Fot. Łukasz Widziszowski

THINK EVENT - WOŚP

przez Think MICE

WOŚP nie o historii lecz o strategii produkcji wydarzenia

Czerwone serduszka, kolorowe puszki, całodniowy program w telewizji z głównym bohaterem Jurkiem Owsiakiem i jego gośćmi. Większość osób kojarzy WOŚP z coroczną, styczniową zawieruchą koncertową organizowaną w celu zbierania pieniędzy na zakup sprzętu medycznego. Warto jednak przyjrzeć się tej akcji z branżowego punktu widzenia.

To przecież ogromna produkcja eventowa – realizowana nie tylko w Warszawie, ale praktycznie w całej Polsce, a nawet poza granicami kraju.    

Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy (WOŚP) to cykliczna impreza (gra od 27 lat, w każdą drugą niedzielę stycznia), która co roku odbywa się w blisko 1,7 tys. miejscach w Polsce i na świecie. W jej organizację zaangażowane są dziesiątki tysięcy osób. Czym zatem jest WOŚP z punktu widzenia eventowca? Mimo pozornego „spontanicznego działania” to dokładnie zaplanowany event. W procesie jego przygotowania organizatorzy posługują się profesjonalnym planem  zarządzania budżetem, kalendarzem, zespołem ludzi, czyli całą niezbędną obsługą techniczną, logistyczną i organizacyjną. Kreują program, działania PR-owe i marketingowe. Chociaż nadrzędnym celem jest oczywiście zbiórka pieniędzy na rzecz zakupu sprzętu medycznego, organizacji WOŚP towarzyszy jeszcze wiele dodatkowych założeń. Orkiestra ma łączyć ludzi, zaskakiwać otoczenie, wydobywać jak największy potencjał z lokalnych społeczności. W ostatnich latach stała się też jednym z najlepszych produktów marketingowych naszego kraju za granicą.  

Kalendarz planowania  Finałów WOŚP  Działania organizacyjne (event management) związane z przygotowaniem kolejnego Finału WOŚP rozpoczynają się zazwyczaj we wrześniu każdego roku i trwają przez ok. pięć miesięcy. Pierwszym punktem procesu planowania jest wyznaczenie zespołu oraz ustalenie wewnętrznych zadań, takich jak  m.in. pozyskiwanie sponsorów (od września do grudnia), budowanie programu (od  września do listopada), opieka nad wolontariuszami (od września do końca stycznia) czy obsługa logistyczna gości specjalnych (w grudniu i styczniu). Do tego dochodzą jeszcze działania administracyjne (rejestracja sztabu – do 19 listopada, wolontariuszy – do 15 grudnia, rozliczenie sztabu – do końca stycznia), podpisywanie niezbędnych umów (do końca grudnia) oraz cały proces komunikacji zewnętrznej (w tym budowanie relacji z innymi instytucjami, z mediami, tworzenie prac graficznych etc.).  


Fot. Łukasz Widziszowski

Sztab jako agencja  eventowa
Jak zostało powiedziane na samym początku, WOŚP gra obecnie w blisko 1,7 tys. miejscach w Polsce i na świecie. W każdej z tych lokalizacji odbywają się więc de facto osobne eventy. Za ich przygotowanie odpowiadają lokalnie sztaby. – Fenomen Orkiestry polega na tym, że całość wielkiego finałowego zamieszania tworzą tak naprawdę zupełnie oddolnie sztaby WOŚP. Fundacja (Fundacja Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy – przyp. red.) tworzy oczywiście ramy ich działalności. Zarówno formalne – powstają regulaminy i prawne umocowania dla każdej z inicjatyw, jak również organizacyjne i promocyjne. W całym dziele kreacji i organizacji swojego Finału sztaby mają jednak pełną autonomię – tłumaczy Krzysztof Dobies, rzecznik prasowy WOŚP. Przekładając to na język branżowy każdy sztab pełni funkcję lokalnej agencji eventowej. Na jego czele stoi lider, czyli szef sztabu. Jego zadaniem jest koordynacja pracy zespołu organizacyjnego oraz całej armii wolontariuszy. Obok lidera ważną funkcję pełnią osoby zajmujące się sprawami administracyjnymi, w tym rejestracją sztabu i wolontariuszy, rozliczeniami zbiórki publicznej, sprawdzaniem jej transparentności etc. Lider wspiera się pomocą ludzi, którzy tworzą kreację i wizualizację wydarzenia. Dobiera też dostawców, którzy wspierają Finał. Na poziomie sztabu podejmowane są decyzje o charakterze eventu – czy będzie to koncert, festiwal miejski, event sportowy, wydarzenie wewnętrzne czy zewnętrzne etc. – Każdy ze sztabów otrzymuje dla swoich wolontariuszy skarbonkę, identyfikator, serduszka do naklejenia na odzież darczyńców, ale także przekazujemy sztabom i organizatorom WOŚP pakiet narzędzi i materiałów do promocji. Są to wydrukowane ulotki, informatory po polsku i po angielsku, pakiet dedykowanych sztabom grafik i zdjęć, dla wielu przygotowujemy specjalne, indywidualne nagrania video z zapowiedziami lokalnych wydarzeń. Zapewniamy też pełne wsparcie przy promocji działań sztabów w internecie – pomagamy całą swoją wiedzą i możliwościami w tworzeniu atrakcyjnych publikacji w serwisach społecznościowych, a w tym roku także przygotowaliśmy dla każdego ze sztabów unikatową stronę internetową, do wypełnienia lokalnymi treściami i wiadomościami – mówi Krzysztof Dobies.   

Lokalny potencjał
Sztabem (w tym przypadku rozumianym jako agencja eventowa) może być zespół utworzony przy stowarzyszeniu, fundacji, szkole, drużynie harcerskiej, klubie sportowym, stacji telewizyjnej, organizacji wspieranej przez Urząd Miasta etc. To właśnie sztaby, oceniając swoje możliwości, określają zasięg i wielkość wydarzenia WOŚP, jakie odbędzie się na ich terenie. Do jego organizacji wykorzystują przede wszystkim stosunkowo łatwo dostępny lokalny potencjał społeczny i infrastrukturalny. Wybierają lokalizację – przestrzeń miejską, halę sportową, koncertową, hotel, kino, restaurację oraz rekrutują ludzi. Działania sztabów mają ogromne znaczenie, a pracujące w nich osoby przechodzą w ciągu kilku miesięcy bardzo trudną, ale niezwykle cenną szkołę event managementu. Doświadczają pracy na każdej płaszczyźnie organizacji imprezy. Warto podkreślić, że cały zespół sztabu pracuje na zasadzie wolontariatu, czyli nie ma przewidzianych wynagrodzeń za wykonywane czynności. Często liderzy poszczególnych sztabów rozróżniają dwa zespoły wolontariatu: doświadczenia zawodowego – to osoby, które w ciągu całego okresu przygotowań angażują się w pracę i na koniec mogą otrzymać za to podziękowania lub certyfikaty, a także listy polecające od szefa sztabu oraz zwykłych wolontariuszy – którzy w dniu  Finału kwestują na rzecz WOŚP. Wśród osób pracujących przy Finałach WOŚP są również ludzie przeszkoleni przez samą Fundację. Stanowią część tzw. pokojowego patrolu. W okresie przed samym Finałem pojawiają się ponadto dodatkowe osoby, które pomagają w doraźnych zadaniach, takich jak pakowanie przedmiotów na aukcję, rozdzielanie prac wolontariuszy, wieszanie plakatów etc. Wewnętrznie nazywa się ich „krasnalami”. Nad pracą lokalnych sztabów czuwa specjalny zespół. To tzw. dział sztabów, funkcjonujący centralnie, w ramach Fundacji. Jego pracownicy utrzymują kontakt z liderami sztabów z całego świata, aby mieć wgląd w podejmowane przez nich działania.
(…)

Dagmara Chmielewska

Więcej w styczniowym (2019) numerze THINK MICE.

ZAMÓW PRENUMERATĘ

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
O AUTORZE 
Dagmara Chmielewska – CEO Hurricane of  Hearts, dyrektor zarządzająca SBE, od 10 lat współpracuje z WOŚP. W 2016 r. zbudowany przez nią sztab w Londynie uznano za największy na świecie. Wraz z 300 osobowym zespołem otrzymała rekomendację Jurka Owsiaka oraz nagrodę za najlepszy sztab 25. Finału WOŚP. Za swoje osiągnięcia na rzecz promocji Polski poza  granicami kraju przyznano jej tytuł Człowieka Sukcesu Warmii i Mazur 2016.