Fot. Materiały prasowe

Association News: Krytyczne spojrzenie na proces przetargowy (RFP) stowarzyszeń

przez Think MICE

Wydany w lipcu br. raport Conferli.com opiera się na wynikach ankiety, wnioskach z dyskusji prowadzonych z przedstawicielami międzynarodowych stowarzyszeń oraz dwóch sesjach okrągłego stołu UIA (Union of International Associations). Badanie przeprowadzono w celu zrozumienia procesu przetargowego, dotyczącego wyboru destynacji na wydarzenia organizowane przez stowarzyszenia.  

Specjalna ankieta została wysłana do bazy danych Conferli, ale także innych instytucji, takich jak: Boardroom, UIA oraz ESAE (European Society of Association Executives). Na zawarte w niej pytania odpowiedziało w sumie 49 stowarzyszeń. Oprócz tego, 12 kwietnia br. odbyło się spotkanie na platformie Zoom, gdzie przeprowadzono dyskusję na temat procesów przetargowych z 10 międzynarodowymi stowarzyszeniami. Conferli zorganizowało też dwie sesje okrągłego stołu UIA (w Brukseli, 20 maja br.), w których wzięło udział ok. 35 stowarzyszeń. Zaprezentowane badanie rynku jest kombinacją tych trzech źródeł.

W raporcie wymieniono różne określenia dotyczące procesu przetargowego stowarzyszeń i przybliżono jak wygląda sama procedura stosowana przez rozmaite organizacje. To ważne, gdyż wciąż nie ma jednej nomenklatury, a procesy decyzyjne dotyczące wyboru miejsca na kongresy różnią się.

55proc. respondentów twierdzi, że proces podejmowania decyzji o wyborze miejsca na kongres zmienił się podczas pandemii. Czynniki, które uległy zmianie to: możliwości technologiczne i ich cena, które są teraz brane pod uwagę, koniecznością stała się też elastyczność dotycząca kontraktu, zdrowie i przepisy dotyczące bezpieczeństwa, wdrożona jest też ocena ryzyka. Oprócz tego obserwuje się zwiększone znaczenie partnerstwa i silne zaangażowanie destynacji kandydującej.

Z ankiet wynika poza tym, że obecnie najważniejsze kryteria dotyczące wyboru destynacji to: odległość do międzynarodowego lotniska, koszt organizacji imprezy w danym miejscu, koszty dla delegatów, wybór hoteli oraz dostępni na miejscu lokalni członkowie.

Brane pod uwagę są także: zrównoważony rozwój, dziedzictwo/pozytywny wpływ eventów czy DEI (Diversity, Equality, Inclusion). Nadal nie mają jednak tak dużego znaczenia jak dostępność i koszty. W 35 proc. przypadków zrównoważony rozwój odgrywa rolę podczas przetargu, ale nie jest to decydujący czynnik, natomiast legacy (dziedzictwo) wciąż ma niewielkie znaczenie w podejmowaniu decyzji.
Conferli.com to platforma łącząca organizatorów konferencji z miastami, krajami i obiektami.

Anna Górska (Symposium Cracoviense, ICCA)