Fot. NCF Event

THINK EVENT

przez Think MICE

Wielkie show na 25-lecie Volkswagen Poznań

Ekran o powierzchni 6 tys. mkw. umieszczony na murawie stadionu, multimedialne show prezentujące historię marki oraz występy na żywo gwiazd polskiej muzyki – tak Volkswagen Poznań świętował swoje urodziny.

Jubileusz 25 lat Volkswagena w Poznaniu był dla władz tej spółki bardzo istotny. Dlatego, poza szeregiem mniejszych wydarzeń, zdecydowano się zorganizować dużą imprezę dla pracowników, partnerów i ich rodzin – w sumie dla kilkudziesięciu tysięcy osób. Pierwsze przygotowania do tego wydarzenia rozpoczęły się latem ubiegłego roku. Wtedy Volkswagen Poznań ogłosił przetarg na kompleksową organizację eventu z tej okazji. W briefie znalazła się informacja, że ma to być nie tylko koncert największych gwiazd, ale impreza z tzw. efektem WOW, która w jakiś sposób zachwyci i zaangażuje widownię.

Wygrała kreacja
Do postępowania przystąpiło kilka agencji (również z zagranicy). Po wstępnej weryfikacji ofert zdecydowano się wybrać trzy firmy, które zaproszono do drugiego etapu. Na przełomie roku, po dokładnej analizie wszystkich propozycji (m.in. programu, koncepcji kreatywnej, sugerowanych rozwiązań i kosztów) klient zdecydował się na wybór warszawskiej agencji NCF Event. – To znana nam firma, z którą mieliśmy już okazję współpracować. Ta kooperacja cały czas się zresztą rozwija. Tym razem o wyborze w największym stopniu zdecydowała przygotowana przez NCF Event koncepcja niezwykłego widowiska multimedialnego, która nas zachwyciła. Volkswagen Poznań rozwija się zgodnie z filozofią Przemysłu 4.0, dlatego zależało nam na tym, aby nasi pracownicy mieli do czynienia z nowoczesnymi technologiami – nie tylko w pracy, ale także na evencie. Z tego powodu propozycja zaangażowania dużej ilości najnowocześniejszego sprzętu i pokazanie jego możliwości w praktyce wydała nam się interesująca – tłumaczy Monika Olejniczak, kierownik działu komunikacji i compliance w Volkswagen Poznań.

Swoboda działania
Agencja NCF Event odpowiadała za kompleksowe przygotowanie całego wydarzenia. Poza koncepcją kreatywną i stworzeniem multimedialnego show, zajęła się więc całą logistyką związaną z organizacją eventu (m.in. zawieranie wszelkich niezbędnych umów, koordynacja spraw związanych z wynajęciem obiektu, sprowadzeniem artystów, transportem miejskim, brandingiem, rejestracją gości, cateringiem etc.). Osobą odpowiedzialną za logistykę całego wydarzenia ze strony agencji była Katarzyna Boszko. Po stronie klienta utworzona została natomiast specjalna grupa robocza, której zadaniem był kontakt i współpraca z agencją. Znaleźli się w niej m.in. przedstawiciele działów komunikacji i personalnego, którzy zajmowali się wcześniej organizacją eventów dla pracowników, a także partner społeczny, czyli przedstawiciel związków zawodowych. W sumie kilka- naście osób. – Jeżeli chodzi o pierwszą część eventu, czyli pokaz multimedialny, zostawiliśmy „wolną rękę” agencji. Ingerowaliśmy jedynie w część koncertową. Chcieliśmy mieć wpływ na to, jacy artyści pojawią się na scenie, sugerowaliśmy pewne nazwiska. Podczas spotkań roboczych, odbywających się średnio raz na osiem tygodni, dyskutowaliśmy o tym jak idą prace, konsultowaliśmy nasze pomysły, mówiliśmy na czym nam zależy, co chcielibyśmy uwypuklić, z czego można ewentualnie zrezygnować – tłumaczy Monika Olejniczak.

Element zaskoczenia
Główną ideą eventu było maksymalne zaskoczenie publiczności. Po wejściu na stadion goście nie zobaczyli więc nic nadzwyczajnego. Próżno było szukać wyszukanej scenografii. Na środku zabezpieczonej przed zniszczeniem murawy została ustawiona okrągła scena o średnicy 25 mkw., w czterech rogach stały rusztowania z ukrytymi wewnątrz samochodami, na których umieszczono wielkie ekrany do transmisji tego, co będzie się działo. – Cały performance był zaplanowany w taki sposób, aby do ostatniej chwili nikt nie spodziewał się tego, co może się wydarzyć. Było wręcz trochę nudno. Oczywiście celowo. Wszystko zmieniło się wraz z pierwszymi dźwiękami rozpoczynającymi nasz spektakl – mówi Maciej Sobkowiak, prezes NCF Event oraz reżyser show.
W tym momencie – dokładnie o 20.40 – okazało się, że zabezpieczenie murawy to w rzeczywistości wielka, licząca 6 tys. mkw. powierzchnia projekcyjna (cała zabudowa miała tysiąc mkw. więcej), na której wyświetlony został multimedialny spektakl. Do jego wyświetlenia wykorzystano 32 laserowe rzutniki projekcyjne o mocy 41 tys. ANSI lumenów każdy. Trwająca 23 minuty animacja została wyprodukowana w rozdzielczości 10 tys. pikseli. Do tego dochodziły jeszcze animacje przygotowane osobno dla każdego z artystów występujących podczas koncertu (każdy z nich wykonywał 3-4 utwory). Łącznie tych animacji było więc 20. Wszystkie powstały w NCF Event, produkcją show wideo na zlecenie agencji zajęła się natomiast firma NEWMOTION Studios, reprezentowana przez Pawła Kozłowskiego. – Efekt był imponujący, jesteśmy z niego bardzo dumni – mówi Maciej Sobkowiak. Jak przyznają organizatorzy, przygotowanie animacji było jednym z największych wyzwań związanych z produkcją eventu. Chodziło przede wszystkim o czas renderowania materiałów wideo (w jakości 8K). – Sprzęt, którym dysponujemy, naprawdę światowej klasy, potrzebował finalnie aż 5,5 dnia, aby wyrenderować 23 minutowy materiał do głównego show. Poza tym pojemność dysku w urządzeniu, które finalnie wyświetlało gotową już animację wynosiła 2TB. To bardzo dużo, ale dla nas okazało się zbyt mało. Dysk zintegrowany jest z urządzeniem, dlatego jego powiększenie nie wchodziło w grę. Musieliśmy zatem obniżyć nieco jakość renderowania, aby zmieścić się w zakładanej pojemności – mówi Maciej Sobkowiak.

Tony sprzętu
Istotną kwestią było też skompletowanie i montaż niezbędnego sprzętu. Za obsługę multimedialną wydarzenia odpowiadała TSE Grupa. – Współpracujemy z tą firmą od ponad 25 lat i w tym czasie zrealizowaliśmy wspólnie wiele dużych projektów. Mamy do siebie zaufanie – mówi Maciej Sobkowiak. I dodaje: – Oczywiście w przypadku tak wielkiej imprezy niemożliwe jest, aby jeden podmiot miał w swoich magazynach cały potrzebny sprzęt. Szczególnie, że wykorzystywaliśmy konglomerat różnych urządzeń, różnego typu. Część z nich trzeba było wypożyczyć, sprowadzić z zagranicy. Leżało to w gestii TSE.

Pierwsze przygotowania do eventu rozpoczęły się praktycznie zaraz po rozstrzygnięciu przetargu, czyli na przełomie roku. Bezpośrednie montaże, już na miejscu, dopiero na kilka dni przed wydarzeniem. W weekend poprzedzający event na Stadionie Miejskim w Poznaniu rozgrywany był mecz. Z tego powodu wcześniej możliwe było jedynie rozprowadzenie instalacji światłowodowych na kopule stadionu (na wysokości ponad 45 metrów). – Największym wyzwaniem było znalezienie odpowiednich pozycji dla 32 rzutników podwieszonych na konstrukcji dachu trybun i świecących na murawę, dobranie odpowiednich wysokości i kąta padanie światła – tak, aby wszyscy widzowie na stadionie mieli zapewniony ten sam komfort oglądania animacji. Bardzo trudne i wymagające wielu testów było również zsynchronizowanie projektorów między sobą w tak krótkim czasie – mieliśmy tylko dwie noce na kalibrację i ustawienie parametrów – zdradza Łukasz Kubiak, dyrektor generalny TSE.

  • NCF-3
  • NCF-4
  • NCF-5
  • NCF-7

Simple Image Gallery Extended

Teoria vs praktyka
To właśnie ograniczony czas na prace i próby bezpośrednio na miejscu eventu (ze względu na specyfikę obiektu, jakim jest stadion i szereg wydarzeń, jakie są na nim organizowane) był kolejnym dużym wyzwaniem, przed którym stanęli organizatorzy. – Do momentu wejścia na stadion, czyli praktycznie na kilka dni przed imprezą, działaliśmy tylko w teorii – na planach, makietach, obliczeniach. Musieliśmy szybko przekonać się, czy to wszystko co wymyśliłem zadziała w praktyce – mówi Maciej Sobkowiak. Najważniejsze stało się więc podwieszenie pierwszej sekcji rzutników, wykonanie próbnych projekcji oraz odpowiednie dopasowanie oświetlenia (za jego realizację odpowiadał Adam Tyszka). Po „wystrojeniu” całego systemu, przed próbami, okazało się, że dwa z 32 rzutników nie działają, gdyż mają uszkodzone zasilacze. – Mieliśmy dwa zapasowe urządzenia na miejscu, nie mogliśmy jednak po prostu podmienić projektorów (które były już zespolone po cztery w jednym bloku montażowym), gdyż cała nasza kalibracja, mówiąc kolokwialnie, „rozjechałaby się” przy najmniejszym poruszeniu – tłumaczy Łukasz Kubiak. Aby rozwiązać problem należało więc nowe rzutniki zamontować w zupełnie innych, przypadkowych pozycjach oraz właściwie zsynchronizować z resztą obrazu. – Tylko dzięki zaawansowanym funkcjom media serwera Disguise i doświadczeniu naszych realizatorów udało się to zrobić. Bez rozwiązań zawartych w tym media serwerze, takich jak zaawansowane funkcje śledzenia punktów, automatyczna kalibracja, korekcja kątów i dynamiczna blenda obrazu na pewno nie bylibyśmy w stanie tak szybko i dokładnie połączyć i skalibrować na nowo obrazu. Nasze doświadczenie przy realizacji dużych i złożonych technologicznie imprez było nam w tych momentach bardzo pomocne – dodaje Kubiak.
Technika to jednak nie wszystko. Wideoprojekcja multimedialnego show była ściśle powiązana z choreografią – uzupełniało ją ponad 100 tancerzy oraz 10 samochodów marki Volkswagen (zarówno historycznych, jak i współczesnych). – Przygotowaniem choreografii zajęła się Monika Moskwa, z którą współpracuję od ponad 10 lat – mówi Maciej Sobkowiak. Tancerze nie mogli jednak ćwiczyć na stadionie (po pierwsze z racji wspomnianych już innych imprez, ale także murawy, która nie mogła być uszkodzona), dlatego wszystkie niezbędne próby prowadzone były na zwykłych salach gimnastycznych. – Od samego początku wiedziałem, że największym wyzywaniem będzie możliwość przeprowadzenia tylko jednej próby na ostatecznie przygotowanej przestrzeni murawy boiska. Z założenia niemożliwe. Możliwe okazało się dlatego, że w przygotowanie tego projektu zaangażowałem moich najlepszych partnerów. Brawo Kasia Boszko i Monika Moskwa – podsumowuje Maciej Sobkowiak.
Jak mówią organizatorzy, do tej pory w Polsce nie było jeszcze imprezy przygotowywanej na taką skalę.

Michał Kalarus

DOSSIER
Wydarzenie: Jubileusz 25-lecia Volkswagen Poznań
Data: 8 września 2018 r.
Miejsce: Stadion Miejski w Poznaniu
Zleceniodawca: Volkswagen Poznań, https://volkswagen-poznan.pl
Organizator: NCF Event, http://ncfevent.pl
Reżyseria: Maciej Sobkowiak (NCF Event)
Producent wydarzenia: Katarzyna Boszko (NCF Event)
Multimedia: TSE Grupa, http://tse.com.pl
Produkcja materiałów video: NEWMOTION Studios, http://newmotion.pl
Realizacja oświetlenia: Adam Tyszka
Choreografia: Monika Moskwa
Wystąpili: Małgorzata Ostrowska, Oddział Zamknięty, Norbi, Grzegorz Hyży, Czadoman, Sound'n'Grace (z udziałem Filipa Lato)
Liczba uczestników: ok. 26 tys. osób