Kraków - Mashup Meetings

przez Think MICE

Krakowska dyskusja THINK MICE Mashup Meetings

Po Warszawie, Trójmieście i Wrocławiu przyszedł czas na stolicę Małopolski. Kolejne spotkanie z cyklu THINK MICE Mashup Meetings, poświęcone relacjom pomiędzy agencjami eventowymi a hotelarzami, odbyło się w połowie kwietnia br. w TAURON Arenie Kraków. Tematów do dyskusji jak zwykle nie brakowało.

„Agencje eventowe vs. hotele – współpraca, problemy, rozwiązania” – to tytuł cyklu spotkań, jakie redakcja THINK MICE organizuje w różnych polskich miastach. Podczas dyskusji w Krakowie dużo uwagi poświęcono m.in. utrzymywaniu rezerwacji, wysokościom i terminom wpłaty zaliczek, „konkurencji” w walce o klienta, mówiono też o błędach komunikacyjnych i braku elastyczności. Zaczęło się jednak dość optymistycznie. – We wzajemnych relacjach wiele rzeczy nas uwiera, to fakt. Ale mimo wszystko łączy nas przyjaźń. Może szorstka, ale przyjaźń. Hotele są dla agencji jednym z najważniejszych dostawców, tylko wspólną pracą możemy osiągać dobre rezultaty – rozpoczął Dominik Górka, dyrektor kreatywny i partner w Grupie Manta.  Kłopotliwe zaliczki  Jeżeli chodzi o główne bolączki, na pierwszy plan wysunęły się te związane z finansami. – Pierwsza rzecz to terminy płatności. Standardy proponowane w tym zakresie przez hotele znacznie odbiegają od tych, na które są w stanie przystać nasi klienci. Rozbieżność pomiędzy terminem realizacji umowy a płatnością jest ogromna – podkreślał Dominik Górka. W podobnym tonie wypowiadała się Anna Jędrocha, prezes zarządu Symposium Cracoviense. – Podpisując umowę zgadzam się na zawarte w niej warunki i muszę się z nich wywiązać. Wiem, że za hotel i jego świadczenia trzeba zapłacić, ale nie rozumiem, dlaczego mam to zrobić od razu, nawet z wielomiesięcznym wyprzedzeniem. W dodatku z własnych pieniędzy, „zakładając” za klienta. Umowa jest wystarczająco dobrym zabezpieczeniem, dającym możliwość dochodzenia swoich praw – mówiła Anna Jędrocha. Hotelarze argumentowali zasadność zaliczek tym, że mimo zawieranych umów zdarzały im się sytuacje, kiedy agencje nie wywiązywały się ze zobowiązań. Dla obiektów to problem, ponieważ poza utratą klienta zostają z wolnymi pokojami, które trudno sprzedać na ostatnią chwilę. Te utracone korzyści mogą być nawet większe niż zysk płynący z konkretnego zlecenia, nie da się ich poza tym w żaden sposób zrekompensować.

– Zaliczka jest najskuteczniejszym narzędziem dyscyplinującym. Wiele agencji dopiero wtedy zaczyna poważnie myśleć o swoich zobowiązaniach, wcześniej wszystko jest płynne. To dla nas gwarancja spokoju. Zdaję sobie sprawę, że jest masa sumiennych firm, które na tym cierpią, ale niestety realia rynkowe i zachowanie niektórych podmiotów zmuszają nas do takiego działania. Poza tym, jeżeli dana agencja ma np. 5 tys. zł kapitału zakładowego, a chce żebyśmy kredytowali ją na 200 tys. zł to chyba dla wszystkich jest jasne, że nie możemy sobie na to pozwolić. Żaden dyrektor finansowy się na to nie zgodzi. Zakładamy też pewne opóźnienia w regulowaniu należności. To częsta praktyka, gdyż agencje finansują je przeważnie z własnych środków, czekając na pieniądze od klienta. Stąd m.in. wysokie zaliczki – tłumaczył Radosław Altheim, dyrektor zarządzający sieci  Q Hotel. Z tą opinią zgodziła się przedstawicielka agencji, Anna Leszczyńska, event designer w Hula Events.

– Zastanawiałam się, dlaczego tak wiele obiektów nie ma jeszcze dobrej polityki współpracy z agencjami. Doszłam do wniosku, że niestety w dużej mierze to nasza wina. Są firmy, które po prostu psują rynek. Nie stosują się do podstawowych zasad komunikacji i rzetelnej kooperacji. Trudno się dziwić, że hotelarze traktują agencje po macoszemu, skoro sami są przez nie tak traktowani – przyznała Anna Leszczyńska. Z tego powodu zasadne wydaje się przygotowywanie nieformalnych rankingów czy certyfikacji agencji – ocena tego, w jaki sposób wywiązują się ze zobowiązań, jak się z nimi współpracuje, czy poważnie traktują swoją pracę etc. – Do każdego klienta mamy indywidualne podejście jeżeli chodzi o terminy płatności i wysokość zaliczek. Zależy to od wielu czynników. Sprawdzamy zgłaszającą się do nas firmę, analizujemy jakie mamy z nią doświadczenia, jakie są opinie innych hotelarzy. Każdy obiekt to ocenia – mówiła Dorota Smagur, dyrektor generalna, Hilton Garden Inn Kraków. Głos w tym temacie zabrał też Piotr Baran, sales director w hotelu Puro Kraków Kazimierz.

– Do tej pory nie udało nam się znaleźć skuteczniejszego sposobu zabezpieczenia naszych interesów niż zaliczki. Dlatego je stosujemy. Jeżeli chodzi o terminy i wysokość wszystko uzależnione jest od tego, z kim mamy do czynienia i w jaki sposób przebiega nasza komunikacja. Liczy się też doświadczenie i historia współpracy. Pragnę jednak podkreślić, że nie mieliśmy jeszcze sytuacji, w której nie znaleźlibyśmy wspólnego, satysfakcjonującego dla każdej ze stron rozwiązania – stwierdził Piotr Baran.



Walka o klienta
Kolejną bolączką, na którą zwrócili uwagę uczestnicy krakowskiej dyskusji, była pewnego rodzaju konkurencja o klienta pomiędzy obiektami hotelowymi a agencjami. – Bardziej opłaca nam się współpracować w trójkącie klient-agencja-hotel. Tym bardziej że, szczególnie jeżeli chodzi o obsługę techniczną, sprzęt hotelowy z reguły nie jest najwyższych lotów. W przypadku bardziej skomplikowanych realizacji i tak trzeba go wypożyczyć, znaleźć podwykonawców. To działania, które spadają na agencję. W sytuacji kiedy przedstawiciele hotelu przekonują klienta, że są przygotowani do obsługi takich wydarzeń, stawia nas to w bardzo trudnej pozycji. Musimy wziąć na siebie ciężar poinformowania klienta, że tak nie jest – mówił Sebastian Godula, operations & event management partner w event-factory. Podobnie rzecz ma się z cenami. – Odnoszę niekiedy wrażenie, że dla hotelu jesteśmy najmniej ważnym partnerem. Proponowane nam stawki są gorsze niż zawarte chociażby w umowie ramowej agencji turystycznej, która przywozi do obiektu znacznie mniej gości. Często oddajemy naszym klientom wszystkie rabaty, jakie dostaliśmy od hotelu, a oni kontaktując się bezpośrednio z danym obiektem i tak uzyskują od niego lepsze ceny. Nie wiem dlaczego tak się dzieje i co gorsza nie potrafię tego swoim klientom wytłumaczyć – dodał Dominik Górka. Jak podkreślali hotelarze, wbrew tym opiniom bardzo zależy im na obecności agencji. – My naprawdę nie mamy ambicji brać na siebie wszystkich kwestii organizacyjnych, komunikacyjnych, logistycznych czy wręcz przygotowania riderów technicznych dla gwiazd. Nie od tego jesteśmy, potrzebujemy partnera, który się tym zajmie – powiedział Radosław Altheim. To, że hotelarzom zależy na biznesie agencyjnym podkreślał również Adam Lach, sales specialist w Hilton Garden Inn Kraków Airport.

(...)

Michał Kalarus

Więcej w majowym (2019) numerze THINK MICE.

ZAMÓW PRENUMERATĘ