Fot. Materiały LSW

PRAWO

przez Think MICE

Finansowanie organizacji eventu. Jak zmniejszyć udział środków własnych

W poprzednim numerze THINK MICE, w artykule „Między kosztem a przychodem. Co zrobić, by nie popłynąć finansowo na organizacji eventu?” starałem się wykazać, że warto rozważyć korzystanie ze środków zewnętrznych przy organizacji eventu. Poniżej druga część tego materiału, w której omówię dwa sposoby finansowania zewnętrznego: zadatek i zaliczkę.

Wydają się one najprostszymi instrumentami, które można wykorzystać w celu zaangażowania środków zewnętrznych do sfinansowania eventu. Łatwość ich wykorzystania polega zwłaszcza na tym, że nie wychodzimy poza relację sponsor – organizator. 

Pojęcia zadatek i zaliczka brzmią dość podobnie i mogą w praktyce spełnić podobne funkcje, jednak warto uświadomić sobie ważne różnice między nimi. W zależności od okoliczności jeden lub drugi instrument finansowy może okazać się bardziej użyteczny. Może też wystąpić sytuacja, w której skorzystamy z obydwu.  

Zadatek
Zadatek, czyli suma pieniędzy otrzymana przy zawarciu umowy i oznaczona jako zadatek, jest o tyle wygodny, że podlega rozliczeniu z wynagrodzeniem należnym po wykonaniu zamówienia (eventu). Zadatek nie jest ekwiwalentem żadnej określonej czynności wykonywanej w trakcie realizacji, ani określonego kosztu. Otrzymanie zadatku nie wyłącza możliwości pobierania zaliczek ani rozliczania kosztów organizacji eventu przed jego realizacją w każdy inny umówiony sposób. Zadatek może i powinien służyć rozliczeniu wynagrodzenia organizatora, dlatego jego wysokość powinna pozostawać w rozsądnej relacji do tego wynagrodzenia oraz kwoty, którą organizator może utracić, gdy będzie zobowiązany zwrócić zadatek w podwójnej wysokości. 

Dla organizatora eventu zadatek może pełnić funkcję zryczałtowanego odszkodowania na wypadek, gdyby sponsor nie wykonywał należycie umowy. Jeśli umowa nie będzie zawierała szczególnego zastrzeżenia w tym przedmiocie, to w razie niewykonania umowy przez sponsora, organizator będzie mógł od umowy odstąpić bez wyznaczania dodatkowego terminu, a otrzymany zadatek zachować. Umowa może jednak wprowadzić ograniczenia, zwłaszcza co do terminu odstąpienia od niej. Kwota zadatku w powiązaniu z możliwym terminem rozwiązania umowy pozwala organizatorowi oszacować moment, w którym ryzyko finansowe wymaga rezygnacji ze współpracy ze sponsorem. Przeciwwagą jest prawo sponsora do żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, jeśli organizator nie wykonuje umowy należycie. Będąc organizatorem należy bardzo uważać na okoliczności, w których sponsor może się domagać takiego zwrotu. Warto też uregulować zasady pokrycia przez sponsora kosztów poniesionych przez organizatora na wypadek odstąpienia od umowy.  

Zaliczka 
Zaliczki służą pokrywaniu przez organizatora kosztów organizacji eventu i wydatków ponoszonych w trakcie realizacji zamówienia i zasadniczo nie zabezpieczają zapłaty wynagrodzenia. Zaliczka jest udzielona jednorazowo lub w miarę realizacji umowy, podlega też rozliczeniu – udzielenie kolejnej jest zwykle uzależnione od należytego wykorzystania i rozliczenia wcześniejszej. Zaliczka zwykle jest wypłacana w pieniądzu przed poniesieniem kosztu. W bardziej złożonych relacjach handlowych może być połączona z depozytem środków pieniężnych sponsora na rachunku bankowym (np. powierniczym/escrow) przeznaczonym do wypłat zaliczek na podstawie dokumentów.

Do obsługi kasowej zaliczki mogą też służyć inne instrumenty finansowe – takie jak akredytywa lub kredyt, ewentualnie linia kredytowa obsługiwana bezpośrednio przez bank sponsora. Można też się spotkać z żądaniem zabezpieczenia zwrotu zaliczki (najczęściej służy temu gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa).  W przypadku odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia, zaliczki wymagają rozliczenia z uwzględnieniem poniesionych wydatków i kosztów. Dla organizatora ważne jest, aby umowa wskazywała rodzaje i kwoty wydatków oraz kosztów podlegających zwrotowi, niezależnie od przyczyny rozwiązania umowy – tak, aby żądanie zwrotu zaliczki nie przekształciło się w karę za niewykonanie umowy.  

W następnym odcinku spróbuję przedstawić możliwości finansowania eventu ze środków sponsora, gdy nie jest możliwe uzyskanie zadatku albo zaliczki.

Artur Zawadowski
Radca prawny w firmie prawniczej Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy specjalizujący się w sprawach finansowań i zabezpieczeń, sprawach restrukturyzacji, upadłości, doradztwie transakcyjnym w sprawach handlowych oraz inwestycjach prywatnych i giełdowych.

www.lsw.com.pl 
www.lswipblog.pl