Fot. Materiały prasowe/Aneta Książek

Aneta Książek: Analiza badania UIA „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”

przez Think MICE

Pandemia COVID-19 wywarła ogromny wpływ na światową branżę turystyczną i przemysł spotkań oraz na zachowanie międzynarodowych stowarzyszeń względem organizowanych spotkań i wydarzeń.

Badanie tego wpływu i ustalenie jego konsekwencji jest przedmiotem specjalnego badania UIA 2021 – „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń”, które zostało opublikowane 18 listopada br. podczas konferencji UIA Round Table w Pradze. To próba określenia zmian w podejściu stowarzyszeń do planowania i organizacji międzynarodowych wydarzeń. Chodzi o modyfikację ich potrzeb, oczekiwań, a także podejścia technologicznego.

Badanie „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” realizowane było przez naukowców z UIA od marca do października 2021 r. Do udziału zaproszono ponad 25 tys. organizacji wymienionych w Roczniku Organizacji Międzynarodowych UIA. Odpowiedzi udzieliło 600 respondentów. Każde stowarzyszenie otrzymało od UIA indywidualny login do ankiety, która zwierała 19 pytań – 15 z nich wymagało odpowiedzi wielokrotnego wyboru.

Za pomocą testów, grafik i tabeli, badacze z UIA opisali w jaki sposób stowarzyszenia radzą sobie z następstwami pandemii oraz przedstawili obszary ich zainteresowania, koncentrując się głównie na działaniach związanych ze spotkaniami. Przyjrzyjmy się kilku kluczowym z punktu widzenia destynacji.

Na żywo czy hybryda?
54 proc. respondentów wskazało rok 2022 jako powrót do spotkań na żywo, 32 proc. spotkało się na żywo już 2021 r., a 6 proc. uważa, że będzie to możliwe dopiero po roku 2023. Jednocześnie 73 proc. pytanych uważa, iż w spotkania online i hybrydowe będą istotne w projektowaniu eventów w przyszłości. Tylko 12 proc. nie zgadza się z tą opinią.

Wpływ ekonomiczny  
Łatwo się domyślić, iż wyniki tej części ankiety nie napawają optymizmem. 31 proc. respondentów przyznało, iż zmniejszyły się ich przychody z ustalonych kanałów wsparcia, 19 proc. odnotowało redukcje członków (rezygnacje lub mniej odnowień niż oczekiwano), 17 proc. odnotowało spadek sponsoringu, a 7 proc. pracowników etatowych zostało zwolnionych lub też zredukowano im godziny pracy.

Współpraca z convention bureaux
Pytanie dotyczyło doświadczeń ze współpracy z convention bureaux (CVB) w ostatnich pięciu latach. Aż 38 proc. respondentów przyznało, że nie zna darmowych usług oferowanych przez CVB, poza tym tylko 13 proc. w ciągu ostatnich pięciu lat konsultowało swoje spotkania z CVB. 11 proc. pytanych wie co prawda jakie bezpłatne usługi oferują CVB, ale nigdy się z nimi nie konsultowało. 7 proc. respondentów zadeklarowało z kolei, iż prawdopodobnie w najbliższej przyszłości skonsultują się z CVB, 5 proc. otrzymało pomoc ze strony tego typu biur w przygotowaniu budżetu swojego spotkania, a 4 proc. w przygotowaniu oferty. 9 proc. otrzymało natomiast pomoc w znalezieniu dostawców lub miejsca na swoje spotkanie (spotkania). Tylko 5 proc. stowarzyszeń przyznało, iż otrzymało pomoc finansową od CVB na swoje spotkanie (spotkania), a 2 proc. CVB udzieliło wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych.

Zdobywanie konferencji i kongresów nigdy nie było łatwe, a w nowej rzeczywistości stało się jeszcze trudniejsze. Wniosek nasuwa się sam: jeśli chcemy, aby stowarzyszenia lokowały więcej swoich spotkań w naszych destynacjach, to musimy zwiększyć naszą aktywność promocyjną i docierać z podstawową informacją do członków stowarzyszeń czy też Ambasadorów Kongresów.

Oczekiwania stowarzyszeń względem współpracy z CVB
Respondenci w swoich odpowiedziach wskazali kilka głównych obszarów wparcia (merytoryczne, finansowe i promocyjne) jakiego oczekują od miejskich, regionalnych czy krajowych convention bureaux:
•    16 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu odpowiedniego miejsca na spotkanie,
•    15 proc. oczekuje pomocy w znalezieniu zakwaterowania (udzielanie wskazówek/doradztw przy wyborze hotelu),
•    13 proc.  oczekuje pomocy w uzyskaniu dotacji od miasta-gospodarza,
•    13 proc.  oczekuje wsparcia technicznego dla spotkań wirtualnych/hybrydowych,
•    11 proc.  oczekuje pomocy finansowej,
•    11 proc.  oczekuje pomocy w planowaniu i organizacji inspekcji na miejscu,
•    8 proc.  oczekuje pomocy w promocji i znalezieniu potencjalnych uczestników

Kluczowe czynniki organizacji wydarzeń na żywo i w formie hybrydowej
Z kolei wśród wskazywanych czynników, które zostały wskazane przez stowarzyszenia jako obecnie kluczowe dla zorganizowania wydarzenia w centrum konferencyjnym lub innym miejscu spotkań pojawiły się:

 - zdrowie i bezpieczeństwo delegatów: uwagi te określały nie tylko kwestie związane ze zdrowiem publicznym/higieną, ale także kwestie bezpieczeństwa osobistego/ochrony w odniesieniu do miejsca i zakwaterowania. Dodatkowe uwagi dotyczyły wentylacji/świeżego powietrza/naturalnego światła/dostępu do przestrzeni zewnętrznych/warunków sanitarnych podczas imprezy, dostępności testów dla personelu, dostawców i uczestników czy też łatwego dostępu do usług opieki zdrowotnej w mieście przyjmującym,

- pomieszczenia typu breakout w miejscu imprezy (odpowiednia wielkość i ilość),

- podróż/transport: wiele komentarzy dotyczyło łatwości podróżowania, ograniczeń w podróży, bliskości węzłów komunikacyjnych lub centrów miast, inne wspominały o problemach wizowych, w tym o logistyce: o VAT, a także o możliwości powrotu do kraju pochodzenia w związku z kontrolą związaną z pandemią,

- cele podróży/programy/turystyka: dla wielu respondentów punkty te pozostają ważne (chodzi m.in. o programy towarzyszące),

- trwająca pandemia: niektóre komentarze odnoszą się do ogólnego strachu/niepewności spowodowanej pandemią (np. „delegaci mogą i chętnie podróżują”). Inni odnieśli się do wymogów kwarantanny, kontroli granicznych, zmian w usługach transportowych, wymogów dotyczących szczepień. Inni określili potrzeby w zakresie kontroli zakażeń na miejscu.

- partnerzy lokalni: w niektórych komentarzach wspomniano o znaczeniu lokalnych stowarzyszeń lub partnerów branżowych,

- technologia: wiele komentarzy wskazywało na potrzebę wysokiej jakości wsparcia technicznego/infrastruktury; dotyczyło to zarówno wydarzeń na miejscu, jak i imprez hybrydowych,

- internet/wi-fi: dostępność, stabilność i przepustowość mają duże znaczenie,

- koszty/finanse: komentarze do tych punktów odnosiły się zarówno do podejścia do zmniejszenia kosztów organizacji wydarzenia, jak i do konieczności utrzymywania jak najniższych opłat za uczestnictwo,

- strefy czasowe: wiele komentarzy odnosiło się do problemów związanych z organizowaniem wirtualnych lub hybrydowych wydarzeń w oparciu o różne strefy czasowe,

- znaczenie zdalnego uczestnictwa/opcji hybrydowej/wideokonferencji: wiele komentarzy odnosiło się do tego aspektu wydarzeń,

- problemy środowiskowe/zrównoważony rozwój: komentarze dotyczyły zarówno kwestii podróży, jak i aspektów na miejscu, w tym równoważenia emisji dwutlenku węgla, posiłków wegetariańskich, recyklingu/redukcji odpadów itp.

- elastyczność/adaptacyjność: w komentarzach wspomniano o potrzebie większej elastyczności w planowaniu i w podpisywanych umowach (łatwość anulowania), zwinnej polityce cenowej, która umożliwia zmianę rodzaju rejestracji z wydarzenia fizycznego na wydarzenie cyfrowe lub odwrotnie,

- ekonomia i życie stowarzyszenia: impreza musi być opłacalna finansowo,

- ogólna dostępność: transport/zakwaterowanie. Obiekt musi być dostępny i mobilny,

- tłumaczenie symultaniczne: ważny aspekt wydarzeń osobistych i hybrydowych, komentarze dotyczyły zarówno aspektu dostawcy/personelu, jak i potrzeb technicznych,

- strona popytu uczestników: uczestnicy muszą być zainteresowani wydarzeniem od strony merytorycznej i docelowej. Liczba uczestników musi być wystarczająca, aby pokryć wysiłek i wydatki,

- koszty i logistyka/dostawcy: chęć kontrolowania rezerwacji hotelowych, sprowadzenia cateringu zewnętrznego i innych aspektów ograniczania wydatków lub zwiększania opcji. Ponadto: pełna przejrzystość kosztów destynacji, brak ukrytych opłat i niespodzianek,

- finanse: wsparcie finansowe/wsparcie ze strony miasta-gospodarza/subwencje lub dotacje obawy dotyczące ekonomicznego wpływu pandemii na członków/uczestników, przystępność cenowa miejsca docelowego/zakwaterowania/usług,

- treść: dostosowanie prezentacji/długości w odniesieniu do wydarzeń hybrydowych i wirtualnych, dostępność prelegentów (w odniesieniu do kwestii pandemii i podróży),

- sprawy pozostają w zawieszeniu: ten komentarz wyraża obawy kilku respondentów. – W ogóle nie koncentrujemy się na spotkaniach na żywo. Nasze stałe biuro kongresowe sygnalizowało niechęć do podróży zarówno ze strony potencjalnych uczestników, jak i sponsorów. Czekamy na sytuację po COVID – mówiło kilku z nich,

- przepaść cyfrowa: – Spotkania online nie są dla nas opcją ze względu na brak dostępu do internetu dla wielu osób uczestniczących w naszych konferencjach – zwracało uwagę kilku respondentów,

- komunikacja: jasna komunikacja/informacja dla delegatów (zwłaszcza w odniesieniu do kontroli pandemicznej); odpowiednia promocja/marketing wydarzenia,

- catering/posiłki/restauracje w pobliżu: w tym bezpieczeństwo/jakość/różnorodność

- relacje interpersonalne: nawiązywanie kontaktów, kontakty towarzyskie, wycieczki/wspólne wydarzenia towarzyskie.

Zarządzanie międzynarodowym stowarzyszeniem w przypadku braku spotkań twarzą w twarz doprowadziło do większej liczby spotkań online w celu ułatwienia podejmowania decyzji i dyskusji. Stowarzyszenia jednak same przyznają, iż organizowanie alternatywnych, wirtualnych projektów, choć bardzo opłacalne (przez zwiększenie uczestników i mniejsze koszty organizacji), było znacznie bardziej czasochłonne. Wśród pytań otwartych nie brakowało wypowiedzi, w których czuć tęsknotę za „starym”, a także takich, w których respondenci pogodzili się z nową rzeczywistością i widzą w niej plusy. Oto kilka wypowiedzi:

1.    Mocno wierzymy, szczególnie w naszej branży, w osobiste relacje biznesowe. Jesteśmy zdeterminowani, aby przywrócić je przy pierwszej nadarzającej się okazji. Oczywiście wszelkie przyszłe konferencje będą miały w sobie element wirtualny, czyniąc je w pewnym stopniu wydarzeniem hybrydowym.

2.    Wierzymy, że stary model międzynarodowych konferencji o wysokich kosztach i wysokim ryzyku zniknął na zawsze. Przez wiele lat po kryzysie nie będziemy w stanie przewidzieć z całą pewnością, jaki poziom frekwencji uzyskamy na wydarzeniach fizycznych. Dlatego musimy zredukować koszty, a tym samym ryzyko do minimum, co powoduje, że całkowicie zmieniamy sposób, w jaki planujemy i realizujemy wydarzenia. Koniec z darmowymi lunchami, koniec z płaceniem za budowę stoisk wystawców, koniec z gwarancjami pokoi w hotelach. W przyszłości będziemy szukać miejsc z możliwie najmniejszym zaangażowaniem, tak abyśmy mogli zmaksymalizować naszą zdolność do kontrolowania kosztów.

3.    Trudności w komunikacji z powodu problemów językowych znacznie się zwiększają podczas spotkań na odległość (słaba jakość dźwięku, trudności w identyfikacji osoby mówiącej, brak wskazań mowy ciała, słaba widoczność mimiki). Spontaniczne interakcje (np. przerwy na kawę) już nie istnieją, co zmniejsza satysfakcję z pracy i traci dużo interakcji i kreatywności w badaniach.

UIA jest instytutem badawczym oraz centrum dokumentacyjnym, który od ponad 100 lat zbiera i przekazuje informacje o rynku międzynarodowych spotkań stowarzyszeń pozarządowych i organizacji międzyrządowych oraz o kierunkach i trendach w jego rozwoju.

Jednym z partnerów badania „Wpływ COVID-19 na międzynarodowe spotkania stowarzyszeń” jest Polska Organizacja Turystyczna (Poland Convention Bureau), która także jest jedynym członkiem stowarzyszenia UIA z Polski.

Pełny raport można pobrać TUTAJ

Aneta Książek, źródło: UIA

Materiał jest częścią cyklu „Konkrety Anety”. To zbiór publikacji z Polski i ze świata, które wyszukuje i analizuje Aneta Książek, związana z Poland Convention Bureau (POT). Autorka stawia na dane pochodzące z krajowych i światowych raportów, a także na dobre przykłady oraz nowe trendy w marketingu miejsc i przemyśle spotkań. Analizuje je pod kątem Polski i sektora spotkań ze szczególnym uwzględnieniem działań prowadzonych przez convention bureaux.