THINK MICE

CityDNA CVB po raz pierwszy

W styczniu Grazu odbyło się CityDNA CVB Expert Meeting, pierwsze wydarzenie networkingowo-edukacyjne przygotowane wyłącznie dla przedstawicieli biur convention. Miałem przyjemność być jedną z dwóch osób z Polski, które wzięły w nim udział. Choć była to premierowa edycja, frekwencja pozytywnie zaskoczyła: zamiast planowanych 40 pojawiło się ponad 60 uczestników z 20 krajów, reprezentujących 47 destynacji (przy okazji polecam artykuł „O co chodzi z tymi conventionami” opublikowany w THINK MICE we wrześniu ub.r.).

Dla mnie obecność na tym wydarzeniu była cennym doświadczeniem. Co ciekawe, znalazłem się tam dzięki odrobinie szczęścia. Podczas targów IBTM w Barcelonie, za namową Małgorzaty Kopij, wziąłem udział w losowaniu i… wygrałem bezpłatny udział.

Już w Grazu usłyszałem w rozmowach z Barbarą Jamison-Woods z London & Partners i CityDNA oraz Małgorzatą Kopij z Gdańsk Convention Bureau, że wszystko zaczęło się od tzw. knowledge group w ramach CityDNA, czyli grupy osób zainteresowanych tematyką stricte biur convention. Z czasem pojawiły się mniejsze formaty, m.in. CVB Cafés organizowane przy okazji targów branżowych. Członkowie CityDNA oczekiwali jednak bardziej konkretnego i dłuższego spotkania. Chodziło o czas spędzony nie tylko na rozwiązywaniu bieżących problemów, ale też na wymianie doświadczeń i poszukiwaniu rozwiązań w kluczowych obszarach działalności biur convention. Bardzo dobrze, że udało się to zorganizować. To jedno z niewielu wydarzeń, podczas których można porozmawiać o tych samych wyzwaniach. Pracujemy w różnych krajach, ale często mierzymy się z podobnymi problemami.

Pierwszego dnia ciekawe wnioski przyniosła sesja dotycząca programów ambasadorów kongresów, oparta na badaniach CityDNA. Wskazano, że pozostają one istotnym narzędziem wzmacniania wiarygodności destynacji i budowania społeczności wpływu. Nowością dla mnie było podejście „junior ambassadors”, wspierające przyszłych liderów.

Szczególnie podobały mi się sesje roundtable, podczas których w grupach tematycznych mogliśmy dyskutować o konkretnych zagadnieniach. Pierwszego dnia uczestniczyłem w ożywionej rozmowie o AI w pracy CVB. Mogłem podzielić się tym, jak wykorzystujemy narzędzia AI w pracy, przy wydarzeniach czy w edukowaniu branży (m.in. dzięki Laboratorium Twórców), ale przede wszystkim miałem okazję posłuchać doświadczeń innych. I choć większość biur kończy na wykorzystywaniu ChatGPT czy Google Gemini, liderzy idą dalej. W jednej z organizacji powołano nawet stanowisko Head of AI, którego zadaniem jest wdrażanie rozwiązań i edukacja zespołu. To nie tylko „ogólne wsparcie”, ale realne usprawnienia: analiza RFP, przygotowywanie ofert i bidów, automatyzacja wybranych elementów pracy oraz porządkowanie procesów w zespole. Po sesjach każda grupa prezentowała wnioski, więc mogłem też wysłuchać podsumowań dyskusji o legacy, zrównoważonych eventach oraz modelach finansowania.

Bardzo ożywcza była również część Case Study Showcase, podczas której przedstawiciele Rotterdam Partners, Helsinki Partners/Helsinki Convention oraz Fáilte Ireland dzielili się doświadczeniami dotyczącymi budowania partnerstw i legacy. W przypadku Rotterdamu uderzyło mnie, jak silnie port jest zaangażowany w działania promocyjne i inicjatywy wspierające destynację. Z kolei z Irlandii zapamiętałem przykład Autism-Europe Congress, gdzie zastosowano rozwiązania projektowania inkluzywnego, przekładające się na mierzalną wartość dla uczestników eventów, ale i dla mieszkańców.

Drugiego dnia wysłuchaliśmy prezentacji Smart Data for Smarter Decisions przygotowanej przez SeeRIO. Pojawił się polski wątek: Warszawa i Kraków jako przykłady w analizach. Ta część była wstępem do kolejnych dyskusji, tym razem o wykorzystywaniu danych w storytellingu i marketingu, aby promować destynacje w sposób bardziej przekonujący, spójny i poparty danymi. Z tego dnia zapamiętam też prezentację Vienna Convention Bureau o programie Vienna Fund wspierającym organizatorów wydarzeń odbywających się w stolicy Austrii. Na koniec mieliśmy element warsztatowy Walls’ Highlights & Takeaways, gdzie na kartkach dzieliliśmy się pomysłami, radami, narzędziami online i aplikacjami wykorzystywanymi w pracy.

Konferencja odbywała się w Grand Hotel Wiesler, w sali w stylu Art Nouveau. W programie znalazło się również miejsce na bliższe poznanie starego miasta w Grazu, a lokalne smaki dopełniły całości. Te dwa dni minęły szybko: były intensywne i pełne inspirujących rozmów. Mam nadzieję, że kolejnym razem zobaczymy więcej polskich uczestników, bo naprawdę warto. Następna edycja odbędzie się 26–27 stycznia 2027 roku w Timișoarze.

Jaroslaw Marciuk. Jaroslaw Marciuk. Gdańszczanin, entuzjasta social mediów dostrzegający ich zalety i wady. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z marketingiem destynacji, social mediami oraz B2B influencer marketingiem. Główny specjalista Biura Spotkań i Wydarzeń – Poland Convention Bureau w Polskiej Organizacji Turystycznej. Pasjonat fotografii mobilnej, prowadzi społeczność Igers Poland. Po pięciu latach emigracji w Wielkiej Brytanii wrócił do Polski. Mieszka w Warszawie z żoną Alicją. Kontakt: jaroslaw@duolook.pl

CZYTAJ WIĘCEJ