Fot. Adobe Stock

INSPIRACJE: Świat eventów

przez Think MICE

Eventy hybrydowe szansa, zagrożenie czy… konieczność?

Świat eventów za sprawą pandemii zmienił się diametralnie. Często deprecjonowane, nielubiane i budzące nieufność wydarzenia wirtualne nagle musiały zostać przez nas zrozumiane, poskromione, wręcz udomowione. Ostatnie dwa lata były prawdziwą szkołą życia – zweryfikowały dotychczasowe działania, praktyki biznesowe, przekonania i nawyki.

W rezultacie tych wszystkich zmian wielu organizatorów wydarzeń koncentruje się obecnie na realizacjach eventów za pomocą wirtualnych platform. Często nawet takie specjalizacje, jak spotkania integracyjne musiały przenieść się do świata online. Coś, co jeszcze w 2019 r. wydawało się herezją – zdalny team building – teraz ma się dobrze, zyskując nowych zwolenników. Dzieje się tak w myśl zasady: „lepiej integrować się online, niż w ogóle”. A nie każdy zespół może sobie jeszcze pozwolić na spotkanie w realu, z różnych powodów. Tymczasem zdarzenia wirtualne i hybrydowe są skalowalne, bezpieczne i efektywne kosztowo. Z drugiej strony, przysparzają jednak nowych wyzwań.

Tematowi postanowiło przyjrzeć się MPI Poland Chapter. Stowarzyszenie zorganizowało międzynarodowy webinar, podczas którego podsumowano dotychczasowe doświadczenia z realizacji spotkań hybrydowych oraz starano się ocenić, jakie są ich perspektywy na przyszłość. Do rozmowy zaproszono gości reprezentujących różne sektory branży MICE, a także tych, którzy bezpośrednio uczestniczą w procesie tworzenia hybrydowych eventów.

Od czego wszystko się zaczęło?
Początki gwałtownych przeobrażeń wszyscy wspominamy podobnie. Przypomnijmy sobie przełom lutego i marca 2020 r. – Wszystko działo się jak w filmie. Zakończyliśmy ogromny, międzynarodowy kongres cyberbezpieczeństwa w Wiedniu na 5 tys. osób. Nagle, kilka dni później otrzymaliśmy pierwsze sygnały, że dzieje się coś niedobrego. Pamiętam, jak nasz kierownik ds. logistyki mówił jeszcze, że na najbliższe miesiące mamy potwierdzone kilka dużych wydarzeń i musimy znaleźć dodatkowych ludzi i sprzęt, aby je zrealizować. Tymczasem już dwa tygodnie później nastąpił lockdown. W jednym dniu zostały skasowane eventy za ponad dwa miliony euro. To było niczym koszmar – wspominał Kaloyan Todorov, CEO Special Events Group.

Kolejne miesiące przyniosły zastój i związany z nim szok. Agencje próbowały przetrwać, negocjując wsparcie finansowe czy warunki zatrudnienia. Mało kto myślał wtedy o nowych szansach czy inwestycjach, czekając na rozwój zdarzeń. Z początku branża miała nadzieję, że jesienią wszystko wróci do normy. Tak się jednak nie stało. Kiedy uświadomiono sobie, że pandemia szybko nie zniknie, trzeba było szukać nowych sposobów na przetrwanie.

Reakcja na zmiany
Wobec nowych wyzwań, widząc coraz mocniej zarysowujące się trendy, a niejednokrotnie po prostu z nożem na gardle, agencje eventowe i dostawcy szukali sposobów na przetrwanie. – Pandemia zmieniła nasz sposób myślenia, musieliśmy znaleźć inne rozwiązania. To było coś, co otwarło nam umysł, ponieważ zdecydowaliśmy się na zupełnie nowy format, jakim były wirtualne wyścigi w rozszerzonej rzeczywistości – powiedział Michał Drelich, dyrektor zarządzający specjalizującej się w organizacji wydarzeń sportowych SE Group.

Powoli i ostrożnie zaczęto inwestować w wydarzenia online, szukając odpowiednich platform internetowych czy budując i doposażając studia – zaczynając od zielonego ekranu, przez wyszukane funkcje wirtualnych scen, na rozszerzonej rzeczywistości kończąc. Rynek przeprowadził brutalną selekcję w branży – ci, którym udało się na nim utrzymać uznali jednak, że najgorszym wyjściem jest się poddać. Lepiej szukać nowych szans i możliwości. Zmiany i adaptacje do zmieniającego się otoczenia są w końcu czymś normalnym. Już Darwin mówił: „przeżyje gatunek nie najsilniejszy czy najbardziej inteligentny, ale ten, który najlepiej przystosowuje się do zmian”.

– Gdy przyszła pandemia byliśmy na właściwym miejscu i we właściwym czasie. W 2016 r. stworzyliśmy platformę, która była progresywną aplikacją internetową, służącą do prowadzenia spotkań hybrydowych, w przeglądarce, bez instalacji, przy użyciu dowolnego urządzenia i systemu operacyjnego. Obecnie to jedno z narzędzi, bez których nasi goście nie wyobrażają sobie organizacji hybrydowego wydarzenia. Pozwala realizować eventy zarówno w formacie wirtualnym, jak i rzeczywistym, łącząc te dwa światy. To daje nowe, niespotykane dotąd możliwości – mówił Paweł Jabłoński, CEO i współzałożyciel MEETING15. Co istotne, warto uświadomić sobie, że przeobrażenia w sposobie prowadzenia spotkań najpewniej i tak byłyby nieuniknione.

– To prawda, że przez ostatnie dwa lata wiele się zmieniło, ale moim zdaniem i tak doszlibyśmy w branży spotkań do tego miejsca, w którym teraz jesteśmy. Tylko nieco później, może za 10 lat – dodał Paweł Jabłoński. Jego słowa potwierdził przedstawiciel korporacji, a zarazem sektora dostawców AV, Mariusz Orzechowski, dyrektor generalny CSEE w Sharp/NEC. – Korzystanie z komunikacji online i różnych platform staje się dla nas standardem. Kiedyś zdalny prelegent na evencie był czymś nietypowym, dzisiaj to normalne. Technologia być może aż tak bardzo nie uległa zmianie, ale znacznie się rozpowszechniła. Pandemia przyspiesza ten proces – mówił Mariusz Orzechowski.

„Trzy poduszki” spotkań hybrydowych
Ewolucja w dziedzinie spotkań wirtualnych, a w konsekwencji także hybrydowych jest niezwykle dynamiczna. Wymaga wiedzy i przygotowania w kilku podstawowych obszarach. Kaloyan Todorov nazwał te obszary „trzema poduszkami spotkań hybrydowych”.  

(…)

Monika Dymacz

O AUTORZE:
Monika Dymacz – chief experience officer w Catalyst Poland oraz prezes MPI Poland Chapter. Trener biznesu i facylitator. Absolwentka UJ oraz MBA na Oxford Brooks University, gdzie otrzymała dyplom z wyróżnieniem. Praktyk biznesu, wywodzący się ze środowiska korporacyjnego. Przez wiele lat pełnomocnik ds. innowacji, rozwijający kreatywność wewnątrz organizacji i wprowadzający w życie narzędzia i procesy budujące kulturę innowacyjności. Na co dzień zarządza firmą Catalyst Poland, pracuje z korporacjami, prowadzi grupy w projektach typu team building, szkoleniach z budowania zespołów, kreatywności i innowacyjności. Jest autorką gier i symulacji biznesowych oraz narzędzi rozwojowych w duchu edutainment. Od marca 2020 r. realizuje też projekty integracyjne online. W ciągu ostatnich kilkunastu lat prowadziła szkolenia m.in. dla: Santander, Grupy Azoty, Danone, Philip Morris, AstraZeneca Poland, Grupy Żywiec, Valeo, Pegasystems, Grupy Aspen czy Pratt & Whitney.


Więcej w lutowym wydaniu (2022) THINK MICE.

ZAMÓW PRENUMERATĘ