THINK MICE

Nie pięć, ale trzy dni trwała siódma edycja Meetings Week Poland (MWP). Organizatorzy zdecydowali się skrócić tę imprezę, aby efektywniej wykorzystać czas i zaoferować uczestnikom większy wybór spotkań, warsztatów i prelekcji, które prowadzone były równolegle.

Meetings Week Poland odbywał się w dniach 20-22 marca br. w MsMermaid w Warszawie. Pierwszego dnia, podczas konferencji Poland Meetings Destination (The Warsaw Voice) przedstawicielka Polskiej Organizacji Turystycznej (POT) przedstawiła najnowsze dane na temat branży spotkań w Polsce. Ich zebranie było możliwe dzięki współpracy z miejskimi i regionalnymi convention bureaux. Jak stwierdzono podczas dyskusji, znaczenie branży konferencji i kongresów nie jest jeszcze doceniane przez wszystkie polskie samorządy, dlatego tak ważne wydaje się być pokazywanie danych o wielkości i wartości tego rynku. – Convention bureaux widzą potencjał promocyjny w raporcie POT, gdyż pozwala im to zobrazować skalę branży spotkań oraz wykazać jak przyczynia się ona do rozwoju regionu i miasta – powiedziała Teresa Buczak, dyrektor Departamentu Strategii i Marketingu POT.

Sporo uwagi poświecono także nowym technologiom. Dr Aleksandra Przegalińska z Akademii im. Leona Koźmińskiego w Warszawie przedstawiła różne zastosowania sztucznej inteligencji, która już teraz może być wykorzystywania np. do bookowania miejsc w hotelach. Jednak postęp technologiczny bez społecznej kontroli oraz brak myślenia długofalowego powodują wiele szkód dla społeczeństwa i środowiska. Mówił o tym prof. Jerzy Hausner, podkreślając, że branża spotkań powinna promować humanistyczne wartości w gospodarce. Zdaniem uczestników dyskusji rozwój nowych technologii, takich jak m.in. webinaria, nie stanowi zagrożenia dla sektora konferencji i kongresów – mimo że jeszcze 10 lat temu prognozowano, że biznes będzie rezygnował z kosztownych wyjazdów służbowych na rzecz interakcji w internecie.
Panelom dyskusyjnym i prezentacjom Poland Meetings Destination towarzyszyły odbywające się równolegle warsztaty (realizowane w ramach Akademii Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce – SKKP) – „Jak napisać BID, żeby wygrać kongres?” (Anna Górska, Expo XXI Warszawa) oraz „Jak napisać ofertę sponsorską?” (Martyna Żak, Instytut Fundraisingu).

Drugi dzień to m.in. „Europejska wymiana doświadczeń w branży eventowej” – temu zagadnieniu poświęcony był blok edukacyjny przygotowany przez Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE). W jego trakcie uczestnicy mogli dowiedzieć się m.in. jak rozwija się branża eventowa w krajach nadbałtyckich, w Rosji, Niemczech, Skandynawii, jak współpracować z francuskimi firmami czy wreszcie jak komunikować się z zagranicznymi partnerami biznesowymi. Nie zabrakło też wystąpień o międzynarodowych konkursach branżowych, programach hosted buyers i tłumaczeniach konferencyjnych. Ważny punkt programu stanowiła debata ekspercka „Jak przyciągnąć zagranicznego klienta do Polski”. – Liczy się przede wszystkim dobra diagnoza tego czym dysponujemy oraz tego, jakie są oczekiwania zagranicznych klientów. Trzeba dokładnie zbadać ich preferencje – powiedziała Izabela Stelmańska, zastępca dyrektora Departamentu Kultury, Promocji i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Chociaż w dzisiejszych czasach promocja poszczególnych destynacji odbywa się głównie przez internet, podczas rozmowy podkreślano duże znaczenie targów branżowych i bezpośrednich spotkań z potencjalnymi partnerami.

Poza panelami SBE, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT) i SITE Poland zorganizowały „Incentive Travel Day”. Lwią część tegorocznego programu merytorycznego stanowiła odpowiedź na pytanie – jak wykorzystać nowe technologie w projektach incentive, aby dotrzeć do konsumenta i nakłonić go do działania, tudzież do zmiany postawy? Paweł Stempniak, CEO agencji social media Whitebits, przedstawił kilka etapów tzw. customer journey (ścieżki zakupowej), podczas której media społecznościowe mogą okazać się szczególnie wartościowe. Jednym z poruszanych tematów był też tzw. content marketing, a właściwie marketing momentów. Jak przekonywała Barbara Stawarz-Garcia, właścicielka agencji Happy Content oraz biura podróży Hola Cuba, w pierwszej kolejności konieczne jest poznanie potrzeb i intencji grupy docelowej, a następnie wypełnianie adekwatnymi treściami „znikających momentów” w życiu naszych odbiorców. Tematykę social media podsumował panel dyskusyjny, podczas którego rozmawiano m.in. o influencerach, wysokich kosztach wynikających ze współpracy z agencją oraz doborze kanałów w mediach społecznościowych. Kolejny punkt programu stanowiło wystąpienie Victora Borsuka, 7-krotnego Mistrza Polski w kitesurfingu, na temat odpowiedniego przygotowania się do organizacji wyjazdu incentive z elementami sportowymi. Ostatni blok dotyczył potencjału kulinarnego destynacji w realizacjach incentive, zaprezentowanego w dużej mierze na podstawie oferty regionu winiarskiego La Rioja w Hiszpanii.

Tego dnia odbyło się również spotkanie przedstawicieli convention bureaux, koordynowane przez Polską Organizację Turystyczną i działające w jej ramach Poland Convention Bureau (PCB POT). Tym razem wyglądało ono nieco inaczej niż zwykle. Całość rozpoczęła się od prezentacji „Polish MICE-appeal: Make a Smart Move” (Monika Dembińska, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu). Później, zaproszone convention bureaux z Polski miały okazję przedstawić swoje miasta i regiony uczestnikom Poland Smart Move Fam Trip z Belgii, Holandii, Norwegii, Szwecji i USA. Nie zabrakło też rozmów stolikowych z rekomendowanymi przez PCB POT organizatorami. Dopiero później miało miejsce spotkanie PCB POT z miejskimi convention, uczestnicy fam trip’u kontynuowali natomiast wizytację Warszawy.

Ostatniego dnia, podczas Forum Obiektów (MPI Poland Chapter, Z-Factor), mówiono na temat wykorzystania danych do podejmowania świadomych decyzji biznesowych, ważnym punktem była też prezentacja wyników raportu Demand Outlook 2019. Z danych zebranych przez Z-Factor wynika, że w ub.r. liczba wydarzeń biznesowych w hotelach i centrach konferencyjnych w Polsce spadła w stosunku do 2017 r. Zwiększył się natomiast udział eventów organizowanych w hotelach (więcej szczegółów w dziale „Raport” – przyp. red.). – Jeśli chodzi o małe wydarzenia, to firmy coraz częściej korzystają z sal konferencyjnych w biurowcach. Dlatego mniejsze konferencje, spotkania czy rekrutacje organizowane są przeważnie tam. Widzimy, że jest słabszy popyt na wynajem niedużych sal – stwierdziła Alicja Panasiuk, director of key account management w Accor Poland & Baltics.

W trakcie dyskusji zwrócono uwagę, że duże znaczenie dla branży MICE mają również nowe centa kongresowe, które w ostatnich latach powstały w wielu polskich miastach. Obiekty te przyciągają wielkie wydarzenia, na czym korzystają również hotelarze, gdyż generują one spory popyt na miejsca noclegowe. Z tego powodu nowe hotele, zwłaszcza te powstające na terenach parków przemysłowych czy dzielnic biurowych, często nie inwestują nawet w zbyt duże sale konferencyjne.

Ostatniego dnia MWP odbywała się także IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum – międzynarodowa konferencja studencka wspierana merytorycznie przez MPI Poland i zorganizowana przez Szkołę Główną Turystyki i Rekreacji. Całość zakończyła gala MP Power Awards (MeetingPlanner).

Szerszą relację z Meetings Week Poland 2019 znajdziecie w kwietniowym numerze THINK MICE.

>> ZOBACZ GALERIĘ

ŁK, MK, MKL