Fot. Materiały prasowe

Najlepsze praktyki dotyczące spotkań medycznych. Raport ICCA i AC Forum

przez Think MICE

ICCA (International Congress and Convention Association) i AC Forum (Associations and Conference Forum) wydały raport „Best practices for healthcare meetings”. Ogłoszono w nim wyniki wspólnej inicjatywy, mającej na celu pomoc w zdefiniowaniu i ukształtowaniu przyszłości konferencji związanych z nauką i opieką zdrowotną. Wydarzenia te stanowią 37 proc. wszystkich stowarzyszeniowych spotkań.

Wyniki opublikowane w raporcie oparte zostały na badaniu ankietowym oraz ustaleniach z konferencji „The Future of Healthcare Meetings”, która odbyła się w dniach 6-8 lipca br. w Cannes we Francji. W trakcie spotkania, w którym wzięło udział ponad 130 osób z 30 krajów (wśród nich znaleźli się liderzy międzynarodowych stowarzyszeń medycznych, pracownicy służby zdrowia oraz dostawcy) prowadzono warsztaty, rozmowy i prelekcje.

Wszystko w celu ustalenia jakie kluczowe wymagania i przepisy są potrzebne, aby organizowane spotkania stały się całkowicie empirycznymi wydarzeniami edukacyjnymi.

Okazuje się, że tylko dobre doświadczenie podczas eventów już nie wystarczy. Chcąc zachęcić do udziału w spotkaniu, powinno się zaoferować doświadczenie transformacyjne, które pozwoli poczuć się szczęśliwszym i zdrowszym. Aby to zrobić należy zrozumieć aspiracje odbiorców, ze strategicznym naciskiem na zrównoważony rozwój, zdrowie i dobre samopoczucie. Niektóre praktyczne elementy, które można wziąć pod uwagę podczas organizacji wydarzeń, obejmują: specjalne przestrzenie „ciszy”/ strefy relaksu, elastyczny program spotkania z dużą różnorodnością i dużą ilością przestrzeni na „czas wolny”, rozszerzone pakiety, dzięki którym delegaci mogą łączyć wyjazdy służbowe z wypoczynkiem / z wakacjami z rodziną czy projekt CSR, w którym ludzie mogą zrobić „coś dobrego i ważnego”.

W przypadku wydarzeń związanych z opieką zdrowotną pomocne jest też angażowanie pacjentów w celu uzyskania bardziej holistycznego podejścia, współtworzenie treści, tak aby zaangażować wszystkich delegatów i stworzyć prawdziwą społeczność w oparciu o ich potrzeby, tworzenie całorocznych możliwości do zaangażowania, a także cyfrowy dostęp dla osób, które nie mogą lub nie chcą podróżować ze względów zdrowotnych.

Obecnie przedstawiciele pokolenia Z i milenialsów stanowią na ogół połowę członków danego stowarzyszenia, jednak mimo to często nadal są niedocenianym segmentem. Posiadanie strategii pozwalającej rozumieć ich potrzeby i angażować w działania jest więc kluczowe. Kilka praktycznych działań, które sprawią, że młodzi profesjonaliści poczują się docenieni i mile widziani na wydarzeniach to: specjalne sesje dla osób uczestniczących po raz pierwszy w danym spotkaniu, dedykowane miejsca spotkań w hotelu / centrum kongresowym, dedykowany salon networkingowy, zapewnienie dostępy do mentorów / starszych specjalistów w celu networkingu, dedykowane miejsca w programie naukowym i umieszczanie młodych profesjonalistów w centrum uwagi, a także efektywne korzystanie z mediów społecznościowych, w celu utrzymania ich zaangażowania przez cały rok.

Wydarzenia związane z opieką zdrowotną tradycyjnie były jednokierunkowym transferem wiedzy. Teraz ważne jest, aby nauczyć się jak dobrze zastosować zdobytą wiedzę. Zwłaszcza na konferencjach, powinno się zatem stworzyć odpowiednie warunki na nieformalne możliwości uczenia się, co najskuteczniej dzieje się w kontakcie twarzą w twarz.

Praktyczne aspekty do rozważenia w celu poprawy transferu wiedzy na wydarzeniach obejmują: usunięcie podium lub jakichkolwiek fizycznych barier między prezenterem i publicznością, opcje pytań i odpowiedzi podczas całego wystąpienia, a nie tylko na końcu, więcej czasu na dialog czy interaktywne formaty do wypróbowania / przyswojenia wiedzy  (studia przypadków itp.), zapewnienie bardziej angażujących prezenterów – na żywo i wirtualnie, unikanie dumpingu treści (nagrane treści są najbardziej wartościowe dla tych, którzy nie uczestniczyli w spotkaniu, ale muszą być dostarczone w formie łatwej do przyswojenia), dostosowanie prezentacji do różnych stref czasowych, aby umożliwić interakcję na żywo wszystkim uczestnikom, jak również badanie potrzeb gości, aby konferencja odpowiadała na ich prawdziwe potrzeby.

Raport „ICCA and AC Forum - best practices for healthcare meetings” powstał, aby sprostać rosnącym wymaganiom stale zmieniającego się świata i pomoc organizować lepsze spotkania w przyszłości. Dokument jest dostępny dla członków stowarzyszenia ICCA oraz AC Forum. Kolejne rozmowy dotyczące przyszłości konferencji medycznych i nie tylko, prowadzone będą podczas kongresu ICCA, który w tym roku odbywa się po raz pierwszy w Polsce, w dniach 6-9 listopada w Krakowie.

Autor: Anna Górska, doradca zarządu Symposium Cracoviense, członek zarządu International Congress and Convention Association (ICCA), wiceprezes zarządu Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP), oprac. MK