Olga Krzemińska-Zasadzka

przez Think MICE

Jak przygotować prezentację, żeby wygrać przetarg

Wybór agencji eventowej to dla zleceniodawcy trudna decyzja. Prezentacja (której zadaniem  jest przekonanie klienta, że wybierając naszą agencję może spać spokojny o efekt końcowy) może ją ułatwić i zapewnić powodzenie, jeśli zadbamy o kilka kluczowych elementów.

Standardem na rynku jest już organizowanie przetargów przez prywatne firmy. Wysyłają one zapytanie ofertowe do kilku agencji, po czym na podstawie przesłanej propozycji decydują, z którymi wykonawcami przejdą do dalszych rozmów, zaproszą na spotkanie. Pozwala to zleceniodawcom nie tylko zorientować się w możliwościach agencji i trendach na rynku, porównać pomysły, ale też ocenić koszty.

Dobrze przygotowana oferta, najczęściej w formie prezentacji, może być więc elementem decydującym o tym, czy zostaniemy zaproszeni do następnego etapu. Jak zatem przygotować ofertę, aby pokonać konkurencję? Nie ma jednego, sprawdzonego sposobu, ponieważ każdy klient jest inny. Ma inne potrzeby, inny budżet i inne doświadczenia. Istnieje jednak kilka sprawdzonych taktyk, które sprawiają, że prezentacje są ciekawe, przejrzyste i zachęcające do bezpośredniego spotkania i poznania zespołu agencji.

Dobra prezentacja powinna:

1. Być adekwatna
Nasza oferta powinna precyzyjnie i kompleksowo odpowiadać na potrzeby klienta. Aby to osiągnąć niezbędne jest poproszenie klienta o wypełnienie briefu. Dobry brief powinien być tak skonstruowany, aby klient nie miał problemu z jego uzupełnieniem i nie zajmowało mu to więcej niż 20 minut, a jednocześnie zawierał kompletne informacje, dające dobry ogląd sytuacji, celu wydarzenia i oczekiwań co do charakteru, miejsca i kosztów. Mając wyczerpujące informacje od klienta, jesteśmy w stanie przygotować ofertę szytą na miarę. Prezentacja powinna realizować cele klienta, ale też uwzględniać specyfikę firmy i jej grupy docelowej, a także być dopasowana do budżetu. Jeśli nawet nieznacznie go przekracza, warto pokazać elastyczność oferty np. poprzez tańsze i droższe warianty, co może zwiększyć przychylność klienta do tych drugich.

2. Być atrakcyjna
Przesłana przez agencję oferta powinna być atrakcyjna na dwóch płaszczyznach: wizualnej i merytorycznej.

Prezentacja zawierająca kilkadziesiąt slajdów, głównie tekstowych i głównie chwalących agencję ma małe szanse na to, że zostanie przeczytana do końca, a co dopiero, że pokona inne oferty. Prezentacja jest wizytówką agencji, powinna więc być treściowo i wizualnie atrakcyjna.

Atrakcyjna, czyli jaka?  
Przede wszystkim zwięzła, zatem ograniczmy się do maksymalnie kilkunastu slajdów, w których pokażemy kluczowe informacje i maksymalnie kilka wariantów scenariuszy, lokalizacji itp. Nie zasypujmy klienta nadmiarem propozycji, ponieważ zamiast pokazać naszą wszechstronność, wprowadzamy chaos i utrudniamy decyzję, przytłaczając ilością informacji. Klient powinien czuć, że agencja wie czego on potrzebuje.

Atrakcyjna prezentacja powinna być też estetyczna – zadbajmy o ładny szablon, ogólny porządek i przejrzysty strukturę, czytelne czcionki, elementy wizualne (jak zdjęcia obiektów) i multimedialne. Przed wysłaniem sprawdźmy jeszcze raz, czy nie zawiera błędów językowych i merytorycznych.

I najważniejsze – atrakcyjność samej oferty. Ważne, aby nasza propozycja wywoływała efekt “wow”. Warto pomyśleć nad niestandardowymi rozwiązaniami, aby wyróżnić się na tle konkurencji i zwrócić uwagę klienta. Nasza kreatywność powinna jednak mieścić się w granicach, które klient uznaje za dopuszczalne, pasować do stylu komunikacji i wizerunku klienta.

3. Być dopracowana
Klienci oczekują, że zostaną obsłużeni kompleksowo, nie będą musieli dbać o kwestie organizacyjne ani techniczne, wszystkim zajmie się wynajęta agencja. Warto pokazać, że potrafimy zapewnić najlepsze rozwiązania logistyczne (transport, zakwaterowanie, wyżywienie, atrakcje), zagwarantować sprawną obsługę, zadbać o zaplecze, sprawdzonych wykonawców i bezpieczeństwo uczestników. A także o promocję, np. dokumentację wydarzenia (filmy, zdjęcia, aplikacje). Prezentacja nie powinna pozostawiać żadnych wątpliwości i w pełni wyczerpywać zapytanie klienta.

4. Pokazywać przewagę agencji
Ostatnie 2-3 slajdy możemy poświęcić swojej firmie. Warto pokazać zespół, podobne realizacje, osiągnięcia, nagrody i referencje klientów. Wszystko to, co wyróżnia nas na tle innych agencji i może mieć znaczenie dla klienta. Dobrze, jeśli nasz dorobek świadczy też o tym, że znamy branżę klienta i jego grupę docelową.

Nawet najlepiej przygotowana prezentacja może przegrać z mniej atrakcyjną propozycją, jeśli będzie ona tańsza od naszej, a cena okaże się kluczowym kryterium oceny. Dlatego bardzo ważne jest pokazanie, że koszty mają swoje uzasadnienie w doborze miejsca, wykonawców czy atrakcji oraz w przejrzysty sposób pokazać wynagrodzenie agencji. Ważne jest też pierwsze wrażenie, jakie zrobimy na kliencie. Umiejętność słuchania jego potrzeb i zbudowanie porozumienia może mieć decydujący wpływ. Nasze profesjonalne, indywidualne i elastyczne podejście powinno być więc widoczne na każdym etapie, od prezentacji oferty do ostatniego dnia realizacji zlecenia.

Olga Krzemińska-Zasadzka – założycielka i managing director agencji Power, wiceprezes Stowarzyszenia Branży Eventowej.   

CZYTAJ WIĘCEJ