarzy się, że przyjęty kodeks zawiera postanowienie sprzeczne z prawem, postanowienie to nie będzie mogło być stosowane. Zamiast niego zastosowanie musi znaleźć odpowiedni przepis prawa – zasada ta powinna obowiązywać nawet wtedy, gdy w kodeksie dobrych praktyk zostanie wskazane co innego. Co istotne, w przypadku gdy kodeks dobrych praktyk odnosi się do sytuacji pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, sprzeczność z przepisami prawa ma miejsce także w przypadku, gdy sytuacja pracownika zostanie uregulowana w kodeksie w sposób mniej korzystny niż wynika to z przepisów prawa pracy.
Niezależnie od powyższego warto podkreślić, że ustanowienie w kodeksie dobrych praktyk norm sprzecznych z prawem może doprowadzić do naruszeń przepisów prawa poprzez działanie zgodnie z takimi wewnętrznymi normami. A to może wiązać się z dalszymi konsekwencjami, w tym prawnymi. W przypadku konfliktu z przepisami prawa, możliwości reakcji są ograniczone – prawo przede wszystkim. Niemniej poza tego rodzaju konfliktami mogą występować także konflikty kodeksu dobrych praktyk z regulacjami wewnętrznymi danej organizacji lub kodeksami dobrych praktyk przyjętymi przez kontrahentów, do których stosowania zobowiązana jest dana organizacja z uwagi na łączące ją relacje biznesowe. Tutaj wskazane jest zarządzenie takim potencjalnym konfliktem już na etapie tworzenia kodeksu dobrych praktyk – rozstrzygnięcie, która z regulacji będzie mieć pierwszeństwo (co jednak nie zawsze będzie możliwe) lub ustalenie procedury dokonania takiego rozstrzygnięcia. Tego typu rozwiązania z pewnością przyczynią się do skuteczności stosowania kodeksu dobrych praktyk.
Wszelkie niespójności i sprzeczności w kodeksie dobrych praktyk, w tym w szczególności w zakresie przepisów prawa, niweczą cel wprowadzenia takiego dokumentu – nie należy zakładać, że kodeks zawierający niespójności i sprzeczności doprowadzi do budowania pozytywnego wizerunku i wzrostu zaufania organizacji, która go ustanowiła, czy to samodzielnie czy jako członek zrzeszenia organizacji. Przyniesie raczej odwrotny rezultat. Dlatego też zaleca się, aby nowo wprowadzany kodeks dobrych praktyk projektować w sposób świadomy i przemyślany, a ten już przyjęty do stosowania cyklicznie rewidować. Po to, by nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością prawną, a także rozwojem naszych organizacji.
W czym tkwi moc kodeksu dobrych praktyk?
Nie ma wątpliwości, że kodeks dobrych praktyk nie stanowi przepisów prawa. Co do zasady, poza nielicznymi wyjątkami, jest zbiorem norm tworzonych i przyjmowanych do stosowania dobrowolnie. Można się pokusić o stwierdzenie, że właśnie w tym tkwi jego moc – w możliwości wypracowania własnych zasad działania opartych o wartości, które są istotne dla danej organizacji czy zrzeszenia organizacji, co przekłada się na poprawę przejrzystości jej działania i budowę relacji z otoczeniem. A w konsekwencji budowanie pozytywnego wizerunku i zaufania.
Paulina Rudowicz-Jastrzębska, Radca prawny, praktyka prawa korporacyjnego, LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy
Wspiera klientów w zakresie bieżącej obsługi prawnej, przede wszystkim w zakresie szeroko pojętego prawa korporacyjnego. Uczestniczy w projektach inwestycyjnych oraz transakcjach fuzji i przejęć. Prowadzi projekty due diligence na potrzeby transakcyjne. Wspiera klientów w skutecznym rozwiązywaniu sporów, na etapie sądowym oraz pozasądowym. Chętnie angażuje się w projekty interdyscyplinarne. W obszarze jej specjalizacji mieści się także prawo pracy oraz prawo ochrony danych osobowych. Z zainteresowaniem monitoruje trendy z zakresu prawa nowoczesnych technologii. Doświadczenie zawodowe zdobywała w renomowanych kancelariach prawnych oraz jako prawnik inhouse spółki akcyjnej.
www.lsw.com.pl
www.lswipblog.pl
