Fot. Materiały LSW

PRAWO

przez Think MICE

Między kosztem a przychodem. Co zrobić, by nie popłynąć finansowo na organizacji eventu?

„Rozjazd” między datą uzyskania przychodów, a terminami ponoszenia kosztów, to jeden z problemów finansowych, z którymi mogą spotkać się organizatorzy eventów. Pojawia się pytanie: jak spiąć stronę kosztów i przychodów, i jak sfinansować działalność w okresie, w którym należy zainwestować w organizację?

W przypadku organizacji eventu koszty zwykle ponoszone są wcześniej, a przychody – nawet pewne, pojawiają się po zrealizowaniu znacznej części lub całości prac z nim związanych.

Dlaczego nie z własnej kieszeni?
Oczywiście najprostszym, ale w praktyce rzadko dostępnym sposobem finansowania jest skorzystanie ze środków własnych. Przyjmijmy na chwilę, że organizator je posiada. Finansowanie z użyciem własnego kapitału wydaje się w takiej sytuacji łatwe. Ta łatwość nie jest jednak tożsama z optymalnością takiego wyboru. Taki model finansowania może się bowiem okazać najdroższym z możliwych. 

Po pierwsze, używając własnych zasobów gotówki, obciążamy je istotnym ryzykiem (odwołanie eventu, dodatkowe koszty, opóźnienia w płatnościach, niewypłacalność sponsora eventu, nieprzewidziane zdarzenia losowe). Drastycznie spada wtedy zdolność do elastycznego reagowania na zmiany sytuacji, a także możliwość radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych.  Ryzykiem jest również ograniczenie możliwości realizowania kolejnego eventu w celu amortyzacji ryzyka lub pokrycia strat z projektu, który właśnie zrealizowaliśmy. Najczęściej nie mamy środków na organizację podwójnej liczby eventów jednocześnie. Zresztą, jeśli będziemy w każdy angażować tylko środki własne, nic się nie zmieni w strukturze ryzyka. W krańcowej sytuacji może ono sprowadzać się do faktycznego uzależnienia organizatora od sponsora eventu na dłuższy okres (jeśli sponsor nie zapłaci w pełni za pierwszy event, a zamiast tego zaoferuje całościową zapłatę za event, jeśli organizator zrealizuje dla niego kolejny). W sytuacji, gdy zaangażowaliśmy tylko własne środki, a przy tym znaczną część wolnej gotówki, sytuacja może stać się trudna.

Brak zysków to też strata
Używając własnych zasobów blokujemy sobie także możliwość użycia ich na alternatywne cele, które również mogą przynosić dochód. Załóżmy, że zaangażowaliśmy pieniądze w pewną rentowną inwestycję (np. trzymamy je na opłacalnej lokacie). Jeśli ją zerwiemy (wycofamy się z innej inwestycji), aby zainwestować w event, stracimy oczekiwane i być może pewne dochody z istniejącego źródła. Czy spowoduje to, że event stanie się dla organizatora bardziej opłacalny? Ani trochę. Nie otrzymamy ani złotówki większego zysku, natomiast weźmiemy na siebie ryzyko.  Jeśli zatem można sfinansować event w inny sposób, i po kosztach niższych niż utracone zyski z alternatywnej inwestycji (choćby najbardziej prostej, jaką jest lokata w banku), to należy z takiej możliwości skorzystać. 

A co, jeśli koszt sfinansowania eventu z innych źródeł będzie wyższy niż przychód z alternatywnej przysłowiowej lokaty? Trzeba pamiętać, że planowana zyskowność przedsięwzięcia powinna uwzględniać wagę ryzyka. Jeśli nie zaangażujemy środków własnych, to zyski z istniejącej inwestycji obniżą koszt netto finansowania eventu ze źródeł zewnętrznych (dokładnie o różnicę między kosztami zewnętrznymi a przychodami z istniejącej inwestycji), a ponieważ ryzyko nie wzrośnie ani o ułamek, to spodziewana rentowność eventu będzie wyższa. Uwzględniając ryzyka związane z ewentualnym angażowaniem środków własnych, powoduje to, że pozyskanie finansowania z zewnątrz, nawet po wyższym koszcie, staje się nadal opłacalną alternatywą. Pozwala spać spokojniej.

Podsumowując, a prawda ta jest dość stara: ze środków własnych należy korzystać tylko wtedy, gdy nie mamy innego wyboru, a ryzyko niepowodzenia eventu oceniamy jako bardzo małe (a i tak możemy się pomylić). Jeśli jesteśmy w stanie sfinansować nawet cześć wydatków ze źródeł zewnętrznych, warto się o to postarać i z tego korzystać.

W następnym odcinku spróbuję przedstawić kilka instrumentów finansowych, które mogą pomóc w finansowaniu eventów i opiszę je od strony prawnej.

Artur Zawadowski
Radca prawny w firmie prawniczej Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy specjalizujący się w sprawach finansowań i zabezpieczeń, sprawach restrukturyzacji, upadłości, doradztwie transakcyjnym w sprawach handlowych oraz inwestycjach prywatnych i giełdowych.

www.lsw.com.pl 
www.lswipblog.pl