Fot. IMEX 2018

Programy hosted buyers

przez Think MICE

Wszystko, co warto wiedzieć o programach hosted buyers

Programy hosted buyers towarzyszą większości największych targów branży MICE na świecie. To dobra okazja do wzięcia udziału w takich imprezach prawie za darmo. Warto jednak pamiętać, że poza oczywistymi profitami hosted buyersi mają też szereg obowiązków, których niedopełnienie może słono kosztować. 

Program hosted buyers to nic innego, jak narzędzie mające przyciągnąć na daną imprezę targową osoby najbardziej pożądane z punktu widzenia wystawców. Chodzi o potencjalnych klientów, dzięki którym niemała inwestycja, jaką jest sfinansowanie udziału w targach, przyniesie im pożądane profity biznesowe. – Korzyści odnosi każdy. Zapraszane przez nas osoby mają sfinansowany pobyt na targach, mogą dotrzeć do interesujących ich firm i partnerów, umawiając z nimi spotkania. Wystawcy mają z kolei możliwość nawiązania cennych kontaktów biznesowych. Zyskują na tym również targi, które dzięki programowi nabierają prestiżu, są skuteczniejsze biznesowo. To przekłada się na większe zainteresowanie wystawców, czyli większe dochody dla organizatorów – tłumaczy Natalie Blachford, senior account manager w firmie Custard Communications, współpracującej z targami The Meetings Show.  

Sfinansować pobyt
W ramach programów hosted buyers zakwalifikowanym uczestnikom przyznawany jest zazwyczaj przelot w obie strony w klasie ekonomicznej, zakwaterowanie w hotelu, transfery, wstęp na targi i do Hosted Buyer Lounge (specjalnej strefy dla hosted buyersów) oraz udział w większości wydarzeń towarzyszących – networkingowych i edukacyjnych. Często w preferencyjnych cenach można też skorzystać z oferty wyjazdów studyjnych (tzw. pre- lub post show tours/fam trips). W zależności od imprezy świadczenia nieco się różnią, ich podstawową wartością jest jednak sfinansowanie transportu i zakwaterowania, czyli najbardziej kosztownych elementów podróży. Jeżeli chodzi o bilety lotnicze, są one kupowane bezpośrednio przez organizatorów lub też uczestnicy nabywają je we własnym zakresie, za co (według wcześniej ustalonych limitów) są im później zwracane pieniądze. Niektóre targi praktykują oba rozwiązania, wykorzystywane w zależności od indywidualnych ustaleń. Czasami możliwe jest też uzyskanie zwrotów kosztów podróży w przypadku wyboru innego środka transportu niż samolot (również według odpowiednich limitów). Dodatkowo, większość organizatorów wprowadziła jeszcze programy semi hosted buyers (m.in. ACE of M.I.C.E., IBTM World, IBTM Americas, IT&CMA). Zasada ich działania jest podobna, z tą istotną różnicą, że dla gości z tej grupy nie są kupowane ani refundowane bilety lotnicze/koszty transportu. Zainteresowani uczestnicy muszą więc dojechać na targi na własną rękę, na miejscu mogą jednak liczyć na korzyści przysługujące hosted buyersom. Tym, na co należy zwrócić uwagę, jest za to fakt, że organizatorzy (bez względu czy jest to program hosted buyers czy semi hosted buyers) nie partycypują m.in. w kosztach związanych z wykupieniem ubezpieczenia, wyrobieniem wiz (jeżeli są wymagane), organizacją nieujętych w programie transferów, przedłużeniem pobytu. Nie finansują też jakichkolwiek upgrade'ów (np. w hotelach, liniach lotniczych) czy wyżywienia (poza posiłkami ujętymi w programie). Nawet hotelowe śniadania nie są regułą – niektórzy je oferują (np. CONVENE, IT&CMA, IT&CM China, ACE of M.I.C.E), inni nie (np. IMEX, IMEX America).  

Weryfikacja i selekcja
Niemałe koszty związane ze sfinansowaniem programów hosted buyers sprawiają, że nie każdy może wziąć w nich udział. Organizatorom zależy na pozyskaniu jak najcenniejszych z punktu widzenia ich wystawców klientów. Proces selekcji jest więc dość skomplikowany, weryfikowanych jest wiele szczegółów. Mówiąc najogólniej, aby w ogóle aplikować trzeba sprawować odpowiednią funkcję. Pożądane są osoby podejmujące w reprezentowanych przez siebie firmach czy stowarzyszeniach kluczowe decyzje dotyczące planowania, zamawiania i wydatków na usługi MICE. Mile widziani są też przedstawiciele agencji organizujących i planujących tego typu aktywności dla swoich klientów, czyli właściciele i pracownicy agencji incentive, ale niekiedy i biur PCO, DMC, obsługujących podróże służbowe, a nawet agencji eventowych (jeżeli np. realizują zlecenia poza granicami kraju). Zgłaszać można się bezpośrednio, wypełniając odpowiednie aplikacje na stronie targów lub poprzez lokalnych partnerów, współpracujących z organizatorami takich imprez (THINK MICE jest np. organizatorem grup hosted buyers na targi CONVENE, ACE of M.I.C.E., IMEX, The Meetings Show i IT&CMA). W procesie rejestracji konieczne jest podanie szczegółów dotyczących zajmowanego stanowiska, specyfiki swojej pracy i prowadzonej na co dzień działalności oraz – co ważne – jej udokumentowanie. W zależności od targów należy podać m.in. informacje o zorganizowanych do tej pory (np. w ostatnich 18 miesiącach) i planowanych w najbliższej przyszłości wydarzeniach, udowodnić zainteresowanie rynkiem, któremu dedykowana jest dana impreza czy przesłać referencje od klientów. Podane dane są z reguły weryfikowane przez organizatorów. 

(...)

 
Michał Kalarus 

Więcej w lutowym (2/2019) numerze THINK MICE

ZAMÓW PRENUMERATĘ